Kennis delen in beweging

Om praktijk ervaring op te doen en actief met kennis om te gaan heb ik een een whitepaper geschreven over software asset management conform een methodiek genaam AIDA (Attention Interest Desire Action). Kern van het artikel is de software licensering bij het virtualiseren van een ICT infrastructuur. Het idee is om deze opgebouwde kennis te delen met iedereen die het maar wil lezen. Kortom het kennisdocument is gratis beschikbaar gesteld via de website kennisportal.


Kennis artikel:
Software licenties bij virtualisatie: waar gaat het mis?

Idee Management nog niet breed geaccepteerd

Begin dit jaar, 2010, heeft de American Management Association (AMA) een onderzoek afgerond. Het onderzoek werd gehouden onder 1356 manager van grote (Amerikaanse) bedrijven. Het onderzoek concentreerde zich op het idee management proces. Uit dit onderzoek kwamen de volgende resultaten:

• 48% van de onderzochte bedrijven hebben geen standaard procedure om ingezonden ideeën te evalueren.
• 17% van de onderzochte bedrijven hebben een onafhankelijk evaluatie proces voor ideeën.
• 15% van de bedrijven gaan de ideeën rechtstreeks naar de business unit manager.

Uit dit onderzoek blijkt dat idee management nog geheel in de “kinderschoenen staat”. Tevens blijkt dat idee management is ingericht als “iets wat erbij wordt gedaan” maar niet hoog op de agenda staat bij managers. Uit deze onderzoek gegevens blijkt ook dat deze bedrijven hun medewerkers en hun ideeën niet serieus nemen. Hiermee ontmoedigen de managers hun medewerkers e missen zij kansen om de broodnodige innovatie door te voeren.

Idee Management links op ideemanagement.startpagina.nl

Om kennis te delen op het gebied van idee management is er een aanvraag gedaan naar het bedrijf Startpagina. Deze aanvraag is eind vorige maand goedgekeurd. In de afgelopen twee weken is de ideemanagement.startpagina.nl voorzien van de links die direct te maken hebben met idee management. Komende week wordt deze nieuwe pagina gepubliceerd. Hiervan zal alnog een weblog bericht uitgaan wanneer deze pagina beschikbaar is. In de toekomst zal er op deze ideemanagement.startpagina.nl meer en meer informatie komen over idee management. Het plan is om deze weblog en de idee management startpagina elkaar gaan versterken om de lezer meer informatie bronnen aan te beiden over idee management zaken.

Idee Management software op de Gartner Hype Cycle

Gartner is een Amerikaans onderzoeksbureau. Gartner doet onderzoek naar de grootste trends binnen ICT. Deze trends wordt vertaald in een grafiek genaamd de Gartner Hype Cycle. Ook Idee Management software heeft hier een plaats op. De Hype Cycle van Gartner (2009) laat zien dat Idee Management afstevent naar een volwassenheid binnen 2 – 4 jaar. Een andere trend is dat Idee Management software meer en meer een overlapping heeft met “sociale” software. Sociale software zijn Twitter, Facebook, Hyves en MSN. Beide software producten, idee management software en sociale software zijn bijna in een even gevorderd stadium op de Hype Cycle.

Idee Management en tijdgeest

Binnen idee Management worden ideeën beoordeeld . Deze beoordeling bepaald of een idee geschikt is om verder uitgewerkt te worden. Een van de beoordeling criteria voor uitwerking is de tijdgeest. De tijdgeest is een complexe samenwerking van externe componenten zoals politiek, financieel, sociaal, etc. De tijdgeest komt tot ons via de media. De tijdgeest is een bepalende factor of een idee een succes kan worden of kan falen. Ideeën moeten dus in de pas lopen met de tijdgeest. Sterker nog de tijdgeest zal van te voren goed “gelezen” moeten worden om uit het idee een concurrerend voordeel te kunnen trekken. Die bedrijven die de tijdgeest goed kunnen lezen hebben hun diensten en producten al en een ver gevorderd stadium gereed om op de markt te brengen. Hierdoor kunnen zij ook goed profiteren als een product of dienst op de juiste tijd op de markt. Een voorbeeld van de tijdgeest van enkele jaren geleden is “Balans tussen werk en privé”. Een ander voorbeeld van de tijdgeest is “Mobiliteit”.

Het doorzoeken van de ideeën portfolio en dit tegen de tijdsgeest aan te houden is beslist aan te raden.

Idee management is het inrichten van ideeën

Ideeën binnen idee management worden vaak ingericht conform doelstellingen beschreven in de innovatie strategie. Zonder een innovatie strategie te kennen kunnen ideeën ook in algemene categorieën worden geplaatst. Deze traditionele categorieën zijn: efficiëntie, effectiviteit en innovatie. Efficiëntie beschrijf ik als “op de juiste manier werken”. Effectiviteit als “de juiste werkzaamheden uitvoeren” en innovatie als “totaal anders werken”. Een nieuw idee kan dus in een of meerdere van deze categorieën vallen. Een voorbeeld van een idee die in meerdere categorieën valt is kennis management. Kennismanagement valt in de categorieën innovatie en effectiviteit.

Idee volgen ook de economische trend. In economische slechte tijdens zijn bedrijven op zoek naar ideeën met de nadruk op efficiëntie. Bij een economische opleving zoeken bedrijven vaak idee op het vlak van effectiviteit en innovatie.

In idee management systemen zul je deze categorieën niet snel terug vinden. Binnen idee management worden idee campagnes opgezet waarbinnen een uitdaging wordt gesteld. Deze uitdaging laat zich vertalen door “wij zoeken ideeën om energie op te wekken met zonder emissie?”. Dit kan een van de strategische doelstellingen zijn waarvoor innovatieve ideeën nodig zijn.

Innovatie idee geschikt maken voor de organisatie

Dit artikel is een vervolg op het vorige artikel genaamd “Op zoek naar innovatie ideeën”. Na een speurtocht naar het juiste idee zal het idee in de organisatie binnengebracht moeten worden. Het binnenbrengen van een idee in de organisatie is maatwerk. Het zwaartepunt van het introduceren van een idee in de organisatie is communicatie.

Een aantal kanttekeningen zijn hierop van toepassing:

(1) Breng je idee naar voren in lijn met wat de mensen bezig houdt. Het idee zal moeten aanhaken op de kern van de organisatie en moet passen binnen de (innovatie ) strategie.
(2) Leg het zwaartepunt niet op de onderliggende technologie, maar op d mensen, processen en de inhoud hiervan. Positioneer technologie als een factor die het mogelijk maakt het idee uit te voeren.
(3) Gebruik geen jargon. Dit is inderdaad verleidelijk om jargon te gebruiken, maar daar bereik je alleen maar de groep mensen mee die dit kennen. De doorsnee medewerkers haken af wanneer er technisch jargon worden gebruikt in het beschrijven van het idee.
(4) Verpak het idee in eenvoudige bewoordingen. Simplificeer het idee in bewoordingen. Dit sluit aan om bovenstaand punt 3. Eenvoudige bewoordingen van een idee blijft vaak langer “hangen” in het geheugen dan een complex verhaal. Er is helaas ook een keerzijde. Bij een idee die radicaal te bestempelen is, is eenvoudige bewoordingen niet voldoende. Maak een duidelijk keuze in de bewoordingen die je gaat gebruiken om het idee te introduceren in de organisatie.
(5) In welke fase je ook bent met het idee binnen de organisatie, hou altijd oog op het uiteindelijke doel van het idee. Wat is het resultaat van het idee? Wat moet er bereikt worden met dit idee? Ook al ben je in het prille begin van het idee, hou het einddoel in de gaten.
(6) Indien het idee een “aardverschuiving” voor de organisatie betekent is het verstandig om het idee op te splitsen in kleinere gedeeltes. Zeker voor degene die graag risico’s beheersbaar willen houden zal dit een aantrekkelijke aanpak zijn. Let wel op hoe je de impact op de organisatie verteld. Zeker als er functies in de organisatie veranderd gaan worden door het idee kan je weerstand verwachten.

Gebruik je communicatie plan voor je idee om steun te zoeken bij het management. Of liever steun te zoeken bij de directeur. Hoe meer impact het idee heeft in de organisatie, hoe meer je de steun nodig hebt van het (top) management voor de benodigde (financiële) middelen.

Op zoek naar innovatie ideeën

Innovatie ideeën komen niet aanwaaien. Een eerste stap is om op zoek te gaan innovatie ideeën. Bronnen voor innovatie ideeën zijn er voldoende. Men kan zoeken binnen de organisatie, buiten de organisatie, buiten de landsgrenzen of buiten het marktsegment. Het zoek domein voor innovatie ideeën is groot. Het aanbod van innovatie is ook groot. Uit dit grote aanbod zal een organisatie een juiste idee moeten filteren of een combinatie maken van bestaande ideeën tot een nieuw idee. Een van de (externe) voorbeeld bronnen van informatie zijn Harvard Business Review en The Economist. Het lezen van deze artikelen is een goede start voor het opdoen van innovatieve ideeën. Natuurlijk kan het Internet ook een bron zijn van informatie. Ander externe bronnen van informatie zijn natuurlijk scholen die onderzoek en ontwikkeling doen. Een mogelijk hier is om subsidie te krijgen van de overheid om een onderzoek te starten naar een innovatie idee.

Een idee kan niet zondermeer 1-op-1 worde overgenomen. Een idee moet passen bij een de innovatie strategie van een organisatie. Kennis van het organisatie is essentieel om te kunnen bepalen of een idee zou kunnen passen. Het doel van een idee is om de prestatie van de organisatie te verbeteren. Een voorbeeld: Om een nieuwe innovatie programma te introduceren in een zeer conservatieve organisatie zal een kleine kans hebben.

Een idee moet solide zijn. Een idee zou kredietwaardig moeten zijn. Om bijvoorbeeld een idee te laten landen in een organisatie kan een artikel goed werken. Een artikel die door een buitenstaander is geschreven. Een buitenstaander die een expert is op dit onderwerp. Een sterker middel is om de schrijver van het artikel uit te nodigen en te vragen om het artikel toe te lichten met de mogelijkheid om vragen te stellen.

Voor dat een idee geschikt is voor een organisatie zal het idee passend moeten worden gemaakt. Het idee zal zo verpakt moeten dat het door de organisatie begrepen wordt. Hierover in het volgende artikel meer.

Innovatie is het werkproces van idee management

Innovatie bestaat uit drie basis componenten: generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding. Deze basis componenten stimuleren elkaar. Om innovatie met succes te kunnen uitvoeren moeten alle drie basis componenten goed gepresteerd worden. Naast deze drie basis componenten spelen mensen en processen een centrale rol. Hierbij gaan we van uit dat het geheel van innovatie, mensen en processen goed geïntegreerd is binnen de innovatiestrategie van het bedrijf.

Op het eerste oog ziet dit er eenvoudig uit. Alleen de praktijk is weerbarstiger. Hoe dan ook het eenvoudiger innovatie uit te leggen door deze drie blokken (generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding).

Door innovatie te zien als het werkproces van idee management geeft je meer bereik aan innovatie. Innovatie wordt vaak geassocieerd met het uitvinden van een nieuwe product. Idee management niet. Idee management heeft een veel groter bereik. In het bereik van idee management zijn niet alleen nieuwe producten maar ook nieuwe business modellen en nieuwe processen. Door innovatie te zien als het werkproces van idee management wordt deze beperking, alleen nieuwe producten, te niet gedaan.

Idee management automatiseren of niet

Idee management automatiseren of handmatig afhandelen is een veel gestelde vraag. Naar mij mening kunnen beide of een combinatie het juiste antwoord zijn.

Een idee is vaak een ruwe schets. Een ruwe schets dat uitgewerkt moet worden. Een ruwe schets die een artiest nodig heeft om tot een meesterwerk te komen. Een ruwe schets die de juiste voedingsbodem met de juiste hoeveelheid aandacht op de juiste tijd tot een waardevol object wordt gemaakt door een artiest. Elk idee verschilt ten opzichte van de ander.

