Idee Management software op de Gartner Hype Cycle

Gartner is een Amerikaans onderzoeksbureau. Gartner doet onderzoek naar de grootste trends binnen ICT. Deze trends wordt vertaald in een grafiek genaamd de Gartner Hype Cycle. Ook Idee Management software heeft hier een plaats op. De Hype Cycle van Gartner (2009) laat zien dat Idee Management afstevent naar een volwassenheid binnen 2 – 4 jaar. Een andere trend is dat Idee Management software meer en meer een overlapping heeft met “sociale” software. Sociale software zijn Twitter, Facebook, Hyves en MSN. Beide software producten, idee management software en sociale software zijn bijna in een even gevorderd stadium op de Hype Cycle.

Idee Management en tijdgeest

Binnen idee Management worden ideeën beoordeeld . Deze beoordeling bepaald of een idee geschikt is om verder uitgewerkt te worden. Een van de beoordeling criteria voor uitwerking is de tijdgeest. De tijdgeest is een complexe samenwerking van externe componenten zoals politiek, financieel, sociaal, etc. De tijdgeest komt tot ons via de media. De tijdgeest is een bepalende factor of een idee een succes kan worden of kan falen. Ideeën moeten dus in de pas lopen met de tijdgeest. Sterker nog de tijdgeest zal van te voren goed “gelezen” moeten worden om uit het idee een concurrerend voordeel te kunnen trekken. Die bedrijven die de tijdgeest goed kunnen lezen hebben hun diensten en producten al en een ver gevorderd stadium gereed om op de markt te brengen. Hierdoor kunnen zij ook goed profiteren als een product of dienst op de juiste tijd op de markt. Een voorbeeld van de tijdgeest van enkele jaren geleden is “Balans tussen werk en privé”. Een ander voorbeeld van de tijdgeest is “Mobiliteit”.

Het doorzoeken van de ideeën portfolio en dit tegen de tijdsgeest aan te houden is beslist aan te raden.

Idee management is het inrichten van ideeën

Ideeën binnen idee management worden vaak ingericht conform doelstellingen beschreven in de innovatie strategie. Zonder een innovatie strategie te kennen kunnen ideeën ook in algemene categorieën worden geplaatst. Deze traditionele categorieën zijn: efficiëntie, effectiviteit en innovatie. Efficiëntie beschrijf ik als “op de juiste manier werken”. Effectiviteit als “de juiste werkzaamheden uitvoeren” en innovatie als “totaal anders werken”. Een nieuw idee kan dus in een of meerdere van deze categorieën vallen. Een voorbeeld van een idee die in meerdere categorieën valt is kennis management. Kennismanagement valt in de categorieën innovatie en effectiviteit.

Idee volgen ook de economische trend. In economische slechte tijdens zijn bedrijven op zoek naar ideeën met de nadruk op efficiëntie. Bij een economische opleving zoeken bedrijven vaak idee op het vlak van effectiviteit en innovatie.

In idee management systemen zul je deze categorieën niet snel terug vinden. Binnen idee management worden idee campagnes opgezet waarbinnen een uitdaging wordt gesteld. Deze uitdaging laat zich vertalen door “wij zoeken ideeën om energie op te wekken met zonder emissie?”. Dit kan een van de strategische doelstellingen zijn waarvoor innovatieve ideeën nodig zijn.

Innovatie idee geschikt maken voor de organisatie

Dit artikel is een vervolg op het vorige artikel genaamd “Op zoek naar innovatie ideeën”. Na een speurtocht naar het juiste idee zal het idee in de organisatie binnengebracht moeten worden. Het binnenbrengen van een idee in de organisatie is maatwerk. Het zwaartepunt van het introduceren van een idee in de organisatie is communicatie.

Een aantal kanttekeningen zijn hierop van toepassing:

(1) Breng je idee naar voren in lijn met wat de mensen bezig houdt. Het idee zal moeten aanhaken op de kern van de organisatie en moet passen binnen de (innovatie ) strategie.
(2) Leg het zwaartepunt niet op de onderliggende technologie, maar op d mensen, processen en de inhoud hiervan. Positioneer technologie als een factor die het mogelijk maakt het idee uit te voeren.
(3) Gebruik geen jargon. Dit is inderdaad verleidelijk om jargon te gebruiken, maar daar bereik je alleen maar de groep mensen mee die dit kennen. De doorsnee medewerkers haken af wanneer er technisch jargon worden gebruikt in het beschrijven van het idee.
(4) Verpak het idee in eenvoudige bewoordingen. Simplificeer het idee in bewoordingen. Dit sluit aan om bovenstaand punt 3. Eenvoudige bewoordingen van een idee blijft vaak langer “hangen” in het geheugen dan een complex verhaal. Er is helaas ook een keerzijde. Bij een idee die radicaal te bestempelen is, is eenvoudige bewoordingen niet voldoende. Maak een duidelijk keuze in de bewoordingen die je gaat gebruiken om het idee te introduceren in de organisatie.
(5) In welke fase je ook bent met het idee binnen de organisatie, hou altijd oog op het uiteindelijke doel van het idee. Wat is het resultaat van het idee? Wat moet er bereikt worden met dit idee? Ook al ben je in het prille begin van het idee, hou het einddoel in de gaten.
(6) Indien het idee een “aardverschuiving” voor de organisatie betekent is het verstandig om het idee op te splitsen in kleinere gedeeltes. Zeker voor degene die graag risico’s beheersbaar willen houden zal dit een aantrekkelijke aanpak zijn. Let wel op hoe je de impact op de organisatie verteld. Zeker als er functies in de organisatie veranderd gaan worden door het idee kan je weerstand verwachten.

