Idee management projectplan

Om idee management te introduceren binnen een organisatie is er een verandering nodig. Een verandering op een aantal vlakken. Om deze organisatie verandering gestructureerd te laten verlopen is een projectplan aan te raden. Een projectplan biedt duidelijkheid aan alle belanghebbende. Voor schrijven van een projectplan zijn allerlei systemen beschikbaar, iedere organisatie heeft wel een voorkeur voor een bepaald project systeem. Voor een maken van een projectplan voor een idee management systeem zullen een aantal stappen overeenkomen met elke andere organisatie verandering. In de onderstaande opsomming van focus gebieden maken we onderscheid qua voorbereidingsfase, implementatie fase, afsluitingsfase.

Voorbereidingsfase 1 idee management systeem

(1) Het verkrijgen van ondersteuning en toezegging van het bestuur op de introductie van een idee management systeem.
(2) Het bepalen wat het project een succes maakt. Welke doelstellingen moeten er behaalt worden om het project tot een succes te benoemen? Welke risico’s lopen we en welke acties kunnen we dan opstarten?
(3) Wat is de nut en noodzaak van een idee management systeem? Een duidelijke beschrijving hiervan in het projectplan is wenselijk. Een duidelijke business case binnen het projectplan voor idee management is aan te raden.
(4) Welke wensen en eisen zijn er gesteld aan het idee management systeem? Hoe is er gekomen tot de keuze van een idee management systeem?
(5) Wat is het bereik van het idee management systeem? Welke medewerkers gaan het idee management systeem gebruiken? Wordt het bereik in de toekomst uitgebreid naar klanten, partners en toeleveranciers?
(6) Hoe wordt er omgegaan met bedrijfsgevoelige informatie? Worden er aan ideeën gewerkt waarin toekomstige patenten in besloten liggen? Zijn eigendomsrechten van ideeën gewaarborgd?
(7) Hoe is de beloningsstructuur ingericht voor het aanleveren van ideeën? Hoe gaan we de medewerkers prikkelen tot het inzenden van ideeën ?
(8) Naar welke ideeën zoeken we? Voor welke problemen zoeken we ideeën ? Wat zijn gewenste ideeën ? Welke ideeën zijn ongewenst?
(9) Hoe gaat we het idee management implementeren ? Wordt er eerst een proef opstelling gemaakt om kennis te maken voor een beperkt aantal medewerkers? Maken we het systeem direct toegankelijk voor de gehele organisatie?
(10) De ingezonden ideeën moeten uiteindelijk beoordeelt worden. Zijn de leden van het beoordelingsteam gereed voor hun taak? Is de samenstelling van het beoordelingsteam divers? Zijn er procedures gemaakt om ideeën te beoordelen? Zijn er score kaarten beschikbaar om de ideeën te beoordelen? Is het werkproces klaar voor het beoordelingsteam? Weet iedereen zijn taak binnen het beoordelingsteam? Met welke frequentie wordt er beoordeelt? Hoe worden de resultaten teruggekoppeld naar de inzender van het idee? Welke voorwaarden zijn er gesteld om een idee te bevorderen naar de volgende verwerkingsfase.
(11) Hoe gaan we verder met de ideeën? Indien de ideeën zijn uitgewerkt tot concepten worden deze dan ook automatisch projecten? Is er voldoende capaciteit, kennis en ervaring binnen de organisatie om deze ideeën uit te werken tot prototypen of tot volwaardige producten?
(12) Welke technische eisen zijn er gesteld door de leverancier van het idee management systeem? Kan de organisatie voldoen aan deze technische eisen? Zijn hiervoor nog veranderingen nodig aan het ondersteunende platform voor het idee management systeem? Is de ICT afdeling betrokken bij de implementatie?
(13) Welke communicatie kanalen kunnen gebruikt worden om aan de medewerkers te melden over het idee management platform tijdens het project, tijdens implementatie en voor elke ideeën campagne.
(14) Zijn er trainingen beschikbaar om de medewerkers voor te bereiden in het gebruik van idee management systeem?
(15) Controleer proces- en proceduredocumentatie.
(16) Bij idee management systeem is het verstandig om een moderator aan te wijzen. Een moderator stimuleert de inzenders van ideeën samen te werken met de andere medewerkers. Is de moderator klaar voor zijn taak?
Met introduceren van het idee management platform is het aan te bevelen meteen een uitdaging in het systeem op te nemen. Een uitdaging; een vraag om met ideeën te komen voor een oplossing. Op het moment van de implementatie is er meteen een uitdaging om mee aan de slag te kunnen.

Voorbereidingsfase 2 idee management systeem invulling

(1) Vraag aan het bestuur welke uitdagingen de meeste prioriteit hebben? Deze vraagstukken komen kunnen direct onder de aandacht worden gebracht en meteen voor ideeën worden gevraagd.
(2) Bereid het beoordelingsteam voor op de komende taak en het uitstaande vraagstuk.
(3) Bereid de communicatie helemaal voor en verwacht terugkoppeling hierop.
(4) Configureer het idee management platform voor productionele inzet.

Productiefase

(1) Maak het idee management productioneel. Geeft het vrij voor gebruik aan de organisatie
(2) Maak ophef over het vrij geven van het idee management platform door een ludieke opening.
(3) Controleer het idee management proces nogmaals
(4) Maak een terugkoppeling naar het bestuur over de eerste week van in bedrijfsname.

Afsluiting project

(1) Maak een beschouwing met het bestuur over het ingebruikname van het idee management platform.
(2) Presenteer de resultaten aan het bestuur.
(3) Evalueer hoe het project is verlopen. Maak gebruik van de “lessen” die geleerd zijn.
(4) Sluit het project af.

Met het afsluiten van het project is idee management systeem in gebruik genomen en geïmplementeerd. Voor een organisatie is dit een start en niet het einde. Na implementatie begin het pas. Het uiteindelijk doel is om de “vruchten te plukken” van het systeem, ofwel dat ideeën kan stormen door het idee management proces. Dit gebeurt helaas niet automatisch, maar vraagt continue aandacht. Uit de praktijk blijkt dat hier een rol weggelegd is voor een moderator. De taak van een moderator is om mensen te verbinden, ideeën te verbinden en vragen ideeën verder te verduidelijken. Een idee management systeem vraagt continue aandacht anders verzwakt het en wordt het uiteindelijk niet meer gebruikt.