Deze verschillen laten zich vertalen in:

(1) Verschillende voordelen (baten)
(2) Verschillende doelen
(3) Het is meer of minder complex
(4) Het kan snel of minder snel worden gerealiseerd
(5) Er zijn meer of minder medewerkers nodig om dit uit te werken en te beoordelen
(6) Er zijn verschillende vaardigheden nodig om het uit te werken
(7) Verschil in investeringen en bijbehorende risico’s
(8) Verschil in marketing aanpak

Aan deze lijst kan een meerdere onderverdeling gemaakt worden totdat het aantal verschillende verveelvoudig is. Terug komend op de eerst gestelde vraag; “automatiseren of niet?”, in het eerste fase van idee management is vaak chaotisch. Deze chaotische fase is nodig om tot creativiteit te komen. Deze fase is rondom de mens georiënteerd en niet passend in een proces. Op het idee dat het idee enigszins uitgewerkt is kan het geschikt gemaakt worden voor een werkproces. Niet eerder. Zeker in de creativiteitsfase is er ruimte en vrijheid nodig om te komen tot een idee. Deze flexibiliteit is nodig en kan niet gevonden worden in een werkproces. Zodra het idee geschikt is en de contouren bekend kan het in een werkproces opgenomen worden en met de uitwerking worden begonnen. In het werkproces kan het de juiste voedingsbodem krijgen om tot volledige wasdom te komen.

Reactie op vraag – Idee Management systeem veroorzaakt verstarring

Automatisering brengt een belofte. Een belofte dat zaken van zelf (auto) gaan. Automatisering heeft eigen een ander doel namelijk het verwerken van grote hoeveelheden of het produceren van grote hoeveelheden. Het accent ligt op verwerken. Het verwerken op een gecontroleerde manier, zoveel mogelijk geoptimaliseerd en oneindig herhaalbaar. Trek een vergelijking met de Ford fabriek (Henry Ford). Henry Ford doel was niet om betere auto’s te fabriceren maar om kosten te besparen. Door het produceren van auto’s en het gehele proces te automatiseren had hij een complete afdeling georganiseerd. Deze afdeling had als opdracht alle werk tot op de fijnste details te optimaliseren. Ook hier kan de vraag gesteld worden; brengt het optimaliseren betere auto’s voort? Het resultaat van automatiseren is niet om betere goederen te produceren maar om kosten te verminderen door handelingen herhaalbaar te maken. Juist hier ligt de toegevoegde waarde van automatiseren. De kernwaarde van automatiseren ligt in herhaling van telkens dezelfde zaken.

Is het verstandig de idee management werkprocessen te automatiseren door deze in een vaste vorm te gieten? Voor een gedeelte wel, maar niet voor het overgrote gedeelte. In het overgrote gedeelte wordt de echte waarde toegevoegd in het proces. Deze toegevoegde waarde is telkens anders en vraagt steeds andere vaardigheden. Idee management valt niet compleet te automatiseren vanwege het creatieve karakter van het proces. Door vergaande automatisering van het idee management systeem is verstarring het resultaat.

Wat de nut en noodzaak is om idee management proces te automatiseren is een valide vraag. Voor elke organisatie zal dit een ander antwoord opleveren.

Idee Management systeem veroorzaakt verstarring

Uit deze weblog is de vraag naar voren gekomen “Veroorzaakt idee management systemen verstarring door te automatiseren?”.

Uitgangspunt van deze stelling is de algemene trend binnen automatisering. Wie eenmaal het pad van automatisering op gaat bevindt zich in het spoort van continue structurering van processen. Automatisering dwingt meer en meer tot systematische aanpak van werkwijzen. Steeds minder wordt aan toeval overgelaten. Door structurering en rationalisering treedt er verstarring op. Dit gaat ten kosten van creatief en innovatie vermogen binnen het idee management proces.

In het direct opvolgende artikel, deze week, zal ik hierop terugkomen.

Innovatie Ideeën – Op maat gemaakt

Mensen willen graag aandacht krijgen. Mensen willen graag iets op maat hebben zodat het direct aan hun wensen en eisen voldoet. Mensen willen diensten aankopen die precies passen en waaraan zij zelf niets meer hoeven te veranderen. Een dienst die precies op maat is gemaakt. Een dienst die precies bij u past. Diensten die op maat zijn gemaakt zijn altijd gewild en staan los van de tijdgeest. Diensten die op maat zijn vallen ook in het hogere prijs segment.

Een voorbeeld uit de praktijk is de “Heavenly Bed”. In het Westin Hotel kan je slapen op een bed met het predicaat “Heavenly bed”. Met dit type bed schijnt het summum te zijn om op te slapen. Met het opnemen van dit type bed in de hotelkamers verwen je de klant tot en met.

Een innovatie thema “op maat gemaakt” kan goed passen tijdens een brainstorm sessie. Het thema “op maat gemaakt” moet wel passen in de innovatie strategie van de organisatie.

Innovatie ideeën – Goed is Goed Genoeg

Een afstandbediening met rijen van knoppen voor het bedienen van een TV of Dvd-speler. In het gebruik van een afstandbediening is het keuze van functies vaak overweldigend. In het dagelijks gebruik worden slecht een paar knoppen van de afstandbediening daadwerkelijk gebruikt.

Afstandbediening zijn ontworpen van technisch oogpunt en niet vanuit een gebruikers oogpunt. Philips heeft dit herkent en de slagzin aangepast van “Let’s make things better” naar “Sense and Simplicity”.

Een van de software toepassingen binnen Microsoft Office is Microsoft Excel. Microsoft Excel is ook overweldigend qua functionaliteiten en toepassingen. Voor de doorsnee gebruiker worden slecht 5% van deze functionaliteiten gebruikt.

Er zijn talloze voorbeelden te noemen waar de interface zo complex is dat het de doorsnee gebruiker afschrikt. Dit is voor verbetering vatbaar. Een idee kan zijn om de gebruikers “interface” simpeler te maken. Een idee kan zijn om de gebruikers “interface” eleganter te maken. Voor een innovatie thema in een brainstorm sessie is “Goed is Goed Genoeg” een prima onderwerp. Probeer dit thema ook te associëren met kosten efficiënt.

Innovatie is een kwestie van doen

Innovatie begint met een idee. Innovatie is niet alleen maar een idee. Na het idee komt namelijk het lastigste gedeelte van innovatie; het uitvoeren van het idee. Iedereen heeft ideeën. Iedereen heeft ideeën hoe het zo moeten zijn. Het hebben of verkrijgen van een idee is misschien wel het eenvoudigste. Het lastige is met het idee beginnen. En daarna natuurlijk het tot een goed einde te brengen, Ofwel het idee tot een succesvolle innovatie uit te voeren.

Wat is nu zo lastige aan het tot uitvoer brengen van een idee? Het mislukken. Niet één keer mislukken, maar misschien wel talrijke keren mislukken. Binnen de innovatie wereld is er een ander woord voor mislukken, namelijk leren. Leer van je mislukkingen en ga verder. Beschouw mislukken niet als een fout, maar als een mogelijkheid om tot nieuwe inzichten te komen. Kortom leer van de gemaakte fouten.

Bedenk dat er in afdelingen als Onderzoek & Ontwikkeling continue geëxperimenteerd wordt. Na een fout experiment wordt er een analyse gemaakt om het volgende experiment ander aan te pakken. Dit blijft doorgaan tot er succes wordt geboekt.

Het zwaartpunt van een innovatie ligt meer op de uitvoering. Innovatie is een kwestie van doen.

Innovatie ideeën – Duurzaamheid

In oktober 2006 zond de VRPO in het programma Tegenlicht met als thema “afval als voedsel”. In dit programma werd een nieuwe concept uitgelegd genaamd “Cradle to Cradle”. Het nieuwe concept vertelde een verhaal hoe groei goed kan zijn voor de ondernemer én voor de mens én voor het milieu. In het jaar 2006 was dit een revolutionair concept te noemen.

In de afgelopen periode wordt steeds meer melding gemaakt over duurzaamheid. In steeds meer openbare aanbestedingen wordt er gevraagd wat het aanbiedende bedrijf doet op gebied van duurzaamheid. Duurzaamheid kan dus gebruikt worden als onderscheidende factor binnen producten, dienstverlening of zelf het business model van een bedrijf.

Sinds 2006 zijn er meer en meer bedrijven zich aan het profileren op het gebied van duurzaamheid. Een goed initiatief is het verschaffen van zonnepanelen in een van de wijken in de Filippijnen. Hierdoor kan een huishouden energie sparen overdag door middel van zonlicht. De opgespaarde energie wordt des avonds gebruikt voor verlichting. Het bedrijf die deze zonnepanelen verschaft is British Petroleum.

Duurzaamheid als innovatief thema is nog steeds actueel. De onderscheidende werking ten opzichte van concurrenten ook. Over de jaren heen zal het thema qua actualiteit wel in kracht inboeten. Verwachting is dat meer en meer in wetgeving zal vastgelegd worden en hiermee worden bedrijven gedwongen om duurzaam te produceren.

Op zoek naar nieuwe ideeën kan duurzaamheid als innovatief thema valide zijn. Heel interessant onderwerp tijdens brainstorm sessies.

Innovatie ideeën – Altijd Beschikbaar

In werkelijkheid lijken innovaties veel op elkaar. Veel innovaties hebben namelijk een gemeenschappelijke component en lijken in essentie op elkaar. Deze gemeenschappelijk innovatie component kan opgevat worden als een thema. Een innovatie thema.

Een van de thema’s van een aantal jaren terug was “altijd beschikbaar”. “Altijd beschikbaar” betekent dat de dienst, product altijd voorhanden is; ongeacht wanneer, ongeacht waar.

Veel organisatie hebben deze innovatie trend opgepakt en in hun product, dienst of business model opgenomen. Een aantal organisaties gebruiken “altijd beschikbaar” als hun onderscheidende factor in de markt.

Een van de bouwstenen voor dit thema is natuurlijk het internet en het “draadloos kunnen werken”. Een voorbeeld van “altijd beschikbaar” is de internet boekenwinkel bol.com.

Of dit thema “altijd beschikbaar” toepasselijk is voor elke organisatie is discutabel. Het is zeker een innovatie thema om mee te nemen in “brainstorm sessies”. Of misschien uit te zetten in een ideeën campagne. Elke organisatie kan zich afvragen: “Wat kunnen wij met het thema “altijd beschikbaar zijn” ?”.

Met geduld komen ideeën tot bloei

Vanuit verschillende opleidingsprogramma worden we geleerd om stapsgewijs een proces te ontwikkelen. De meeste processen zijn dat ook stapsgewijs of lineair van aard. Dit is ook waar voor het innovatie proces en voor idee management. Rudimentair is het proces als volgt ingericht; het begint met een idee, vervolgens wordt er een plan gemaakt en dan wordt het plan uitgevoerd. Een lineair benadering werkt voor de meeste innovatie initiatieven goed die van te voren goed zijn te over zien en waarvan het “pad” al een keer is bewandeld. Een voorbeeld een verbetering op een bestaand product. Maar wanneer het “pad” nieuw is en het is nog onbekend waar het “pad” toe leidt zal een deze lineaire aanpak niet werken. Bij “echte” innovatie werkt de stapsgewijze aanpak onvoldoende. Elke innovatie begint met nieuw inzicht en een idee. Maar als het idee leidt tot “echte” innovatie is het niet eenvoudig om meteen een compleet plan neer te leggen voor uitvoering van dit idee. Een “echte” innovatie duidt op een veelheid van onbekend factoren. Er is in eerste instantie niet direct een business case samen te stellen voor de volgende fase in het innovatie proces. In de praktijk betekent dit dat het idee wordt afgekeurd omdat er geen sluitende business case te maken is of dat er onvoldoende gegevens beschikbaar zijn om een goed doortimmerd uitvoerplan te maken.

Elke beginnende ondernemer herkent de volgende beschrijving. Een ondernemer begint met een idee. Dit idee veranderd langzamerhand naarmate er meer inzicht verworven wordt en naarmate er meer geëxperimenteerd is. De uiteindelijke idee is de som van veel experimenteren en telkens het idee opnieuw bekijken. Dit inzicht is er niet bij de start van het idee. Dit inzicht moet verworven worden. Een succesvol idee kan niet alleen beoordeelt worden op de inhoudelijke component maar vraagt ook volharding en het talent om het idee gaandeweg aan te passen. Het idee staat dus niet alleen op zich maar vraagt ook passie van degene die met het idee aan de slag gaat en het compleet uitwerkt en bereid hiervoor “door het vuur te gaan”. Het beoordelen van ideeën puur op een goed geschreven plan is eenvoudigweg onvoldoende.