Gebruik je communicatie plan voor je idee om steun te zoeken bij het management. Of liever steun te zoeken bij de directeur. Hoe meer impact het idee heeft in de organisatie, hoe meer je de steun nodig hebt van het (top) management voor de benodigde (financiële) middelen.

Op zoek naar innovatie ideeën

Innovatie ideeën komen niet aanwaaien. Een eerste stap is om op zoek te gaan innovatie ideeën. Bronnen voor innovatie ideeën zijn er voldoende. Men kan zoeken binnen de organisatie, buiten de organisatie, buiten de landsgrenzen of buiten het marktsegment. Het zoek domein voor innovatie ideeën is groot. Het aanbod van innovatie is ook groot. Uit dit grote aanbod zal een organisatie een juiste idee moeten filteren of een combinatie maken van bestaande ideeën tot een nieuw idee. Een van de (externe) voorbeeld bronnen van informatie zijn Harvard Business Review en The Economist. Het lezen van deze artikelen is een goede start voor het opdoen van innovatieve ideeën. Natuurlijk kan het Internet ook een bron zijn van informatie. Ander externe bronnen van informatie zijn natuurlijk scholen die onderzoek en ontwikkeling doen. Een mogelijk hier is om subsidie te krijgen van de overheid om een onderzoek te starten naar een innovatie idee.

Een idee kan niet zondermeer 1-op-1 worde overgenomen. Een idee moet passen bij een de innovatie strategie van een organisatie. Kennis van het organisatie is essentieel om te kunnen bepalen of een idee zou kunnen passen. Het doel van een idee is om de prestatie van de organisatie te verbeteren. Een voorbeeld: Om een nieuwe innovatie programma te introduceren in een zeer conservatieve organisatie zal een kleine kans hebben.

Een idee moet solide zijn. Een idee zou kredietwaardig moeten zijn. Om bijvoorbeeld een idee te laten landen in een organisatie kan een artikel goed werken. Een artikel die door een buitenstaander is geschreven. Een buitenstaander die een expert is op dit onderwerp. Een sterker middel is om de schrijver van het artikel uit te nodigen en te vragen om het artikel toe te lichten met de mogelijkheid om vragen te stellen.

Voor dat een idee geschikt is voor een organisatie zal het idee passend moeten worden gemaakt. Het idee zal zo verpakt moeten dat het door de organisatie begrepen wordt. Hierover in het volgende artikel meer.

Innovatie is het werkproces van idee management

Innovatie bestaat uit drie basis componenten: generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding. Deze basis componenten stimuleren elkaar. Om innovatie met succes te kunnen uitvoeren moeten alle drie basis componenten goed gepresteerd worden. Naast deze drie basis componenten spelen mensen en processen een centrale rol. Hierbij gaan we van uit dat het geheel van innovatie, mensen en processen goed geïntegreerd is binnen de innovatiestrategie van het bedrijf.

Op het eerste oog ziet dit er eenvoudig uit. Alleen de praktijk is weerbarstiger. Hoe dan ook het eenvoudiger innovatie uit te leggen door deze drie blokken (generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding).

Door innovatie te zien als het werkproces van idee management geeft je meer bereik aan innovatie. Innovatie wordt vaak geassocieerd met het uitvinden van een nieuwe product. Idee management niet. Idee management heeft een veel groter bereik. In het bereik van idee management zijn niet alleen nieuwe producten maar ook nieuwe business modellen en nieuwe processen. Door innovatie te zien als het werkproces van idee management wordt deze beperking, alleen nieuwe producten, te niet gedaan.

Idee management automatiseren of niet

Idee management automatiseren of handmatig afhandelen is een veel gestelde vraag. Naar mij mening kunnen beide of een combinatie het juiste antwoord zijn.