Voor het eerste gedeelte van het innovatie proces is er ruimte nodig voor het idee, ruimte nodig om te experimenteren en ruimte nodig om te leren. In plaats van het standaard lineaire proces, waarbij alle stappen precies zijn vastgelegd, te noemen; idee – plan – uitvoering; is er andere eerste fase nodig. In deze eerste fase van het innovatie proces komen alle stappen iteratief terug om uiteindelijk het idee rijp te maken voor de volgende stap in het innovatie proces. Binnen deze eerste fase zijn de stappen; idee – probeer – aanpassing; van belang.

In de eerste stap van het innovatie proces is er een andere type leiderschap, cultuur en beloning nodig. De eerste stap kan bemoeilijk worden binnen organisaties met een focus op korttermijn resultaten en vermijden van risico’s. Het van te voren leveren van een bewijs (een bewezen business case) voor idee vorm ook een obstakel voor het verder uitwerken van een idee. Het geven van vertrouwen aan medewerkers om een ruw idee uit te werken tot een succes is een voorwaarde. Om uiteindelijk de vruchten te plukken van ideeën is er bewegingsruimte nodig. Bewegingsruimte om ideeën uit te werken, uit te proberen, en ervan te leren.

Ideeën mix

Voor innovatie zijn ideeën nodig. Verschillende ideeën wel te verstaan. Binnen idee management bestaan er ruwweg 4 categorieën ideeën.

(1) Een idee dat op een bestaande product, dienst of business model een kleine wijziging voorstelt; (stapsgewijs)
(2) Een idee dat met een radicalere inslag een compleet product, dienst of business model initieert binnen een nieuwe markt;
(3) Een idee dat visionair is, dus conform aan de visie van de organisatie;
(4) Een idee dat van een gebruikers perspectief.

Nu is het belangrijk om een mix van ideeën te hebben. Waarom? Veronderstel dat alle ideeën alleen met een stapsgewijs een verandering in een product voorstelt. Deze ideeën kunnen waardevol zijn, maar uiteindelijk haalt de product levenscyclus deze stapsgewijze veranderingen in. Het rekken van een product levenscyclus kan maar in beperkte mate. Een eenzijdige mix van ideeën maakt het geheel van ideeën niet waardevol. Een juiste verhouding van verschillende type ideeën daarentegen wel. Het vinden van de juiste mix is zeer afhankelijk van de organisatie. Er is geen gouden regel binnen ideeën management of portfolio management om een juiste verhouding aan te duiden. Een organisatie zal zelf moeten bepalen welke mix het meest waardevol wordt geacht. Om een voorbeeld te noemen; in de startfase van een organisatie zijn stapsgewijze ideeën wel welkom, alleen passen niet echt in de groeiplannen van een organisatie. Elk organisatie moet zelf bepalen welke mix voor haar toekomst het beste is.

Idee management projectplan

Om idee management te introduceren binnen een organisatie is er een verandering nodig. Een verandering op een aantal vlakken. Om deze organisatie verandering gestructureerd te laten verlopen is een projectplan aan te raden. Een projectplan biedt duidelijkheid aan alle belanghebbende. Voor schrijven van een projectplan zijn allerlei systemen beschikbaar, iedere organisatie heeft wel een voorkeur voor een bepaald project systeem. Voor een maken van een projectplan voor een idee management systeem zullen een aantal stappen overeenkomen met elke andere organisatie verandering. In de onderstaande opsomming van focus gebieden maken we onderscheid qua voorbereidingsfase, implementatie fase, afsluitingsfase.

Voorbereidingsfase 1 idee management systeem

(1) Het verkrijgen van ondersteuning en toezegging van het bestuur op de introductie van een idee management systeem.
(2) Het bepalen wat het project een succes maakt. Welke doelstellingen moeten er behaalt worden om het project tot een succes te benoemen? Welke risico’s lopen we en welke acties kunnen we dan opstarten?
(3) Wat is de nut en noodzaak van een idee management systeem? Een duidelijke beschrijving hiervan in het projectplan is wenselijk. Een duidelijke business case binnen het projectplan voor idee management is aan te raden.
(4) Welke wensen en eisen zijn er gesteld aan het idee management systeem? Hoe is er gekomen tot de keuze van een idee management systeem?
(5) Wat is het bereik van het idee management systeem? Welke medewerkers gaan het idee management systeem gebruiken? Wordt het bereik in de toekomst uitgebreid naar klanten, partners en toeleveranciers?
(6) Hoe wordt er omgegaan met bedrijfsgevoelige informatie? Worden er aan ideeën gewerkt waarin toekomstige patenten in besloten liggen? Zijn eigendomsrechten van ideeën gewaarborgd?
(7) Hoe is de beloningsstructuur ingericht voor het aanleveren van ideeën? Hoe gaan we de medewerkers prikkelen tot het inzenden van ideeën ?
(8) Naar welke ideeën zoeken we? Voor welke problemen zoeken we ideeën ? Wat zijn gewenste ideeën ? Welke ideeën zijn ongewenst?
(9) Hoe gaat we het idee management implementeren ? Wordt er eerst een proef opstelling gemaakt om kennis te maken voor een beperkt aantal medewerkers? Maken we het systeem direct toegankelijk voor de gehele organisatie?
(10) De ingezonden ideeën moeten uiteindelijk beoordeelt worden. Zijn de leden van het beoordelingsteam gereed voor hun taak? Is de samenstelling van het beoordelingsteam divers? Zijn er procedures gemaakt om ideeën te beoordelen? Zijn er score kaarten beschikbaar om de ideeën te beoordelen? Is het werkproces klaar voor het beoordelingsteam? Weet iedereen zijn taak binnen het beoordelingsteam? Met welke frequentie wordt er beoordeelt? Hoe worden de resultaten teruggekoppeld naar de inzender van het idee? Welke voorwaarden zijn er gesteld om een idee te bevorderen naar de volgende verwerkingsfase.
(11) Hoe gaan we verder met de ideeën? Indien de ideeën zijn uitgewerkt tot concepten worden deze dan ook automatisch projecten? Is er voldoende capaciteit, kennis en ervaring binnen de organisatie om deze ideeën uit te werken tot prototypen of tot volwaardige producten?
(12) Welke technische eisen zijn er gesteld door de leverancier van het idee management systeem? Kan de organisatie voldoen aan deze technische eisen? Zijn hiervoor nog veranderingen nodig aan het ondersteunende platform voor het idee management systeem? Is de ICT afdeling betrokken bij de implementatie?
(13) Welke communicatie kanalen kunnen gebruikt worden om aan de medewerkers te melden over het idee management platform tijdens het project, tijdens implementatie en voor elke ideeën campagne.
(14) Zijn er trainingen beschikbaar om de medewerkers voor te bereiden in het gebruik van idee management systeem?
(15) Controleer proces- en proceduredocumentatie.
(16) Bij idee management systeem is het verstandig om een moderator aan te wijzen. Een moderator stimuleert de inzenders van ideeën samen te werken met de andere medewerkers. Is de moderator klaar voor zijn taak?
Met introduceren van het idee management platform is het aan te bevelen meteen een uitdaging in het systeem op te nemen. Een uitdaging; een vraag om met ideeën te komen voor een oplossing. Op het moment van de implementatie is er meteen een uitdaging om mee aan de slag te kunnen.

Voorbereidingsfase 2 idee management systeem invulling

(1) Vraag aan het bestuur welke uitdagingen de meeste prioriteit hebben? Deze vraagstukken komen kunnen direct onder de aandacht worden gebracht en meteen voor ideeën worden gevraagd.
(2) Bereid het beoordelingsteam voor op de komende taak en het uitstaande vraagstuk.
(3) Bereid de communicatie helemaal voor en verwacht terugkoppeling hierop.
(4) Configureer het idee management platform voor productionele inzet.

Productiefase

(1) Maak het idee management productioneel. Geeft het vrij voor gebruik aan de organisatie
(2) Maak ophef over het vrij geven van het idee management platform door een ludieke opening.
(3) Controleer het idee management proces nogmaals
(4) Maak een terugkoppeling naar het bestuur over de eerste week van in bedrijfsname.

Afsluiting project

(1) Maak een beschouwing met het bestuur over het ingebruikname van het idee management platform.
(2) Presenteer de resultaten aan het bestuur.
(3) Evalueer hoe het project is verlopen. Maak gebruik van de “lessen” die geleerd zijn.
(4) Sluit het project af.

Met het afsluiten van het project is idee management systeem in gebruik genomen en geïmplementeerd. Voor een organisatie is dit een start en niet het einde. Na implementatie begin het pas. Het uiteindelijk doel is om de “vruchten te plukken” van het systeem, ofwel dat ideeën kan stormen door het idee management proces. Dit gebeurt helaas niet automatisch, maar vraagt continue aandacht. Uit de praktijk blijkt dat hier een rol weggelegd is voor een moderator. De taak van een moderator is om mensen te verbinden, ideeën te verbinden en vragen ideeën verder te verduidelijken. Een idee management systeem vraagt continue aandacht anders verzwakt het en wordt het uiteindelijk niet meer gebruikt.

Idee Management status

In het afgelopen 2 jaren hebben we gezien dat idee management langzamerhand wordt geïntroduceerd in service organisaties en binnen de overheid. Deze trend zal zich meer en meer door zetten in dit jaar, 2010.
De principes van idee management zijn in de afgelopen jaar wel hetzelfde gebleven, namelijk:

(1) Meer en meer de medewerkers te integreren binnen innovatie proces;
(2) Het systematisch verzamelen, selecteren van aangeboden ideeën om de beste hieruit te selecteren die een organisatie vooruit helpt.
(3) De medewerker actief betrekken, te motiveren, om deel uit te maken van innovatie proces binnen een organisatie.

Het bereik van idee management is in de afgelopen jaren alleen maar gegroeid. Idee management houdt zich ook vaak aan synchroon aan de economische cyclus. Het bereik van idee management heeft vaak de volgende intenties; Het bereiken van kostenbesparingen, het verbeteren van de werkprocessen en het behalen van omzetgroei.

Het idee management proces is ook qua bereik gegroeid in de afgelopen 2 jaar. Meer en meer instrumenten worden ingezet om tot ideeën te komen. Een greep uit deze idee instrumenten zijn; brainstorming, idee campagnes, etc. Het betrekken van de medewerkers binnen het idee management proces blijkt meer een meer verankerd te worden in een organisatie. Deze verankering wordt gestimuleerd door dat er van de medewerker meer verwacht wordt op het innovatie vlak en ook deel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden.

Qua ondersteunende technologie zijn er meer en meer software leveranciers bijgekomen die idee management systemen kunnen leveren. Vaak wordt die management geleverd met een project portfolio systeem of een product ontwikkel systeem.

Trend is ook om buiten de muren van de organisatie te kijken voor nieuwe ideeën. Een aantal succesvol lanceringen zijn gedaan voor idee management. Een prima voorbeeld is bijvoorbeeld DELL met IdeaStorm. Hierbij kan de consument productverbeteringen aanbieden via een website.

In het gebruik van idee management zijn er ook een aantal probleem gebieden komen bovendrijven. Een van de probleemgebieden is het beoordelen van ideeën en het selecteren van de juiste ideeën voor verdere uitwerking. Een tweede probleemgebied is dat idee management binnen een continue een “moderator” nodig heeft om de samenwerking tussen de medewerkers te stimuleren.

Waarom open innovatie?

Een van de redenen om als organisatie naar open innovatie te gebruiken is dat de kennis niet meer geconcentreerd is binnen een aantal organisaties. Kennis en ervaring is ook aanwezig buiten de muren van de organisatie. Een logische stap is voor een organisatie om buiten de muren van een organisatie op zoek te gaan naar nieuwe ideeën voor innovatie. Open innovatie kan zover gaan om het intellectueel eigendom te verleggen naar andere bedrijven voor verdere innovatie hierop. Open innovatie vraagt om een andere business model. Open innovatie vraagt om vertrouwen, veel vertrouwen.

Idee Management Software

Er zijn vele aanbieders op de markt voor idee management software. In dit artikel geef ik een algemene overzicht van de minimale functionaliteiten die een idee management software pakket moet hebben.