Een idee is vaak een ruwe schets. Een ruwe schets dat uitgewerkt moet worden. Een ruwe schets die een artiest nodig heeft om tot een meesterwerk te komen. Een ruwe schets die de juiste voedingsbodem met de juiste hoeveelheid aandacht op de juiste tijd tot een waardevol object wordt gemaakt door een artiest. Elk idee verschilt ten opzichte van de ander.

Deze verschillen laten zich vertalen in:

(1) Verschillende voordelen (baten)
(2) Verschillende doelen
(3) Het is meer of minder complex
(4) Het kan snel of minder snel worden gerealiseerd
(5) Er zijn meer of minder medewerkers nodig om dit uit te werken en te beoordelen
(6) Er zijn verschillende vaardigheden nodig om het uit te werken
(7) Verschil in investeringen en bijbehorende risico’s
(8) Verschil in marketing aanpak

Aan deze lijst kan een meerdere onderverdeling gemaakt worden totdat het aantal verschillende verveelvoudig is. Terug komend op de eerst gestelde vraag; “automatiseren of niet?”, in het eerste fase van idee management is vaak chaotisch. Deze chaotische fase is nodig om tot creativiteit te komen. Deze fase is rondom de mens georiënteerd en niet passend in een proces. Op het idee dat het idee enigszins uitgewerkt is kan het geschikt gemaakt worden voor een werkproces. Niet eerder. Zeker in de creativiteitsfase is er ruimte en vrijheid nodig om te komen tot een idee. Deze flexibiliteit is nodig en kan niet gevonden worden in een werkproces. Zodra het idee geschikt is en de contouren bekend kan het in een werkproces opgenomen worden en met de uitwerking worden begonnen. In het werkproces kan het de juiste voedingsbodem krijgen om tot volledige wasdom te komen.

Reactie op vraag – Idee Management systeem veroorzaakt verstarring

Automatisering brengt een belofte. Een belofte dat zaken van zelf (auto) gaan. Automatisering heeft eigen een ander doel namelijk het verwerken van grote hoeveelheden of het produceren van grote hoeveelheden. Het accent ligt op verwerken. Het verwerken op een gecontroleerde manier, zoveel mogelijk geoptimaliseerd en oneindig herhaalbaar. Trek een vergelijking met de Ford fabriek (Henry Ford). Henry Ford doel was niet om betere auto’s te fabriceren maar om kosten te besparen. Door het produceren van auto’s en het gehele proces te automatiseren had hij een complete afdeling georganiseerd. Deze afdeling had als opdracht alle werk tot op de fijnste details te optimaliseren. Ook hier kan de vraag gesteld worden; brengt het optimaliseren betere auto’s voort? Het resultaat van automatiseren is niet om betere goederen te produceren maar om kosten te verminderen door handelingen herhaalbaar te maken. Juist hier ligt de toegevoegde waarde van automatiseren. De kernwaarde van automatiseren ligt in herhaling van telkens dezelfde zaken.

Is het verstandig de idee management werkprocessen te automatiseren door deze in een vaste vorm te gieten? Voor een gedeelte wel, maar niet voor het overgrote gedeelte. In het overgrote gedeelte wordt de echte waarde toegevoegd in het proces. Deze toegevoegde waarde is telkens anders en vraagt steeds andere vaardigheden. Idee management valt niet compleet te automatiseren vanwege het creatieve karakter van het proces. Door vergaande automatisering van het idee management systeem is verstarring het resultaat.

Wat de nut en noodzaak is om idee management proces te automatiseren is een valide vraag. Voor elke organisatie zal dit een ander antwoord opleveren.

Idee Management systeem veroorzaakt verstarring

Uit deze weblog is de vraag naar voren gekomen “Veroorzaakt idee management systemen verstarring door te automatiseren?”.

Uitgangspunt van deze stelling is de algemene trend binnen automatisering. Wie eenmaal het pad van automatisering op gaat bevindt zich in het spoort van continue structurering van processen. Automatisering dwingt meer en meer tot systematische aanpak van werkwijzen. Steeds minder wordt aan toeval overgelaten. Door structurering en rationalisering treedt er verstarring op. Dit gaat ten kosten van creatief en innovatie vermogen binnen het idee management proces.

In het direct opvolgende artikel, deze week, zal ik hierop terugkomen.

Innovatie Ideeën – Op maat gemaakt

Mensen willen graag aandacht krijgen. Mensen willen graag iets op maat hebben zodat het direct aan hun wensen en eisen voldoet. Mensen willen diensten aankopen die precies passen en waaraan zij zelf niets meer hoeven te veranderen. Een dienst die precies op maat is gemaakt. Een dienst die precies bij u past. Diensten die op maat zijn gemaakt zijn altijd gewild en staan los van de tijdgeest. Diensten die op maat zijn vallen ook in het hogere prijs segment.