(1) Inzenden en verzamelen van ideeën. Het verzamelen van ideeën door middel van een elektronisch formulier. Dit ideeën formulier kan aangepast worden naar vraagbehoefte van de organisatie. Bijvoorbeeld een specifiek formulier als er ideeën worden gevraagd voor een business probleem.
(2) Het uitzetten van idee campagnes met een specifiek zakelijk doel. In een campagne wordt er een vraagstuk uitgezet in de organisatie en gevraagd om ideeën aan te leveren voor oplossingen. Een campagne is tijdsgebonden, specifiek vraagstuk. Voor een campagne wordt aandacht gevraagd via verschillende communicatie om hiervoor aandacht te vragen.
(3) Het op maat maken van idee evaluatie criteria. Ideeën dienen beoordeelt te worden om het beste idee te selecteren voor verdere uitwerking. Een objectieve beoordeling met numerieke schalen is wenselijk. Een flexibele scorekaart voor elk idee binnen een idee management systeem wordt door de meeste software leveranciers ondersteunt.
(4) Het op maat maken van werkprocessen voor verdere idee verwerking. Elk idee wordt fase voor fase door een werkproces ‘heen gehaald’. Een idee management systeem zal een flexibele inrichting van dit werkproces moeten aanbieden omdat de inrichting van een idee management systeem per organisatie verschilt.
(5) Samenwerken op ideeën en het delen van ideeën. Een van de belangrijkste punten binnen een idee management systeem is het samenwerken aan ideeën. Elkaars ideeën verbeteren en verfijnen. Een idee management systeem moet de mogelijk bieden om de ideeën op verschillende manier te sorteren, ideeën te voorzien van commentaar, ideeën ondersteunen door experts samen te laten werken. Een idee management systeem moet geografisch verschillende locaties kunnen ondersteunen. Idee management zal ook “best practises” ondersteuning bieden en gelijkluidende idee kunnen herkennen.

Een idee management systeem moet ondersteuning bieden om snel door een groot aanbod van ideeën de beste te kunnen selecteren.

Beoordelen van ideeën.

Het beoordelen van ideeën behoort objectief te gebeuren. Toch gebeurt dit vaak niet. Als managers eenmaal een idee hebben dan zoeken zij alleen maar medestanders voor ondersteuning. Alleen maar ter bevestiging van hun eigen idee. Deze medestanders zijn dan vaak meelopers die graag een zet aan hun carrière willen geven. De kunst is om het idee ten eerste objectief te beoordelen door middel van een score kaart. Een score kaart helpt om ideeën op een aantal onderwerpen te beoordelen en vervolgens hier punten aan te geven. Het is misschien nog beter om medewerkers te vinden binnen een bedrijf die kritisch naar het idee kunnen kijken. Met het kritisch kijken kan het idee “fijngeslepen” worden zodat het nog beter past binnen een organisatie. Een idee moet aansluiten bij de problemen van een bedrijf en er niet los van staan.

Creativiteit binnen een groep

Creativiteit is niet noodzakelijk het product van een enkel persoon. Creativiteit stimuleert creativiteit binnen een groep. Een idee van één persoon kan een ander persoon weer aanzetten variant va dit idee. Dit gebeurt niet vanzelf binnen een groep. Om creativiteit binnen een groep te stimuleren is een groepsstijl nodig. Veel factoren spelen mee in een groepstijl. Een voorbeeld is dat binnen een groep de sfeer is, om elkaar verder te helpen, dus in te haken om het idee en dit verder uit te bouwen. Een ander voorbeeld is het los laten van “koninkrijkjes” – het op andermans kennisterrein komen zonder verbaal aangevallen te worden. Een laatste voorbeeld ; binnen de leden van de groep hebben een verschillende achtergrond en verschillende vaardigheden. Het hebben van verschillende achtergrond bevordert een holistische kijk op ideeën. Vanzelfsprekend is ook loyaliteit en samenhang binnen een groep nodig om tot creativiteit te komen.

Een van de belangrijke punten binnen idee management is dat er op elkaars idee wordt gereageerd. Het reageren op elkaar idee brengt de toegevoegde waarde binnen het idee management systeem. Bij en introduceren van een idee management systeem zal heel duidelijk moeten worden gecommuniceerd dat het systeem val of staat met de samenwerking onderling. Met het samenwerken op de ingezonden ideeën wordt de kwaliteit van de ideeën verhoogd. Het continue stimuleren om samen te werken zal vanuit de organisatie maar ook van het idee management systeem gestimuleerd moeten worden.

Routine verhindert creativiteit

Om te innoveren zijn er ideeën nodig. Voor ideeën is er creativiteit nodig. Creativiteit kan gestimuleerd worden maar ook gehinderd worden. Routine, ofwel gewoonte, kan een obstakel zijn voor creativiteit. Een paar citaten die duiden op routine:

(1) We hebben dit altijd zo gedaan.
(2) We doen dit nu al 10 jaar zo.
(3) We hebben dit nooit zo gedaan.

Een van de nadelen van gewoontes is dat deze moeilijk te doorbreken zijn. Vaak wint de routine het van de verandering. Er is ook een neiging om terug te vallen naar routine als er iets fout is gegaan.
Om gewoontes tegen te gaan zal iedereen zich continue moeten afvragen: “Waarom doe ik dit op deze manier?”, “Doe ik dit uit gewoonte?”, “Is er ruimte voor verbetering?”, “Wat gebeurt er als ik dit nu eens ander aanpakt?”

Verbind problemen met ideeën

Binnen een organisatie bestaat er zondermeer vraagstukken. Of problemen. Vraagstukken met een hoge urgentie waarvoor er geen direct oplossing voorhanden is. Stel dat het mogelijk is om deze problemen met ideeën uit de organisatie zelf op te lossen. Verbind deze problemen met ideeën van de organisatie leden zelf. Verbind de eigenaar van het probleem met degene die daar een prima idee heeft om dit op te kunnen lossen. Idee Management kan hierbij helpen.

Binnen een organisatie zijn er problemen. Zondermeer. Deze problemen worden opgelost of niet opgelost afhankelijk van de prioriteit van het probleem. Het is jammer dat er vaak te weinig gebruik wordt gemaakt van het oplossende vermogen van de organisatie zelf. Binnen een organisatie is er denkkracht. Waarom wordt deze denkkracht vaak onbenut gelaten? Deze denkkracht kan aangewend worden voor de problemen die binnen een organisatie bestaan. Wat kan het mooi zijn als een organisatie zelf haar problemen kan oplossen door (innovatieve) ideeën. Innovatieve ideeën van de medewerkers zelf. Hier ligt de kracht van idee management om problemen te verbinden met ideeën voor oplossingen.

Waarom kan een organisatie het beste haar eigen problemen oplossen? Omdat de medewerkers op de werkvloer het dagelijks te maken hebben met hun producten en diensten. Zij hebben de kennis en de ervaring met de producten, diensten. Zij weten vaak eerder waar er problemen ontstaan en hebben vaak al een oplossing er voor. Ook hier kan idee management een rol hebben

Een aantal vraagstukken kunnen zelf buiten de muren van de organisatie worden uitgezet. Het vragen voor oplossingen aan klanten, partners en toeleverancier is niet ongebruikelijk. De vraag voor verbetering van producten en diensten door de fabrikant aan klanten is ook niet ongewoon. Ook hier kan idee management een rol spelen om dit in goede banen te leiden.

Innovatief

Innovatie is een manier van denken. Een denk proces. Innovatie is begin tot eind een denkproces. Dit innovatie denkproces kan je omzetten in acties en gedrag, de uiteindelijk resulteren in toegevoegde waarde. Veel te veel wordt er de nadruk gelegd op het resultaat en de toegevoegde waarde. Ook door de markt wordt het zwaartepunt gelegd op het resultaat en veel minder nadruk op het denkproces wat er aan vooraf gaat.

Om innovatief te zijn, is aandacht hebben voor dit denkproces. Dit denkproces met acties en gedrag kan gestimuleerd worden door voorbeeldgedrag. Een rolmodel. Een management team kan dit rolmodel starten en verder uitbouwen om een begin te maken binnen een organisatie om innovatief te zijn. Een management team kan communiceren over innovatie, innovatief gedrag vertonen. Hiermee wordt er een basis gelegd voor innovatief gedrag binnen de gehele organisatie.

Onverwachte ideeën

In aansluiting van het vorige artikel “Eigenschappen van een goed idee” ga ik verder op de eigenschap “onverwacht”. Meeste mensen, ook wetenschappers, werken met een paradigma. Een paradigma zijn een groep van uitgangspunten die vast staan. Dit paradigma bepaalt wat mensen kunnen denk en niet kunnen denken binnen dit paradigma. Mensen zitten vast aan deze groep van uitgangspunten waarvan iedereen weet dat deze door en door bewezen zijn. Iedereen wist voor de tijd van Copernicus dat de aarde het middelpunt was van alle hemellichamen. Zij maakte allerlei berekeningen waaruit die bewezen dat de aarde het middelpunt was. Alle sommen klopte. Totdat Copernicus het tegendeel bewees. Hij stapte af van dit paradigma. Dat is nu het “onverwachte”. Een goed idee stapt meestal van het paradigma af en geeft er een onverwachte wending aan. Maakt dit idee goed? Dat is nog niet bepaald! Het maakt het idee wel revolutionair en onverwacht.

Eigenschappen van een goed idee

Wat maakt een ingezonden idee goed? Natuurlijk binnen de eerste fase van idee management zijn er scorekaarten te gebruiken om een idee te toetsen. Hierbij wordt er bijvoorbeeld getoetst of het idee in lijn is met de bedrijfsstrategie. Laten eens nog een stap terug doen. Iemand heeft een idee in zij hoofd. De volgende stap is het opschrijven van het idee in bijvoorbeeld een idee management systeem. Alleen al in de deze fase kan de schrijver van het idee al toetsen. Toetsen of het idee op een juiste manier is opgeschreven. Ofwel aan welke eigenschappen moet een idee voldoen? Ten eerste moet een idee duidelijk zijn. Dit klinkt in eerste instantie heel logisch maar degene die het idee inzendt is vaak een specialist. Deze specialist zal waarschijnlijk ook termen gebruiken of vakjargon die alleen zijn vakbroeder begrijpen en niet degene die het idee later moet gaan toetsen. Een tweede eigenschap; het idee moet eenvoudig zijn. Niet eenvoudig in uitvoering, wel eenvoudig in bewoording. Met 1 of 2 regels moet iedereen, niet alleen de specialisten een direct beeld hebben waar het idee overgaat. Het idee moet concreet zijn. Een voorbeeld: “wij bouwen een auto die zowel over land en over zee kan binnen 2 jaar”. En andere eigenschap is natuurlijk de component “onverwacht”. Onverwachte ideeën zijn ideeën buiten het gewone denkkader.

Een idee moet de lezer enthousiasmeren.

Idee management in de praktijk – een idee community

In de afgelopen jaren zijn er heel wat internet technologieën op het sociale vlak bij gekomen. Een greep uit deze toepassingen zijn Hyves, Twitter, Facebook, Google Buzz, MSN, enzovoorts. Het gebruikt van deze toepassingen zijn divers maar hebben een onderdeel gemeen. Namelijk het verbinden van mensen met elkaar. Dit verbinden van mensen is de basis van deze internet toepassingen. Het verbinden binnen deze toepassingen is vaak op basis van gedeelde interesses. Deze groepen met mensen met gedeelde interesses noemen we communities. Communities kunnen heel interessant zijn voor bedrijven. Communities kunnen heel belangrijk zijn voor innovaties op gebied van diensten en producten. Met het werken met communities (de leden hiervan) wordt de klant of potentiële klant een bron voor innovatie.
Het gebruik maken van een communities voor innovatie vraagt voorbereiding. Essentieele vragen voor het opzetten en gebruik maken van een communities zijn:

(1) Onderzoek welke communities je klanten al reeds gebruiken? Onderzoek ook of er plaats is voor een nieuwe community?
(2) Welke doelen worden gesteld met het gebruik maken van een bestaande of nieuwe community?
(3) Op het moment dat je gebruik gaat maken van een community veranderd de relatie met je klant? De communicatie verloopt veel directer? Reacties worden verwacht op vragen. Vertaal deze vragen in een communicatie strategie naar de community toe.
(4) Besluit welke technologie je gaat gebruik voor het opzetten van een nieuwe community.

Met het gebruik van een communities wordt meer en meer de klant de bron van innovatie. Deze innovatie laat zich minder goed structureren van interne innovatie. Binnen communities zijn de innovatie spontaan, zelfs een stuk chaotischer.

Een vorm uit de diverse vormen van communities is de idee community. Een idee community is een idee management platform buiten de muren van het bedrijf. Dit idee community wordt expliciet gevraagd aan de klanten om ideeën te geven ter verbetering van het product of dienst. Op elk idee kan er gestemd worden door andere leden van deze idee community. Indien een idee, qua punten, bovenaan de lijst staat is het bedrijf (bijna) verplicht hier iets mee te gaan doen. Natuurlijk worden de beste ideeën geïmplementeerd. Degene die een goed idee heeft ingezonden wordt vaak beloond met een prijs.

Een voorbeeld uit de praktijk van een idee community: Mijn Starbucks idee

Idee management als omgekeerd innovatie model

Idee management heeft een duidelijke ondersteunende rol binnen de context van innovatie management. Een stap verder, idee management kan een zelfs een aantal taken vervullen binnen innovatie management. Idee management geeft de richting aan; “Hoe wil je innovatie gaan organiseren?”.

In het recente verleden werd de volgende strategie gevolgd. Om tot innovatie te komen werden de volgende stappen uitgevoerd; (1) Analyseren, (2) Besluiten maken en plannen, (3) Mensen aansturen om de beoogde doelen en resultaten te kunnen behalen. In deze hectische, dynamische, globale economie werkt dit model niet zo goed meer. In plaats dat het bedrijf de innovatie naar de medewerkers toebrengt, laten we de medewerkers de innovatie naar het bedrijf brengen. Dit is de omgekeerde wereld. Innovatie wordt niet meer bedacht door een select gezelschap maar wordt bedacht door een menigte die meer of minder aan elkaar gekoppeld zijn. Om deze omgekeerde wereld te kunnen realiseren kan een idee management platform goed gebruikt worden.

Een idee management platform kan gebruikt worden om snel issues op te lossen of zelf hele basale vraagstukken. Het idee management platform pas prima in een snel veranderende omgeving waar ook gevraagd wordt voor snelle oplossingen. Met een idee platform zet je vraagstukken niet uit in een team, maar kan je de vraagstukken uit zetten in een gehele organisatie en hierom ideeën en oplossingen vragen. Tevens biedt een idee management platform om vraagstukken snel naar business partners te brengen of naar klanten of leveranciers. Een groep weet meer dan een individu. Het direct aanspreken van een kennis potentieel voor een prangende vraag, daar ligt juist de kracht van een idee management systeem.

Ideeën selecteren is niet eenvoudig

Binnen een idee management proces worden allerlei ideeën aangeboden voor verdere uitwerking. Bij de eerste “screening” kan je vaak meteen al inschatten of dit een idee is met een kleine impact of een grote impact. Ideeën met grote impact hebben ook een lange termijn karakter. Beide type ideeën vragen om een aparte aanpak. Sterker nog beide type ideeën vragen om een hele andere proces inrichting. Het is niet aan te raden om lange termijn ideeën (visionaire ideeën) te verwerken op de traditionele manier maar deze apart te behandelen. Indien lange termijn ideeën door het traditionele worden deze ideeën vaak afgekeurd om basis van onzekerheid en risico’s. In idee beoordeling wordt criteria opgenomen of er op korte termijn rendement kan worden gescoord. Indien dit het geval is, zal het idee direct worden doorgesluisd naar de volgende fase. Lange termijn ideeën zijn breekbaar in een traditioneel idee management proces. Lange termijn ideeën gaan vergezeld met een business case vol met aannames. Zeker aan het begin. Om deze ideeën een kans te geven is er in het begin een sterke betrokkenheid vereist. In de prille fase van het idee is het product nog niet gedefinieerd. In de prille fase van het idee is vaak ook de markt nog niet gedefinieerd. Dit maakt het niet eenvoudig om achter het idee te gaan staan en betrokkenheid te tonen. Het oppakken van lange termijn ideeën past niet in de verzameling van ideeën met kleine verbeteringen op bestaande producten of bestaande markten. Voor lange termijn ideeën is een ander innovatie proces ontwerp nodig. Dit innovatie proces heeft andere fases en andere beoordeling criteria per fase. Dit innovatie proces heeft een langere vooronderzoeksfase en voorbereidingsfase nodig. Het lange termijn idee zal binnen dit aangepaste innovatie proces voldoende uitgewerkt moeten worden totdat het kan aansluiten op het traditionele innovatie proces.

Lange termijn ideeën maken de portfolio van ideeën waardevol. Korte termijn ideeën voor kleine modificaties aan producten zijn voor het korte termijn gewin. Vaak worden organisatie gedwongen om voor de korte termijn te gaan vanwege rendementverplichtingen of het kleine budget van Onderzoek en Ontwikkeling. Een gezonde mix van korte termijn en lange termijn ideeën is aan te raden.

Idee Management met meer oog voor de rest

De toegevoegde waarde van een Idee Management systeem ligt in het samenwerken. Samenwerken op het aantal ingebrachte idee. Samen ideeën uitwerken, samen ideeën verbeteren. Uitgangspunt van Idee Management systemen ligt de focus op degene die het idee inzendt. Organisaties leggen ook de focus op degene die het idee initieel ingezonden heeft. Toch blijkt gaande dat ideeën veranderen nadat er meerdere personen er naar gekeken hebben. Dit veranderen resulteert in waardevollere ideeën of leiden tot nog betere ideeën. Stelling is dat idee management systemen veel meer en meer oog moet hebben voor het samenwerken dan alleen de focus leggen op het inzenden van ideeën. Zowel de inzender van het idee als wel degene die het idee verbetert zijn even waardevol.

Idee Management voor beginners

Een van de reden om idee management binnen een organisatie te introduceren is om discipline en controle te houden op de manier waarop ideeën ingebracht, geëvalueerd en geselecteerd worden. In het onderstaande artikel wordt er een 5 stappen plan beschreven hoe er aan idee management vorm gegeven kan worden. In de laatste stap wordt ook de deel van de project selectie er aan toegevoegd. De 5 stappen om tot idee management te komen zijn niet dwingend en uitputtend.

Het 5 stappen plan voor idee management:

Stap 1: Beschrijf en definieer het proces voor het verzamelen van ideeën.
Stap 2: Beschrijf en definieer welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën en voorstellen .
Stap 3: Evalueer alle ingezonden ideeën of voorstellen op een gelijke basis van criteria.
Stap 4: Neem de project resultaten om het totale selectie proces steeds meer te verbeteren en te verfijnen.
Stap 5: Maak een keuze voor de technologie die het totale proces van idee tot uitvoering van het project zal gaan ondersteunen.

Het realiseren van idee management is geen vast recept dat past op alle organisatie. Idee management blijft maatwerk waarbij verschillende organisatie verschillende accenten leggen.

In de komende artikelen zullen de stappen per artikel worden beschreven. Natuurlijk staan we open voor elke toevoegen of commentaar op de voorgestelde stappen.


Definieer het idee management proces om ideeën te verzamelen.

Elke verandering wordt vaak in een projectvorm uitgevoerd. Elke verandering heeft de intentie om de organisatie vooruit te helpen en te verbeteren. Indien dit niet het geval is, worden projecten/ideeën niet verder uitgewerkt en een halt toegeroepen. Voor de organisatie zijn alle veranderingen innovaties. Een innovatie begint met een idee. Niet alle ideeën leiden tot innovaties. Een aantal ideeën worden doorgevoerd en een aantal ideeën worden gestopt. Al ingezonden ideeën willen we graag managen door middel van een proces. Een innovatie proces. Het doel van het innovatie proces is om een duidelijke methodiek neerzetten om alle ingezonden ideeën te vangen en geen ideeën te verliezen. Dit is het eerste deel van het innovatie proces. Het tweede deel van het innovatie proces is het realiseren van de ideeën. Voor het definiëren van het proces zijn de volgende overwegingen van belang. Richten we het proces formeel of informeel in? Welke groep medewerkers kan ideeën inzenden, kan iedereen ideeën inzenden of alleen een geselecteerde groep van medewerkers. Afhankelijk van het bedrijf, de cultuur van het bedrijf en de doelstellingen zullen deze beslissing genomen moeten worden. Met het inrichten van het idee management proces zijn de volgende vragen van belang:

(a) Welke medewerkers kunnen ideeën inzenden? Uit onderzoek blijkt dat de medewerkers op de vloer de beste inzicht hebben hoe alles wordt uitgevoerd. Zij zijn ook de beste bron van ideeën om verbetering hierin aan te brengen aangezien dit hun dagelijks bezigheid is. Met het open zetten van idee management voor operationele medewerkers kan het volume van het aantal ideeën groot zijn. Hiermee moet er rekening gehouden worden met de capaciteit van het in te richten proces. Een andere manier is om het idee management proces te begrenzen tot een beperkt aantal medewerkers, of specifieke teams. Een overweging is wel dat als het idee management proces begrenst is, het risico bestaat dat ideeën bij andere medewerkers blijven liggen. En dit kunnen best excellente ideeën zijn!

(b) Hoe komen we aan ideeën? Een hele basale vraag. Voor het komen tot ideeën zijn er vele instrumenten beschikbaar. Een van deze instrumenten is de ouderwetse “Ideeën bus” waarin iedereen zijn idee kwijt kan. Een ander instrument is de “brainstorm sessie”. Nog een ander zijn innovatie meetings.

(c) Wie is er verantwoordelijk? Wie is er verantwoordelijk voor het doorlichten van ideeën? Wie zal de moderator rol op zich nemen? Wie gaat ideeën evalueren? Rondom het idee management proces zullen een aantal rollen gedefinieerd moeten worden om het proces in te kleden.



Welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën binnen idee management


Onderstaand artikel beschrijft de 2de stap van “Idee management voor beginners”. Om een idee binnen idee management te kunnen verwerken zijn er een aantal gegevens nodig. Deze gegevens zijn nodig om het idee te beschrijven, te evalueren maar ook om te categoriseren. Deze gegevens zijn voor elke idee gelijk zodat de ideeën met elkaar kunnen worden vergeleken om uiteindelijk de juiste ideeën voorrang te geven voor uitwerking. Een neveneffect is dat deze gegevens de inzender dwingt om alle gegevens aan te leveren en om het idee compleet in te zenden. Dit neveneffect voorkomt dat ideeën weer teruggezonden worden omdat deze niet compleet zijn en voorkomt werk voor degene die de ideeën evalueert. Natuurlijk kan er op het kleinste details verplicht worden om gegevens in te vullen. Feit is dat als er te veel gegevens ingevuld moet worden het invullen van een idee afschrikt. Dit is natuurlijk ook niet de bedoeling. Nogmaals welke gegevens er gevraagd worden om het idee te beschrijven is maatwerk en hang geheel van de bedrijfssituatie af. Toch is er een algemene cluster van gegevens te formuleren die voor de meeste gevallen valide is.

(1) Korte beschrijving van het idee. Bijlage(s) om het idee verdere uit te specificeren.
(2) Categorie. Deze categorie vallen samen met de bedrijfsstrategie. Een voorbeeld is “veiligheid op de werkvloer”
(3) Verwachte te behalen voordeel
(4) Benodigde inzet van middelen.

De bovenstaande items kan eventueel opgesplitst worden in twee delen. In de eerste fase wordt het idee omschreven. Indien het idee interessant genoeg is kan er gevraagd worden om aan het idee een business case worden toegevoegd. Om een idee te beschrijven is en blijft maatwerk.

(De volgende stappen zullen binnen kort aan dit artikel worden toegevoegd)

Idee management zonder eenvoud

Eenvoud is goud. Althans zo luid de bewering. Een complex probleem waarvoor een eenvoudig oplossing bestaat is goud. Helaas is dit niet toepasbaar voor een introductie voor een idee management systeem. Met het uitgangspunt “klein beginnen en later uitbouwen” wordt er een valse start gemaakt met idee management.

Uit de praktijk blijkt dat een organisatie die geen ervaring heeft opgebouwd met idee management of idee management systemen de wens en de overtuiging heeft om te starten met een eenvoudig systeem. Met de kanttekening gemaakt dat de organisatie geen vooronderzoek heeft uitgevoerd naar de zakelijke- en de gebruikerskant van idee management. In het ergste geval wordt de keuze en inrichting geheel gedelegeerd naar een ICT specialist. Deze ICT specialist zal vaak alle risico’s vermijden en een inrichting/systeem verkiezen zonder veel weerslag op de organisatie.
Een organisatie met ervaring met idee management waar her reeds gefaald heeft zal – met wat voor een reden ook – zal ook een eenvoudig aanpak van idee management verkiezen om risico’s te vermijden. Idee management vraag om een complexe aanpak.

Een eenvoudig aanpak voor idee management is de verkeerde aanpak. Een eenvoudige aanpak is het recept om uiteindelijk het project van voor af aan opnieuw te starten.