Een voorbeeld uit de praktijk is de “Heavenly Bed”. In het Westin Hotel kan je slapen op een bed met het predicaat “Heavenly bed”. Met dit type bed schijnt het summum te zijn om op te slapen. Met het opnemen van dit type bed in de hotelkamers verwen je de klant tot en met.

Een innovatie thema “op maat gemaakt” kan goed passen tijdens een brainstorm sessie. Het thema “op maat gemaakt” moet wel passen in de innovatie strategie van de organisatie.

Innovatie ideeën – Goed is Goed Genoeg

Een afstandbediening met rijen van knoppen voor het bedienen van een TV of Dvd-speler. In het gebruik van een afstandbediening is het keuze van functies vaak overweldigend. In het dagelijks gebruik worden slecht een paar knoppen van de afstandbediening daadwerkelijk gebruikt.

Afstandbediening zijn ontworpen van technisch oogpunt en niet vanuit een gebruikers oogpunt. Philips heeft dit herkent en de slagzin aangepast van “Let’s make things better” naar “Sense and Simplicity”.

Een van de software toepassingen binnen Microsoft Office is Microsoft Excel. Microsoft Excel is ook overweldigend qua functionaliteiten en toepassingen. Voor de doorsnee gebruiker worden slecht 5% van deze functionaliteiten gebruikt.

Er zijn talloze voorbeelden te noemen waar de interface zo complex is dat het de doorsnee gebruiker afschrikt. Dit is voor verbetering vatbaar. Een idee kan zijn om de gebruikers “interface” simpeler te maken. Een idee kan zijn om de gebruikers “interface” eleganter te maken. Voor een innovatie thema in een brainstorm sessie is “Goed is Goed Genoeg” een prima onderwerp. Probeer dit thema ook te associëren met kosten efficiënt.

Innovatie is een kwestie van doen

Innovatie begint met een idee. Innovatie is niet alleen maar een idee. Na het idee komt namelijk het lastigste gedeelte van innovatie; het uitvoeren van het idee. Iedereen heeft ideeën. Iedereen heeft ideeën hoe het zo moeten zijn. Het hebben of verkrijgen van een idee is misschien wel het eenvoudigste. Het lastige is met het idee beginnen. En daarna natuurlijk het tot een goed einde te brengen, Ofwel het idee tot een succesvolle innovatie uit te voeren.

Wat is nu zo lastige aan het tot uitvoer brengen van een idee? Het mislukken. Niet één keer mislukken, maar misschien wel talrijke keren mislukken. Binnen de innovatie wereld is er een ander woord voor mislukken, namelijk leren. Leer van je mislukkingen en ga verder. Beschouw mislukken niet als een fout, maar als een mogelijkheid om tot nieuwe inzichten te komen. Kortom leer van de gemaakte fouten.

Bedenk dat er in afdelingen als Onderzoek & Ontwikkeling continue geëxperimenteerd wordt. Na een fout experiment wordt er een analyse gemaakt om het volgende experiment ander aan te pakken. Dit blijft doorgaan tot er succes wordt geboekt.

Het zwaartpunt van een innovatie ligt meer op de uitvoering. Innovatie is een kwestie van doen.

Innovatie ideeën – Duurzaamheid

In oktober 2006 zond de VRPO in het programma Tegenlicht met als thema “afval als voedsel”. In dit programma werd een nieuwe concept uitgelegd genaamd “Cradle to Cradle”. Het nieuwe concept vertelde een verhaal hoe groei goed kan zijn voor de ondernemer én voor de mens én voor het milieu. In het jaar 2006 was dit een revolutionair concept te noemen.

In de afgelopen periode wordt steeds meer melding gemaakt over duurzaamheid. In steeds meer openbare aanbestedingen wordt er gevraagd wat het aanbiedende bedrijf doet op gebied van duurzaamheid. Duurzaamheid kan dus gebruikt worden als onderscheidende factor binnen producten, dienstverlening of zelf het business model van een bedrijf.

Sinds 2006 zijn er meer en meer bedrijven zich aan het profileren op het gebied van duurzaamheid. Een goed initiatief is het verschaffen van zonnepanelen in een van de wijken in de Filippijnen. Hierdoor kan een huishouden energie sparen overdag door middel van zonlicht. De opgespaarde energie wordt des avonds gebruikt voor verlichting. Het bedrijf die deze zonnepanelen verschaft is British Petroleum.

Duurzaamheid als innovatief thema is nog steeds actueel. De onderscheidende werking ten opzichte van concurrenten ook. Over de jaren heen zal het thema qua actualiteit wel in kracht inboeten. Verwachting is dat meer en meer in wetgeving zal vastgelegd worden en hiermee worden bedrijven gedwongen om duurzaam te produceren.