Organisaties zijn complex en organisatie hebben geen eenvoudige wensen en eisen. Wensen en eisen verschillende van organisatie tot organisatie. Het inpassen van een systeem, zoals idee management blijft maatwerk en vraagt om een holistische aanpak. Een eenvoudig standaard aanpak zal niet de gewenste resultaten opleveren. Een voorbeeld van wensen en eisen van een organisatie binnen het kader van idee management is het omgaan en beschermen van ideeën. Ideeën met de potentie om later uit gewerkt te worden tot patenten, Deze patenten moeten leiden tot concurrentie voordeel voor de organisatie. Naast het beschermen van potentiële patenten zullen ongetwijfeld meerdere wensen en eisen zijn. Een eenvoudige aanpak voor idee management pas dan niet.

Een organisatie veranderd. Er worden nieuwe producten ontwikkeld, nieuwe klanten met andere wensen en eisen, ander leveranciers, etc. De omgeving van de organisatie veranderd. De wet en regelgeving veranderd, de concurrentie veranderd, etc. Al deze veranderingen hebben weerslag op de organisatie zelve. Om met de veranderingen mee te kunnen gaan of sterker nog deze veranderingen te kunnen anticiperen vraagt een flexibelere houding. Deze flexibele houding wordt ook gevraagd aan processen en systemen binnen een organisatie. Een van die systemen is idee management. Een eenvoudig systeem absorbeert weinig veranderingen. Het starten met een eenvoudige idee management systeem is gelijk aan het maken van een foute start.

Een eenvoudige systeem zijn rudimentair van opzet. Dat wil zeggen dat er geen focus gezet kan worden op de gewenste ideeën die de organisatie vooruit kan helpen. De eenvoudige systemen geven niet de flexibiliteit om een uitdaging neer te zetten waarop idee worden gevraagd. Hiermee is er binnen een organisatie geen stuur middel om voor uitdaging ideeën te vragen voor oplossingen. Voor actuele problemen waarvoor de organisatie oplossingen zoek zijn er kwalitatieve ideeën nodig. Eenvoudige idee systemen zijn vaak hiervoor veel te rudimentair.

Uitgaande van het credo “sense en simplicity”. Ook idee systemen moet eenvoudig te bedienen zijn. Zonder meer. Het eenvoudig toegankelijk te zijn, het moet laagdrempelig te zijn, zonder enige training moet het systeem te gebruiken zijn. Vanuit de gebruiker moet het systeem dus eenvoudig er uit zien en te bedienen zijn. Achter deze gebruikers interface schuilt vaak een complex systeem en geen eenvoudig systeem. Deze gehele interface is goed doordacht en door en door onderzocht en uit getest. Aan de gebruikerskant van het idee management systeem is eenvoud aan te bevelen de systeemkant is vaak complex om dit te kunnen waarmaken. Alleen de betere idee management systemen kunnen dit waarmaken.

Idee Management Moderator

Rondom idee management kunnen een aantal rollen worden gedefinieerd om de kwaliteit van ideeën naar een hoge niveau te tillen. Een van deze rollen is een moderator. Een moderator controleert alle ideeën en reacties op ideeën die zijn ingezonden. Bijvoorbeeld of een idee voldoende toegankelijk is voor een collega, een ander voorbeeld is of het idee toelichting behoeft om de duidelijkheid te bevorderen. Waarom? Als ideeën duidelijk en helder zijn nodigen deze uit tot samenwerking en aanvullingen of commentaar. Zodra medewerkers op elkaars ideeën gaan reageren gaat de kwaliteit van de ideeën omhoog. En ontstaat er samenwerking. Een moderator probeert de samenwerking te bevorderen door de beschrijving van ideeën duidelijker te maken. Een ander taak van een moderator is om gelijkluidende ideeën aan elkaar te koppelen. Een moderator kan dus twee inzenders van een gelijksoortige idee aan elkaar koppelen en met elkaar in gesprek brengen. Met als doel de samenwerking en de kwaliteit van het idee naar een hoger platform te tillen.

Ideeën In Beeld

Een van de succesfactoren binnen idee management is het samenwerken aan ideeën. Samenwerken aan ideeën verhoogt de kwaliteit van het idee. Het uitgangspunt is een dat het idee waaraan we samenwerken duidelijk is beschreven en iedereen begrijpt wat het idee omvat. Aan de inzender van het idee is het gelegen om het idee duidelijk en concreet te omschrijven. Een oude cliché zegt: “Een beeld zegt meer dan duizend woorden”. Dit cliché is ook van toepassing in een idee management omgeving. Een idee toegelicht met schetsen, grafieken en andersoortige beeldmateriaal maakt het vaak direct duidelijk wat de kern is van het idee. Een idee in beeld wordt beter en sneller begrepen dan een idee gevat in een verhaal van meerdere bladzijden. Een voordeel is dat een idee in beeld aantrekkelijker is om door te nemen en hierop waarde toe te voegen. Idee die toegelicht worden door beelden nodigen samenwerking uit wat tot een beter idee leidt.

Idee Management Uitdagingen

Om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën is het aan te raden om een uitdaging uit te schrijven. Deze uitdaging beschrijft naar welke ideeën voor een oplossing de organisatie zoekt. Uit de praktijk blijkt dat reactie op een uitdagingen vaak op het niveau is van (kleine) verbeteringen. Dit niveau in een aantal gevallen wenselijk zijn als het budget klein voor de uitwerking van het idee. Om een juiste response te krijgen op een uitdaging is het verstandig om een extra vermelding te doen naar welk niveau idee de organisatie op zoek is. De organisatie kan op zoek zijn naar een eenmalige verbeteringen, een doorlopende verbetering of een oplossing voor een probleem. Met het aangeven van een categorie kan er op het ingezonden response gestuurd worden. Een bijkomend voordeel is dat er minder ideeën afgewezen worden omdat het niet voldoet aan de gestelde criteria. Een duidelijk beschreven uitdaging voor ideeën is het halve werk.

Idee management systemen voorbereiding

De bedoeling van een idee management system is primair het ondersteunen van het innovatie proces. Een neven effect is om de organisatie te ondersteunen van het verander proces. Om het idee management systeem volledig te benutten is er voorbereiding nodig. Deze voorbereiding staat los van het leveranciers keuze van een idee management systeem.

Het inzetten van een idee management systeem moet een doel dienen. Een specifiek doel. Dit doel zal van te voeren moeten worden verwoord. Van te voren zal een organisatie de problemen verwoord moeten hebben voor welke het oplossingen zoekt. Noem deze problemen uitdagingen.

Een tweede stap is om te bepalen welke medewerkers uitgenodigd worden om voor de uitdagingen oplossingen te bedenken in de vorm van ideeën. Een bijkomende keuze is of de medewerkers worden uitgebreid door klanten en/of leveranciers.

Indien er geen uitdaging van te voren wordt gedefinieerd zullen medewerkers met allerlei ideeën komen. Vaak in de aanloop van het idee management systeem zijn de ideeën talrijk, maar niet de ideeën die de organisatie zoekt. Deze ideeën zullen allemaal moeten worden geëvalueerd en beantwoord worden. Door dit volume zal dit zeker beslag gaan leggen op de capaciteit van de organisatie. Elke idee zal moeten worden beantwoord. Indien niet zullen de inzenders teleurgesteld zijn en vaak niet meer participeren in een nieuwe uitdaging binnen het idee management systeem. Alle ideeën zullen serieus genomen moeten worden immers de inzenders hebben de moeite genomen om het idee uit te werken en in het systeem te zetten. Het is van belang om meteen een uitdaging neer te zetten in het idee management systeem die actueel is en meteen de toon zet. Hiermee zal het idee management van waarde zijn binnen het innovatie proces in een organisatie.

Open voor innovatie

Vaak wordt een bedrijf gedwongen tot innovatie. Een bekend voorbeeld in de publieke sector is wanneer musea de subsidie elk jaar minder zien worden. Om de musea toch open te houden zullen zij meer bronnen van inkomsten moeten vinden. Musea zullen dus niet achterover gaan leunen maar moeten “gedwongen” innovatief zijn. Innovatief zijn kan in een organisatie een complexe aangelegenheid zijn. In dit artikel zijn 3 eenvoudige stappen vernoemd om tot innovatie te komen.

Een eerste stap voor innovatie is het bewust zijn van een organisatie. Het bewustzijn dat innovatie nodig is voor de continuïteit van het bedrijf. Een tweede stap is om als bedrijf open staan voor de omgeving waarin het zich bevindt. Met andere woorden het open zetten van de bedrijfpoorten naar de buitenwereld om te onderzoeken welke veranderingen daar plaatsvinden. Dit onderzoek zal breder moeten zijn dan de bekende marktsegmenten waarin het bedrijf operationeel is, maar ook belendende percelen kunnen interessant zijn. Een ondersteunde media voor dit type onderzoek kan bijvoorbeeld het internet zijn.

Uit deze eerste stap; een omgevingsonderzoek; kunnen elementen gehaald worden die toepasbaar zijn. Toepasbaar zijn om verder uit te werken; toepasbaar zijn voor de branche waarin het bedrijf zich bevindt. Elementen zijn; een bepaalde functionaliteit voor een product, een nieuwe vorm van een product, een ander type materiaal, etc. Elementen die in de ene branche zo gewoon zijn en al reeds lang zijn toegepast kunnen in een andere branche compleet nieuw zijn. Dit vergt verder onderzoek en denkwerk.

Op de laatste stap, de derde stap, ligt de nadruk op het woord: samenwerken. Uit de eerste stap, het omgevingsonderzoek, en uit de tweede stap, toepasbaarheid van elementen is de derde stap om de kennis hiervan te delen. Het delen van deze kennis houdt niet op met communiceren alleen maar is om met deze kennis verder aan de slag te gaan. Uit de laatste stap, het creatieve denkwerk, kom ideeën uit die nieuw zijn voor branche waarin het bedrijf operationeel is. Deze ideeën moeten door de organisatie getoetst worden. Dit toetsen kan zowel binnen het bedrijf als buiten het bedrijf gedaan worden door uibesteding. Zijn deze ideeën levensvatbaar? Wat vinden de klanten of leverancier van deze nieuwe ideeën? Zijn er advies organisaties bekend die deze ideeën kunnen toetsen in de markt? Wat voor een impact heeft het idee op lange termijn op financieel gebied? Wat is de onderliggende business case? De derde stap, zoals geschetst kan op vele manieren worden vorm gegeven.

Waarom innoveren?

Innoveren moet. Waarom? Innoveren moet een bedrijf omdat het puur op kosten de winnen is een strategie voor de enkele en niet de massa. Het op kosten winnen van klanten en behouden van klanten wel een keuze maar vraagt ook om innovaties. Innovaties om kosten te besparen.

Een aantal redenen om als bedrijf te innoveren zijn: (a) op de markt komen steeds meer concurrenten die graag een deel van de markt willen opeisen; (b) Prijs is nog steeds een concurrentie wapen maar is niet een strategie waar bedrijven voor kiezen. Het zich onderscheiden van andere bedrijven is het adagium. (c) De producten hebben een korte levenscyclus. Producten halen elkaar in of in andere geval kannibaliseren elkaar. (d) De markt wordt steeds groter en groeit tot een globale economie. (e) Technologie gaat met sprongen vooruit. Bestaande producten moet aansluiten op nieuwe technologieën.

Deze bedreigingen zijn continue aanwezig. Om deze bedreigingen weg te nemen, zal een bedrijf zich moet aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid en zich moeten gaan vernieuwen. Innoveren dus.

Om het innoveren een gestalte te geven zal er binnen het bedrijf een en ander moeten georganiseerd worden. (a) Budget vrij maken voor de juiste ideeën voor de juiste marktsegmenten met de geschikte medewerkers. (b)

Innovatie uitdagingen in de organisatie los laten, die alle medewerkers prikkelen en aanzetten mee te denken aan innovatie(s). (c) Niet alleen denken aan stapsgewijze groei door innovatie maar ook door radicale groei door innovatie met het nemen van meer risico. (d) Doelgerichte innovatie uitdagingen uitzetten in de organisatie voor het verbeteren van het concurrerende vermogen en het behalen van groei.

Niet innoveren is geen optie. Innoveren moet.

Waarom nieuwe ideeën belangrijk zijn?

Een organisatie heeft altijd nieuwe ideeën nodig. Niet omdat het management team modern wil zijn. Maar omdat de zakelijke omgeving een dynamisch is, vol met veranderingen en hiermee uitdagingen gepaard. Deze uitdagingen, deze nieuwe uitdagingen vragen om oplossingen. Voor de oplossingen zijn ideeën nodig. Nieuwe ideeën wel te verstaan.