Op zoek naar nieuwe ideeën kan duurzaamheid als innovatief thema valide zijn. Heel interessant onderwerp tijdens brainstorm sessies.

Innovatie ideeën – Altijd Beschikbaar

In werkelijkheid lijken innovaties veel op elkaar. Veel innovaties hebben namelijk een gemeenschappelijke component en lijken in essentie op elkaar. Deze gemeenschappelijk innovatie component kan opgevat worden als een thema. Een innovatie thema.

Een van de thema’s van een aantal jaren terug was “altijd beschikbaar”. “Altijd beschikbaar” betekent dat de dienst, product altijd voorhanden is; ongeacht wanneer, ongeacht waar.

Veel organisatie hebben deze innovatie trend opgepakt en in hun product, dienst of business model opgenomen. Een aantal organisaties gebruiken “altijd beschikbaar” als hun onderscheidende factor in de markt.

Een van de bouwstenen voor dit thema is natuurlijk het internet en het “draadloos kunnen werken”. Een voorbeeld van “altijd beschikbaar” is de internet boekenwinkel bol.com.

Of dit thema “altijd beschikbaar” toepasselijk is voor elke organisatie is discutabel. Het is zeker een innovatie thema om mee te nemen in “brainstorm sessies”. Of misschien uit te zetten in een ideeën campagne. Elke organisatie kan zich afvragen: “Wat kunnen wij met het thema “altijd beschikbaar zijn” ?”.

Met geduld komen ideeën tot bloei

Vanuit verschillende opleidingsprogramma worden we geleerd om stapsgewijs een proces te ontwikkelen. De meeste processen zijn dat ook stapsgewijs of lineair van aard. Dit is ook waar voor het innovatie proces en voor idee management. Rudimentair is het proces als volgt ingericht; het begint met een idee, vervolgens wordt er een plan gemaakt en dan wordt het plan uitgevoerd. Een lineair benadering werkt voor de meeste innovatie initiatieven goed die van te voren goed zijn te over zien en waarvan het “pad” al een keer is bewandeld. Een voorbeeld een verbetering op een bestaand product. Maar wanneer het “pad” nieuw is en het is nog onbekend waar het “pad” toe leidt zal een deze lineaire aanpak niet werken. Bij “echte” innovatie werkt de stapsgewijze aanpak onvoldoende. Elke innovatie begint met nieuw inzicht en een idee. Maar als het idee leidt tot “echte” innovatie is het niet eenvoudig om meteen een compleet plan neer te leggen voor uitvoering van dit idee. Een “echte” innovatie duidt op een veelheid van onbekend factoren. Er is in eerste instantie niet direct een business case samen te stellen voor de volgende fase in het innovatie proces. In de praktijk betekent dit dat het idee wordt afgekeurd omdat er geen sluitende business case te maken is of dat er onvoldoende gegevens beschikbaar zijn om een goed doortimmerd uitvoerplan te maken.

Elke beginnende ondernemer herkent de volgende beschrijving. Een ondernemer begint met een idee. Dit idee veranderd langzamerhand naarmate er meer inzicht verworven wordt en naarmate er meer geëxperimenteerd is. De uiteindelijke idee is de som van veel experimenteren en telkens het idee opnieuw bekijken. Dit inzicht is er niet bij de start van het idee. Dit inzicht moet verworven worden. Een succesvol idee kan niet alleen beoordeelt worden op de inhoudelijke component maar vraagt ook volharding en het talent om het idee gaandeweg aan te passen. Het idee staat dus niet alleen op zich maar vraagt ook passie van degene die met het idee aan de slag gaat en het compleet uitwerkt en bereid hiervoor “door het vuur te gaan”. Het beoordelen van ideeën puur op een goed geschreven plan is eenvoudigweg onvoldoende.

Voor het eerste gedeelte van het innovatie proces is er ruimte nodig voor het idee, ruimte nodig om te experimenteren en ruimte nodig om te leren. In plaats van het standaard lineaire proces, waarbij alle stappen precies zijn vastgelegd, te noemen; idee – plan – uitvoering; is er andere eerste fase nodig. In deze eerste fase van het innovatie proces komen alle stappen iteratief terug om uiteindelijk het idee rijp te maken voor de volgende stap in het innovatie proces. Binnen deze eerste fase zijn de stappen; idee – probeer – aanpassing; van belang.

In de eerste stap van het innovatie proces is er een andere type leiderschap, cultuur en beloning nodig. De eerste stap kan bemoeilijk worden binnen organisaties met een focus op korttermijn resultaten en vermijden van risico’s. Het van te voren leveren van een bewijs (een bewezen business case) voor idee vorm ook een obstakel voor het verder uitwerken van een idee. Het geven van vertrouwen aan medewerkers om een ruw idee uit te werken tot een succes is een voorwaarde. Om uiteindelijk de vruchten te plukken van ideeën is er bewegingsruimte nodig. Bewegingsruimte om ideeën uit te werken, uit te proberen, en ervan te leren.

Ideeën mix

Voor innovatie zijn ideeën nodig. Verschillende ideeën wel te verstaan. Binnen idee management bestaan er ruwweg 4 categorieën ideeën.

(1) Een idee dat op een bestaande product, dienst of business model een kleine wijziging voorstelt; (stapsgewijs)
(2) Een idee dat met een radicalere inslag een compleet product, dienst of business model initieert binnen een nieuwe markt;
(3) Een idee dat visionair is, dus conform aan de visie van de organisatie;
(4) Een idee dat van een gebruikers perspectief.

Nu is het belangrijk om een mix van ideeën te hebben. Waarom? Veronderstel dat alle ideeën alleen met een stapsgewijs een verandering in een product voorstelt. Deze ideeën kunnen waardevol zijn, maar uiteindelijk haalt de product levenscyclus deze stapsgewijze veranderingen in. Het rekken van een product levenscyclus kan maar in beperkte mate. Een eenzijdige mix van ideeën maakt het geheel van ideeën niet waardevol. Een juiste verhouding van verschillende type ideeën daarentegen wel. Het vinden van de juiste mix is zeer afhankelijk van de organisatie. Er is geen gouden regel binnen ideeën management of portfolio management om een juiste verhouding aan te duiden. Een organisatie zal zelf moeten bepalen welke mix het meest waardevol wordt geacht. Om een voorbeeld te noemen; in de startfase van een organisatie zijn stapsgewijze ideeën wel welkom, alleen passen niet echt in de groeiplannen van een organisatie. Elk organisatie moet zelf bepalen welke mix voor haar toekomst het beste is.

Idee management projectplan

Om idee management te introduceren binnen een organisatie is er een verandering nodig. Een verandering op een aantal vlakken. Om deze organisatie verandering gestructureerd te laten verlopen is een projectplan aan te raden. Een projectplan biedt duidelijkheid aan alle belanghebbende. Voor schrijven van een projectplan zijn allerlei systemen beschikbaar, iedere organisatie heeft wel een voorkeur voor een bepaald project systeem. Voor een maken van een projectplan voor een idee management systeem zullen een aantal stappen overeenkomen met elke andere organisatie verandering. In de onderstaande opsomming van focus gebieden maken we onderscheid qua voorbereidingsfase, implementatie fase, afsluitingsfase.

Voorbereidingsfase 1 idee management systeem

(1) Het verkrijgen van ondersteuning en toezegging van het bestuur op de introductie van een idee management systeem.
(2) Het bepalen wat het project een succes maakt. Welke doelstellingen moeten er behaalt worden om het project tot een succes te benoemen? Welke risico’s lopen we en welke acties kunnen we dan opstarten?
(3) Wat is de nut en noodzaak van een idee management systeem? Een duidelijke beschrijving hiervan in het projectplan is wenselijk. Een duidelijke business case binnen het projectplan voor idee management is aan te raden.
(4) Welke wensen en eisen zijn er gesteld aan het idee management systeem? Hoe is er gekomen tot de keuze van een idee management systeem?
(5) Wat is het bereik van het idee management systeem? Welke medewerkers gaan het idee management systeem gebruiken? Wordt het bereik in de toekomst uitgebreid naar klanten, partners en toeleveranciers?
(6) Hoe wordt er omgegaan met bedrijfsgevoelige informatie? Worden er aan ideeën gewerkt waarin toekomstige patenten in besloten liggen? Zijn eigendomsrechten van ideeën gewaarborgd?
(7) Hoe is de beloningsstructuur ingericht voor het aanleveren van ideeën? Hoe gaan we de medewerkers prikkelen tot het inzenden van ideeën ?
(8) Naar welke ideeën zoeken we? Voor welke problemen zoeken we ideeën ? Wat zijn gewenste ideeën ? Welke ideeën zijn ongewenst?
(9) Hoe gaat we het idee management implementeren ? Wordt er eerst een proef opstelling gemaakt om kennis te maken voor een beperkt aantal medewerkers? Maken we het systeem direct toegankelijk voor de gehele organisatie?
(10) De ingezonden ideeën moeten uiteindelijk beoordeelt worden. Zijn de leden van het beoordelingsteam gereed voor hun taak? Is de samenstelling van het beoordelingsteam divers? Zijn er procedures gemaakt om ideeën te beoordelen? Zijn er score kaarten beschikbaar om de ideeën te beoordelen? Is het werkproces klaar voor het beoordelingsteam? Weet iedereen zijn taak binnen het beoordelingsteam? Met welke frequentie wordt er beoordeelt? Hoe worden de resultaten teruggekoppeld naar de inzender van het idee? Welke voorwaarden zijn er gesteld om een idee te bevorderen naar de volgende verwerkingsfase.
(11) Hoe gaan we verder met de ideeën? Indien de ideeën zijn uitgewerkt tot concepten worden deze dan ook automatisch projecten? Is er voldoende capaciteit, kennis en ervaring binnen de organisatie om deze ideeën uit te werken tot prototypen of tot volwaardige producten?
(12) Welke technische eisen zijn er gesteld door de leverancier van het idee management systeem? Kan de organisatie voldoen aan deze technische eisen? Zijn hiervoor nog veranderingen nodig aan het ondersteunende platform voor het idee management systeem? Is de ICT afdeling betrokken bij de implementatie?
(13) Welke communicatie kanalen kunnen gebruikt worden om aan de medewerkers te melden over het idee management platform tijdens het project, tijdens implementatie en voor elke ideeën campagne.
(14) Zijn er trainingen beschikbaar om de medewerkers voor te bereiden in het gebruik van idee management systeem?
(15) Controleer proces- en proceduredocumentatie.
(16) Bij idee management systeem is het verstandig om een moderator aan te wijzen. Een moderator stimuleert de inzenders van ideeën samen te werken met de andere medewerkers. Is de moderator klaar voor zijn taak?
Met introduceren van het idee management platform is het aan te bevelen meteen een uitdaging in het systeem op te nemen. Een uitdaging; een vraag om met ideeën te komen voor een oplossing. Op het moment van de implementatie is er meteen een uitdaging om mee aan de slag te kunnen.