De relevantie van innovatie is te vinden in het management team. Dit is een prima meetpunt of innovaties ook daadwerkelijk doorgang vinden. Management teams hebben een pragmatische inslag en zijn wars van theorieën. Management teams geven direct aandacht voor ideeën die de prestatie van de organisatie verhogen of ideeën die een antwoord kan zijn voor een probleem/uitdaging. Het is voor een management team niet van belang of dit idee een radicaal idee is of een stapsgewijs idee. Dit zijn theoretische categorieën. Het is veel belangrijker of het idee de sleutel is voor een actueel probleem.

De gehele economie wordt gedreven door innovatie. De gehele economie groeit door toepassing van innovaties. Niet alleen de technologische bedrijven die hebben baat bij innovaties, de gehele economie profiteert hiervan.

Online brainstorm sessie afgewogen

Innovatie vraagt ideeën. Innovatieve ideeën. Een methode om ideeën te genereren is brainstormen. Brainstormen kan je alleen doen maar ook met een groep. In de meeste gevallen wordt brainstormen in groepsverband gedaan. Een tweede methode om aan innovatieve ideeën te komen is het inzetten van een online toepassing. Beide methodieken hebben voordelen en nadelen. In dit artikel wil ik een stil staan bij een afweging beide methodieken tegen elkaar te zetten.
Een van de nadelen van brainstormen is de aanwezigheid van bedrijfspolitiek. Bedrijfspolitiek verhindert om vrijuit ideeën te generen. Ook de (eigen) belangen van de aanwezige tijdens een brainstorm sessie zullen mee spelen. Een tweede nadeel is het onderling beïnvloeden van elkaar doordat veel ideeën van één zijde komt of van één iemand komt. Een andere verhinderde factor is de onderlinge concurrentie tussen personen of tussen afdelingen. Een laatste factor is de hiërarchie van de aanwezige in een brainstorm sessie. Indien er verschil is in hiërarchie bij de aanwezig in een brainstorm sessie zoekt men snel goedkeuring bij de manager aan tafel of dit idee “wel kan”. Natuurlijk vraagt een brainstormsessie om allemaal op dezelfde tijd, op dezelfde plaats aanwezig te zijn. Voor een brainstormsessie is er ook een moderator nodig die de leiding geeft aan de sessie.

Een alternatief is om de brainstormsessie online te doen. Een van de voordelen om een online brainstormsessie te doen is dat de ideeën anoniem kunnen worden ingezonden. Met het anoniem inzenden van ideeën kan de creativiteit de vrij loop hebben. Elke idee kan worden ingezonden, zelf ideeën met de meeste radicale weerslag op de bedrijfsvoering kan worden ingezonden. Het behoeft niet meer om rekening te houden met “heilige huisjes” of “koninkrijkjes” binnen een bedrijf. Een online brainstormsessie is niet afhankelijk van plaats en tijd. Een online brainstormsessie heeft een asynchroon communicatie karakter. In een online brainstormsessie kunnen ideeën op ideeën worden gestapeld waarbij je een direct overzicht houdt hoe het idee is ontstaan. In een online brainstormsessie kan er zelfs een spel element worden ingebouwd. Aan betere ideeën kunnen punten worden toegekend. Deze punten kunnen in een interne competitie worden meegenomen. Hiermee wordt een online brainstormsessie aantrekkelijk en uitdagend om mee te spelen op inhoud van ingezonden idee. Een stap verder, indien wenselijk, is om aan de verdiende punten herkenning en beloningen toe te kennen.

Innovatief kosten besparen

De automobiel industrie is een van de bekendste marktsegmenten met een sterk concurrentie gehalte. Toonaangevend factoren in deze industrie zijn kosten en betrouwbaarheid. Deze twee factoren zijn ook te beschouwen als onderscheidend binnen de markt. Niet alleen de autoleveranciers worden gedwongen om naar kosten in de hand te houden, ook de toeleveranciers worden onder druk gezet om te komen tot innovatieve oplossingen om kosten te drukken. Voor de leveranciers is niet vrijblijvend maar een jaar tot jaar afspraak. Met andere woorden er wordt van een toeleverancier verwacht dat deze elke jaar 5 procent goedkoper wordt met haar producten/diensten. Om deze uitdaging aan te gaan moeten de leverancier innovatief worden en kunnen de toeleveranciers niet leveren zoals zij dat altijd hebben gedaan. De leverancier zal met innovaties moeten komen om materiaal te kunnen besparen of productie kosten te kunnen drukken. Bij toeleveranciers in de automobiel industrie gaat dit vaak stapsgewijs. Van de medewerkers van de toeleveranciers wordt verwacht dat zij continue met ideeën komen voor verbetering. Al deze ideeën hebben maar een focus, namelijk om kosten en materiaal te besparen. Van iedereen worden ideeën verwacht (verplicht), van elke medewerker wordt verwacht om een aantal ideeën per jaar in te zenden. Tevens worden er van klanten ook verzocht om innovatieve ideeën in te zenden.

Een organisatie staat voor de uitdaging om deze stroom van ideeën te verwerken met als doel kosten te besparen. Ook hier kan een aangepaste innovatie management proces van toepassing zijn.

Deze aanpassing in het innovatie management proces is het strikt toepassen van kengetallen. Deze kengetallen die vanuit de management team doorvloeien naar de teams of personen zullen de aanzet zijn voor innovatie. Om deze kengetallen te halen zijn er innovatieve ideeën nodig.
Een voorbeeld van een kengetal is om tijd te verkorten voor een product op de markt te zetten. In het Engels ook genoemd: “time-to-market”. Een uitdaging voor een team kan dus zijn om deze tijd te verkorten en hiervoor ideeën te bedenken. Deze “time-to-market” wordt ook sterk beïnvloed door steeds toepassen van nieuwe technologieën binnen de auto industrie. Deze nieuwe technologieën zijn aanjagers voor het innovatie proces. De nieuwe technologieën komen vanuit allerlei bronnen. Ook van de concurrenten. De “time-to-market” waarde is een basis kengetal om mee te nemen binnen elke innovatie of verandering op het product.

Volvo Parts heeft innovatie management en concept management als strategisch bestempeld. De strategie van Volvo Parts is om tijd en kosten om het onderdeel te leveren telkens weer in te korten.

Om door middel van innovatie kosten te besparen zijn er binnen de organisatie duidelijk kengetallen nodig. Deze kengetallen leggen de focus en geven richting aan de innovatie. Deze kengetallen zullen duidelijk moeten zijn van management tot de werkvloer. Communicatie van de kengetallen is essentieel. Een aan te bevelen combinatie is Innovatie management met een balanced score card systeem.

Waarom Idee Management?

Idee management is het verzamelen en afwegen van ideeën op een gestructureerde manier, met het doel de beste ideeën te selecteren die het meeste waardevol zijn voor een organisatie. Idee management is een onderdeel van het innovatie proces. Maar waarom is idee management zo belangrijk voor een organisatie ? Waarom is juist nu idee management van belang? Er zijn 3 redenen om aan idee management aandacht te besteden.

(1) Het aanbod van ideeën is groot, heel groot. Het aantal bronnen voor nieuwe zakelijke ideeën zijn talrijk. Een aantal voorbeelden van deze bronnen zijn: adviseurs, journalisten, de media, etc. Het aantal bronnen waar ideeën uit voortkomen is in de laatste decennia alleen maar gestegen. Een aantal concreet genoemde voorbeelden zijn: Business week, Harvard Business Review, etc.

(2) De snelheid van ideeën. De stroom van informatie naar een organisatie is groot. Het filteren van wat van belang is voor deze organisatie is een dagelijkse bezigheid. Kijk bijvoorbeeld maar eens van de elektronisch postvak waar alle e-mails binnenkomen. Het ene idee is nog beter dan het andere idee. Het ene idee wordt ingehaald door een nog beter idee. Wat vandaag nieuws is, is morgen weer achterhaald. Uit deze snelle stroom van ideeën moet de organisatie de juiste ideeën eruit halen en implementeren.

(3) Solide innovatieve business ideeën maken het verschil. Het verschil tussen de organisatie en de concurrentie. Dit is het juiste moment om aan idee management aandacht te besteden en de juiste innovatieve ideeën en kans te geven binnen de organisatie. Binnen de gehele wereld markteconomie is er al jaren een trend aan de gang; globalisatie. Een gevolg hiervan is dat er steeds meer aanbieders op de wereldmarkt komen. Vaak kunnen deze aanbieders veel goedkoper aanbieden dan de binnenlandse leverancier. Dit noopt de lokale leverancier zich te onderscheiden van alle andere (wereldspelers) op de markt. Hiervoor heeft de lokale leverancier ideeën nodig, solide innovatieve ideeën. Om te overleven zal de lokale leverancier dus innovaties moeten door voeren. Ook hier kan idee management van toepassing zijn om uit de stroom van ideeën de juiste te kiezen.

Idee management met markt mechanisme

Het ondersteunende proces van idee management zal een fase moeten hebben die ingezonden ideeën omzet in waardevolle ideeën Waardevolle ideeën zijn ideeën waar waarde en risico’s bekend zijn. Waardevolle ideeën zijn ook ideeën waar een budget aan gekoppeld kan worden. Het koppelen van een budget aan een ideeën vraag om een duidelijke beschrijving van het idee. Vaak worden ideeën ingezonden zonder dat er duidelijk is welke risico’s er aan verbonden zijn. Het is van belang gaande weg in het idee management proces dat er meer en meer informatie wordt toegevoegd aan het idee. De beschrijving van het idee zal een compleet moeten zijn voordat er budget aan gekoppeld gaat worden.

Een bekende dwaling is dat het ingezonden idee voldoende duidelijk is voor iedereen en dat het idee zichzelf kan dragen. Een andere bekende dwaling is dat de baten van het idee veel te hoog wordt ingeschat. Vaak worden deze ideeën op een zijspoor gezet terwijl het best goede ideeën kunnen zijn. Een van de stappen binnen het idee management proces is dat iedereen er kritisch naar kijkt en dat er een realistisch kosten en baten plaatje aan het idee wordt gekoppeld.

Binnen idee management bestaat er een markt mechanisme. Dit markt mechanisme gaat er vanuit dat er meerdere ideeën in het idee management proces aanwezig zijn. Elk idee heeft budget nodig om uiteindelijk tot uitwerking te komen. Aangezien budget toch een schaarste is, zal alleen de beste ideeën uitgewerkt gaan worden. Degene die het beste het idee kan “verkopen” zal het meeste kans maken om het benodigde budget te verwerven.

Business Innovatie Stappenplan

Ter illustratie van een methodiek om business innovatie te realiseren is ere en eenvoudig stappenplan uitgetekend. Dit stappenplan gaat uit van een basis opzet. De eerste stap is te bepalen wat de innovatie status is. Deze innovatie status kan door middel van een onderzoek of scan worden bepaald. De tweede stap is de innovatie strategie te bepalen. Welke ambitie leeft er binnen de organisatie en hoe wordt dit vertaald in een strategie. Visie, missie en bedrijfsstrategie in combinatie met de innovatie ambitie leiden tot een innovatie strategie. De derde stap is de innovatie management. Innovatie management is het vertalen van de innovatie strategie in doelen, korte termijn doelen en een stapsgewijze groeiplan. Het controleren van het groeiplan behoort tot innovatie management. De vierde en laatste stap is innovatie implementatie. Innovatie implementatie is het uiteindelijk realiseren door concrete acties planmatig uit te voeren. Indien wenselijk kan als volgende stap weer de eerste stap genomen worden. Het bijbehorende document ter illustratie van het Business Innovatie Stappenplan.

Innoveren doe je niet alleen!

In de huidige maatschappij is er een meer en meer de tendens voor individualisme. Binnen de politiek en zakenwereld is dit niet onbekend. Ook binnen organisaties is dit een bekend gegeven. Medewerkers worden meer en meer beloond op individuele prestaties. Wanneer de organisatie een waardevolle innovatie realiseert wordt er al gauw gezocht naar degene die het idee heet ingezonden. Deze gene wordt als snel beloond voor zijn excellente idee. Juist het individualisme is een van de oorzaken dat innovaties hinderen binnen organisaties. Innoveren doe je samen en niet alleen. Om ideeën tot een succesvolle innovatie te maken is ondersteuning van de gehele organisatie nodig. Niet alleen degene die het idee heeft ingezonden. In de praktijk blijkt ook dat ideeën naarmate zij vorderen in het innovatie proces worden aangepast en verbetert. Dit is het werk van meerdere en niet van een enkele. Een ander neveneffect om een enkeling te belonen is dat andere kennis en kunde voor zich houden en niet meer delen. Dit neveneffect is funest om innovatief te kunnen zijn in een organisatie. Innovatie zal meer en meer moeten worden beloond als een teamprestatie. Innoveren doe je niet alleen.

Innovatie en Innovatie Business model

Aansluitend op het vorige artikel “innovatie activiteiten”, is het innovatie business model vaaks een gewenst maar niet begrepen onderdeel in organisaties. Een innovatie business model rondom een technologische innovatie is het concurrentie voordeel en de extra winstgevendheid. Zie een innovatie business model als een extra kans om de concurrentie een stap voor te zijn.

Wat is een innovatie business model? Een business innovatie model heeft alles te maken met het brengen van de innovatie naar de markt toe. Een innovatie business model heeft twee kernwoorden of wel twee pijlers. Een innovatie business model is opgebouwd rondom de “Klant” en de “Waardeketen”. De juiste vraag rondom de “Klant” is; “Hoe genereer omzet uit je technologische innovatie?”. De juiste vraag rondom het “Waardeketen” is; “Hoeveel zijn zij bereid te investeren, welke toegevoegde waarde kunnen zij bieden en hoeveel verdienen zij hiermee?”. Een voorbeeld van een waardeketen zijn de bekende partner modellen binnen software toeleveranciers. Beide kernwoorden “Klant en “Waardeketen” zij geen aparte entiteiten maar direct aan elkaar verbonden en afhankelijk van elkaar.

In de markt zijn legio voorbeelden van innovatie business modellen. Een aantal voorbeelden zijn; “het verkopen en het leveren met behulp van het internet”, “loyaliteit programma’s die gebaseerd zijn op terugkerende klanten of partners”, “Alleen maar betalen voor het gebruik”, “gratis gebruik maar betalen voor product ondersteuning”.

Al deze business modellen zijn bestaande business modellen en worden in de praktijk toegepast. Alleen deze business modellen worden niet in elk marktsegment toegepast. En juist hier ligt waarschijnlijk een kans. Een kans om te innoveren in een marktsegment die juist dit businessmodel niet kent of nog niet is toegepast. Met andere met een technologische innovatie en een nog onbekende business model kan er een dubbelslag worden gemaakt wat meteen de concurrentie op een achterstand stelt. Een goed advies is om andere business modellen te onderzoeken en te zien of deze business modellen bekend zijn is het “eigen” marktsegment. Het “lenen” van een business model om de technologische innovatie een extra zet te geven is niet ongewoon in de markt. De meeste business modellen zijn ook overdraagbaar naar andere marktsegmenten. Zeker de moeite waarde om extra omzet te generen.

Innovatie activiteiten

Voor de meeste ondernemingen zal innovatie een integraal onderdeel zijn om de concurrentie voor te blijven. Voor deze ondernemingen is innovatie geen bijzaak maar een hoofdzaak. Innovatie geeft deze ondernemingen continuïteit. Voor vele ondernemingen is innovatie de manier om te kunnen overleven en maakt innovatie ook deel uit van hun cultuur.

Binnen deze ondernemingen kan innovatie toebedeeld worden in twee hoofdactiviteiten. Deze hoofdactiviteiten zijn aan elkaar gekoppeld en kunnen niet zonder elkaar. Van oudsher wordt innovatie gezien als een activiteit uitgevoerd door de afdeling “onderzoek en ontwikkeling” of de afdeling “product ontwikkeling”. Deze innovaties zijn traditioneel van technologische aard. Alle activiteiten rondom dit type innovatie zijn dus technisch (wetenschappelijk). Deze (technologische) innovatie activiteit krijgt ook de meeste aandacht in de media.

Een tweede en niet minder belangrijke innovatie activiteit is het uitdenken van het bijbehorende business model. Het business model dat behoort bij de innovatie. Een business model is de manier waarop een bedrijf een waardepropositie maakt, verkoopt en uitlevert. Een voorbeeld van een business model is dus een innovatief waarde propositie. Een ander meer voor de hand voorbeeld is een nieuw klantensegment.
Beide innovatie activiteiten, technologisch en business model, gaan vaak hand in hand. Er zijn ook uitzonderingen. Bijvoorbeeld Dell Computers. Dell Computers heeft het traditionele business model omgezet door PCs, op maat, direct naar klanten te verkopen. Deze nieuwe waarde propositie heeft grote invloed gehad op de PC markt. Het business model is dus niet minder belangrijk dan de technologische component.

De rol van ideeën binnen een organisatie

Nieuwe ideeën zijn van vitaal belang voor een bedrijf. In principe dienen nieuwe ideeën twee doelen in een organisatie. De eerste doel is het verbeteren de prestaties van een organisatie. Deze prestaties kunnen op verschillende vlakken liggen. Voorbeelden van prestaties zijn; vergroten van het marktaandeel, verlagen van kosten, enzovoorts.

Een tweede doel van nieuwe ideeën voor een organisatie en haar medewerkers is een bepaalde legitimiteit. Die legitimiteit uit zich naar buiten met het bericht dat de organisatie en haar medewerkers proberen hun bedrijf te verbeteren. De legitimiteit geeft inspiratie en motivatie aan de medewerkers binnen een bedrijf. Uiteindelijk geven de ideeën ook identiteit aan een organisatie.

Ideeën en innovatie

Ideeën zijn de brandstof voor innovatie. Om een innovatie strategie tot uitvoering te brengen zijn goede ideeën de basis. Voor goede ideeën is een goed gehalte van creativiteit nodig. De kwaliteit en kwantiteit van ideeën is afhankelijk van het talent van medewerkers en het benutten hiervan. Om de medewerkers te stimuleren tot innovatie moeten er een aantal componenten aanwezig zijn:

(1) Innovatieve cultuur.

(2) Openstaan van de organisatie voor innovaties – de bereidwilligheid van een organisatie om daadwerkelijk aan de slag te gaan de innovatie tot uitvoer te brengen. Een organisatie kan openstaan voor innovatie prikkels van binnen in als wel van buiten af. Voorbeelden om innovatie te stimuleren zijn; brainstorm sessies, kwaliteit cirkels, cursussen, trainingen, …

(3) Innovatie strategie moet begrepen zijn door de medewerkers. Een innovatie strategie moet duidelijk zijn voor iedereen. Deze duidelijk kan gemaakt worden door grenzen te stellen en hierdoor de focus te houden op wat gewenst is.

(4) Een management structuur voor het generen en verwerken van ideeën. Het installeren van processen en systemen ter ondersteuning van innovatie.

Deze componenten maken het mogelijk om een gezonde lijn van ideeën binnen een organisatie op te starten en te onderhouden.

Innovatie prestatie indicatoren

Het meten van de resultaten uit innovatie valt en staat met het vaststellen van de criteria die van essentieel belang zijn en welke waarde hieraan gekoppeld moet worden. Een belangrijke vraag is welke prestatie indicatoren zijn belang voor innovatie en geven een richting aan voor resultaatverbetering? Indien u niet de juiste gegevens gebruik uit het innovatie proces, kunt u onvolledig geïnformeerd zijn en hierdoor foute beslissing maken. Indien u ook niet de juiste prestatie indicatoren gebruikt in het innovatie proces kan dit ertoe leiden dat het vertrouwen in de voortgang onterecht is.

Samenvattend: Prestatie indicatoren zijn criteria die uw gebruikt kunnen worden om de prestaties van innovatie proces en gebreken in kaart kunnen brengen. Het vaststellen van een prestatie indicator vraagt tijd en overleg. Welke gegevens gaat u gebruiken, hoe wordt dit gemeten, welke prestatie indicator koppelt hier u aan, welke doel wilt u hiermee bereiken, etc. In dit artikel wil ik graag een voorzet geven welke prestatie indicatoren in aanmerking kunnen komen voor idee management of voor het gehele innovatie proces. Dit overzicht aan prestatie indicatoren is een niet-uitputtende lijst.

(1) Het aantal innovatie ideeën ingezonden door medewerkers.
(2) Het aantal innovatie ideeën ingezonden door zakelijke partners.
(3) Het aantal innovatie ideeën ingezonden door klanten.
(4) Het gemiddelde time-to-market van idee tot daadwerkelijk product/dienst.
(5) Het aantal ideeën die voortijdig stop zijn gezet.
(6) Het aantal nieuwe producten/diensten die uit het innovatie proces in de markt zijn gezet.
(7) De omzet behaald uit nieuwe producten/diensten die uit het innovatie proces zijn voortgevloeid.
(8) Het aantal goedgekeurde patenten
(9) Het aantal ideeën/projecten die binnen het innovatie proces actief zijn.
(10) Aantal medewerkers die bewust zijn van innovatie en een cursus hierin hebben gevolgd
(11) …
Een andere opmerking over innovatie prestatie indicatoren. Innovatie prestatie indicatoren zijn informatie voor diagnose en niet een alleen een pure meetwaarde. Innovatie prestatie indicatoren hebben als doel verbetering en niet om een schuldige aan te wijzen. Innovatie prestatie indicatoren duiden trends aan binnen idee management of over het gehele innovatie proces. Innovatie prestatie indicatoren helpen ook om een innovatie gedrag te stimuleren.

Een aanbeveling is om de innovatie prestatie indicatoren compact te houden en dus overzichtelijk. Met een overzicht van een 5 tal prestatie indicatoren kan je al snel een goed overzicht hebben hoe het innovatie proces presteert als geheel. Een andere aanbeveling is een twee stappen model: definieer een aantal kern innovatie prestatie indicatoren en een twee set (uitgebreidere) van prestatie indicatoren. Maak van de kern innovatie prestatie indicatoren een innovatie index. Publiceer de kern innovatie prestatie indicatoren en de innovatie index.

Welke innovatie prestatie indicatoren zijn voor uw organisatie van belang?

Betekenis innovatie

Wat is innovatie? Wat betekent innovatie voor een organisatie? Was is creativiteit?
Hieronder zijn twee betekenissen van innovatie. Voor de uitleg van innovatie en creativiteit zijn definities. Onderstaande betekenissen zijn kort en bondig.

Creativiteit is het bedenken van nieuwe dingen.
Innovatie is het realiseren van deze nieuwe dingen.

Innovatie is iets nieuws, iets bruikbaars en waardevol voor een organisatie.

Mocht er nog bondigere definities bestaan, wil ik deze graag publiceren.

In hoeverre is uw organisatie innovatief?

Idee management houdt zich bezig met het verzamelen en evalueren van ideeën op een gestructureerd manier met als doel de beste ideeën te selecteren. Idee management begint met een idee en eindigt in een compleet uitgewerkt idee (concept) . Een innovatieve omgeving is een basis voorwaarde om tot ideeën te komen . Kernvraag is : “In hoeverre is de organisatie innovatief?” of “In hoeverre bent u innovatief?”. Om te ontdekken in hoeverre uw organisatie innovatief is kunt uw zich de volgende vragen op 4 gebieden, namelijk: op het gebied van de innovatie strategie, het ondersteunende proces, de ideeën en de cultuur/omgeving. Alle 4 gebieden moeten ingericht zijn om idee management voldoende succesvol te maken. Om te controleren kunnen de volgende vragen van toepassing zijn.

(1) Wij, als organisatie, werken continue aan het verbeteren van onze producten, diensten. (deze vraag valt in het gebied van ideeën).
(2) Iedereen binnen de organisatie is zich bewust dat innovatie de bron is voor onze bedrijfscontinuïteit (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie strategie).
(3) Onze visie geeft ons inspiratie en onze innovatie strategie geeft doel aan al onze werkzaamheden(deze vraag valt binnen het gebied van innovatie strategie).
(4) Wij, als organisatie, weten de juiste ideeën te selecteren op basis van criteria en niet-haalbare ideeën direct een halt toe te roepen (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie proces).
(5) Het nemen van risico’s en het maken van fouten wordt geaccepteerd door de organisatie als deel van innovatief zijn (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie cultuur/omgeving).

Om met innovatie aan de slag te gaan is het van belang te weten waar de organisatie staat op dit moment. Het weten waar het staat als organisatie kan worden beantwoordt door een vragenlijst met scores maar kan ook worden bepaald door een externe onderzoek.