Voorbereidingsfase 2 idee management systeem invulling

(1) Vraag aan het bestuur welke uitdagingen de meeste prioriteit hebben? Deze vraagstukken komen kunnen direct onder de aandacht worden gebracht en meteen voor ideeën worden gevraagd.
(2) Bereid het beoordelingsteam voor op de komende taak en het uitstaande vraagstuk.
(3) Bereid de communicatie helemaal voor en verwacht terugkoppeling hierop.
(4) Configureer het idee management platform voor productionele inzet.

Productiefase

(1) Maak het idee management productioneel. Geeft het vrij voor gebruik aan de organisatie
(2) Maak ophef over het vrij geven van het idee management platform door een ludieke opening.
(3) Controleer het idee management proces nogmaals
(4) Maak een terugkoppeling naar het bestuur over de eerste week van in bedrijfsname.

Afsluiting project

(1) Maak een beschouwing met het bestuur over het ingebruikname van het idee management platform.
(2) Presenteer de resultaten aan het bestuur.
(3) Evalueer hoe het project is verlopen. Maak gebruik van de “lessen” die geleerd zijn.
(4) Sluit het project af.

Met het afsluiten van het project is idee management systeem in gebruik genomen en geïmplementeerd. Voor een organisatie is dit een start en niet het einde. Na implementatie begin het pas. Het uiteindelijk doel is om de “vruchten te plukken” van het systeem, ofwel dat ideeën kan stormen door het idee management proces. Dit gebeurt helaas niet automatisch, maar vraagt continue aandacht. Uit de praktijk blijkt dat hier een rol weggelegd is voor een moderator. De taak van een moderator is om mensen te verbinden, ideeën te verbinden en vragen ideeën verder te verduidelijken. Een idee management systeem vraagt continue aandacht anders verzwakt het en wordt het uiteindelijk niet meer gebruikt.

Idee Management status

In het afgelopen 2 jaren hebben we gezien dat idee management langzamerhand wordt geïntroduceerd in service organisaties en binnen de overheid. Deze trend zal zich meer en meer door zetten in dit jaar, 2010.
De principes van idee management zijn in de afgelopen jaar wel hetzelfde gebleven, namelijk:

(1) Meer en meer de medewerkers te integreren binnen innovatie proces;
(2) Het systematisch verzamelen, selecteren van aangeboden ideeën om de beste hieruit te selecteren die een organisatie vooruit helpt.
(3) De medewerker actief betrekken, te motiveren, om deel uit te maken van innovatie proces binnen een organisatie.

Het bereik van idee management is in de afgelopen jaren alleen maar gegroeid. Idee management houdt zich ook vaak aan synchroon aan de economische cyclus. Het bereik van idee management heeft vaak de volgende intenties; Het bereiken van kostenbesparingen, het verbeteren van de werkprocessen en het behalen van omzetgroei.

Het idee management proces is ook qua bereik gegroeid in de afgelopen 2 jaar. Meer en meer instrumenten worden ingezet om tot ideeën te komen. Een greep uit deze idee instrumenten zijn; brainstorming, idee campagnes, etc. Het betrekken van de medewerkers binnen het idee management proces blijkt meer een meer verankerd te worden in een organisatie. Deze verankering wordt gestimuleerd door dat er van de medewerker meer verwacht wordt op het innovatie vlak en ook deel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden.

Qua ondersteunende technologie zijn er meer en meer software leveranciers bijgekomen die idee management systemen kunnen leveren. Vaak wordt die management geleverd met een project portfolio systeem of een product ontwikkel systeem.

Trend is ook om buiten de muren van de organisatie te kijken voor nieuwe ideeën. Een aantal succesvol lanceringen zijn gedaan voor idee management. Een prima voorbeeld is bijvoorbeeld DELL met IdeaStorm. Hierbij kan de consument productverbeteringen aanbieden via een website.

In het gebruik van idee management zijn er ook een aantal probleem gebieden komen bovendrijven. Een van de probleemgebieden is het beoordelen van ideeën en het selecteren van de juiste ideeën voor verdere uitwerking. Een tweede probleemgebied is dat idee management binnen een continue een “moderator” nodig heeft om de samenwerking tussen de medewerkers te stimuleren.

Waarom open innovatie?

Een van de redenen om als organisatie naar open innovatie te gebruiken is dat de kennis niet meer geconcentreerd is binnen een aantal organisaties. Kennis en ervaring is ook aanwezig buiten de muren van de organisatie. Een logische stap is voor een organisatie om buiten de muren van een organisatie op zoek te gaan naar nieuwe ideeën voor innovatie. Open innovatie kan zover gaan om het intellectueel eigendom te verleggen naar andere bedrijven voor verdere innovatie hierop. Open innovatie vraagt om een andere business model. Open innovatie vraagt om vertrouwen, veel vertrouwen.

Idee Management Software

Er zijn vele aanbieders op de markt voor idee management software. In dit artikel geef ik een algemene overzicht van de minimale functionaliteiten die een idee management software pakket moet hebben.

(1) Inzenden en verzamelen van ideeën. Het verzamelen van ideeën door middel van een elektronisch formulier. Dit ideeën formulier kan aangepast worden naar vraagbehoefte van de organisatie. Bijvoorbeeld een specifiek formulier als er ideeën worden gevraagd voor een business probleem.
(2) Het uitzetten van idee campagnes met een specifiek zakelijk doel. In een campagne wordt er een vraagstuk uitgezet in de organisatie en gevraagd om ideeën aan te leveren voor oplossingen. Een campagne is tijdsgebonden, specifiek vraagstuk. Voor een campagne wordt aandacht gevraagd via verschillende communicatie om hiervoor aandacht te vragen.
(3) Het op maat maken van idee evaluatie criteria. Ideeën dienen beoordeelt te worden om het beste idee te selecteren voor verdere uitwerking. Een objectieve beoordeling met numerieke schalen is wenselijk. Een flexibele scorekaart voor elk idee binnen een idee management systeem wordt door de meeste software leveranciers ondersteunt.
(4) Het op maat maken van werkprocessen voor verdere idee verwerking. Elk idee wordt fase voor fase door een werkproces ‘heen gehaald’. Een idee management systeem zal een flexibele inrichting van dit werkproces moeten aanbieden omdat de inrichting van een idee management systeem per organisatie verschilt.
(5) Samenwerken op ideeën en het delen van ideeën. Een van de belangrijkste punten binnen een idee management systeem is het samenwerken aan ideeën. Elkaars ideeën verbeteren en verfijnen. Een idee management systeem moet de mogelijk bieden om de ideeën op verschillende manier te sorteren, ideeën te voorzien van commentaar, ideeën ondersteunen door experts samen te laten werken. Een idee management systeem moet geografisch verschillende locaties kunnen ondersteunen. Idee management zal ook “best practises” ondersteuning bieden en gelijkluidende idee kunnen herkennen.

Een idee management systeem moet ondersteuning bieden om snel door een groot aanbod van ideeën de beste te kunnen selecteren.

Beoordelen van ideeën.

Het beoordelen van ideeën behoort objectief te gebeuren. Toch gebeurt dit vaak niet. Als managers eenmaal een idee hebben dan zoeken zij alleen maar medestanders voor ondersteuning. Alleen maar ter bevestiging van hun eigen idee. Deze medestanders zijn dan vaak meelopers die graag een zet aan hun carrière willen geven. De kunst is om het idee ten eerste objectief te beoordelen door middel van een score kaart. Een score kaart helpt om ideeën op een aantal onderwerpen te beoordelen en vervolgens hier punten aan te geven. Het is misschien nog beter om medewerkers te vinden binnen een bedrijf die kritisch naar het idee kunnen kijken. Met het kritisch kijken kan het idee “fijngeslepen” worden zodat het nog beter past binnen een organisatie. Een idee moet aansluiten bij de problemen van een bedrijf en er niet los van staan.