kennismanagement; Inzet van Bedrijfswiki (deel 1)

In de afgelopen 2 jaren beginnen de wiki’s een prima reputatie opgebouwd als opslag medium om kennis te delen. Een wiki is een open samenwerking systeem, iedereen kan documenten lezen en eventueel aanpassen. Deze open architectuur spreekt wiki gebruikers aan om mee te denken op allerlei mogelijke onderwerpen op de wiki beschikbaar zijn. Deze openheid staat in schril contrast met andere kennismanagement systemen die gesloten zijn naar de gebruiker toe. De openheid van de wiki als als gevolg dat de complexiteit van de architectuur meteen gereduceerd wordt. Een van de bekende voorbeelden van een wiki is natuurlijk de wikipedia.

Natuurlijk zijn er bezwaren te noemen om wiki’s in te zetten als een typisch democratisch systeem. Deze bezwaren vallen in categorieën als management, juridisch, privacy en maatschappelijk. Toch is de opmars van wiki’s niet meer tegen te houden. Wiki’s vinden we zowel in een intranet, extranet en in een open internet omgeving. Wiki’s kunnen voor verschillende doeleinden worden ingezet. Een voorbeeld is een bedrijfswiki. Een bedrijfswiki heeft als functie om bedrijfskennis te verzamelen en beschikbaar te stellen. Het beschikbaar maken van een bedrijfswiki is vanuit een automatisering (technisch) perspectief een behapbaar project. Vanuit een gebruikersperspectief is dit niet zo eenvoudig. Er zijn grofweg vier aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:
(1) Hoe kan het bedrijf de gebruikers van een wiki enthousiasmeren om deel te nemen in proces om kennis te op te slaan, op te bouwen en te distribueren.
(2) Wat is de houding van de medewerkers ten aan zien van een Wiki? En welke methodieken kunnen we gebruiken om het gedrag binnen een wiki duidelijk te maken? Hoe kijken de wiki gebruikers naar dit kennis instrument?
(3) Hoe kan het bedrijf de mogelijkheden van een Wiki volledig benutten? Zijn keuze te maken binnen de verschillende type wiki’s?
(4) Zijn er specifieke bedrijfsdoelen te dienen?
(5) Hoe kan je wildgroei van wiki’s in de hand houden?

In de komende maanden zal ik een reeds artikelen schrijven over wiki’s. Tevens zal ik berichten over de ervaringen die wij opdoen binnen onze eigen bedrijfsomgeving over het opzetten van een bedrijfswiki.

Kennismanagement; Innovatie process is flexibel en organiek

Elke organisatie wil een betrouwbaar innovatie programma. Of het nu bedoeld is voor innovatie op gebied van producten, dienstverlening, of ICT betrouwbaarheid is belangrijk. Een goed ontworpen innovatie proces (model) ligt hieraan ten grondslag. een gedegen innovatie proces helpt de focus, richting, resultaat te behouden. Een goed proces zorgt er voor dat alle ideeën worden verzameld, eerlijk worden beoordeeld met een borging dat ideeën niet verloren gaan.

Bovenstaand klinkt logisch, nietwaar? In dit artikel beschrijf ik twee ontwerp karaktereigenschappen waaraan een goed innovatie proces moet voldoen. Deze twee karakter eigenschappen zijn: flexibiliteit en organiek.

Om te beginnen flexibiliteit. Aan de voorkant van een innovatie proces komen de ideeën binnen. Nu zijn niet alle ideeën gelijkwaardig. Sommige ideeën zijn beter dan andere ideeën. Vervolgens is het van belang om de betere ideeën op tijd te herkennen en deze versneld door het evaluatie en implementatie proces te begeleiden. Aanbeveling is om de betere ideeën een afzonderlijke wegingsfactor te geven. Eenmaal een goed idee herkent, geef dit de juiste hoeveelheid aandacht en loods het door het evaluatie en selectie fase en zo snel mogelijk naar implementatie. Hiermee kunnen de betere ideeën snellere tot resultaat komen. Wat niet aan te raden is om binnen het innovatie proces stappen over te slaan, wel om de betere ideeën hogere prioriteit te geven.

Een kanttekening. Binnen het innovatie proces zullen ook ideeën bestaan die niet haalbaar of te realiseren zijn. Het is ook zaak om ook de minder goede zo snel mogelijk te herkennen en deze uit het proces te halen. Hiermee blijft het totale innovatie proces overzichtelijk en beter te managen.

De twee karakter eigenschap: organiek. Een innovatie proces is maatwerk en is vaak voor elke bedrijf weer anders. Een innovatie proces moet evolueren en op zich ook weer innoveren om optimaal te kunnen functioneren.
Het proces is een hulpmiddel en dient als ondersteuning voor een organisatie om te komen tot een van te voren bepaalde resultaat. Innovatie is kenniswerk. Innovatie staat voorop en het innovatie proces komt op de tweede plaats. Een innovatie kan niet verzanden in het proces alleen maar door zich strikt vast te houden aan het proces en haar stappen. Essentieel is om te innoveren en niet zich vast te bijten in het innovatie proces zelf.

Kennisbehoud; Bijdrage door technologie

Kennisverlies is van aller tijden. Kennisbehoud ook. Kennisverlies is een actueel onderwerp geworden binnen kennismanagement. Een van de reden is dat de generatie “baby boomers” de pensioen gerechtigde leeftijd bereiken. Een tweede reden is de economische crisis. Kennisverlies betekent een verminderde bedrijfcapaciteit op gebied van uitvoeren en beslissen in een bepaalde bedrijfscontext. Kennisbehoud is de tegenpool van kennisverlies.

Een van de mogelijke instrumenten om op kennisbehoud in te zetten is IT. IT is een “enabler”, nooit de oplossing zelf voor kennisbehoud. Kennisbehoud vraagt überhaupt een totaal aanpak. Toch kan IT een belangrijke rol spelen bij behoud van kennis. Technologie kan bijdragen in behoud van kennis op de volgende vier gebieden;

• Verbinden van mensen. Bijvoorbeeld een minder ervaren medewerker kan de expert direct vinden.
• Leren in een hoger tempo. Door middel van intensieve samenwerking en directe ondersteuning bij vraagstukken en problemen.
• Verzamelen, structureren en vindbaar maken van belangrijke documenten.
  Inventariseren van bestaande kennis binnen een organisatie op basis van bestaande documentatie.

Afhankelijk van de behoefte van een organisatie haar kennisbehoud ondersteuning kan er een keuze gemaakt worden voor één of meerdere gebieden. Welke toepassing gekozen wordt bepaald door de situatie

Kennismanagement; Innovatief vermogen

Procesmatige gezien heeft innovatie een voorkant een achterkant. De voorkant is het opdoen en formuleren van ideeën; de achterkant is van allen verzamelde ideeën de beste selecteren en converteren tot innovatie. Doorgaans is de achterkant eenvoudiger voor bedrijven, aangezien meeste bedrijven reeds procesmatig ingericht zijn voor ontwikkelen en implementeren voor nieuwe producten en diensten.

De voorkant, het opdoen van formuleren van ideeën, wordt voor een groot gedeelte bepaald voor bedrijfscultuur. Tevens heeft voorkant geen duidelijke afbakeningen. Hoe bouwt een bedrijf een pijplijn van ideeën (de voorkant)? Een van de mogelijkheden voor het verzamelen van ideeën, is ideeën/kennis te kopen. Een andere mogelijkheid is om ideeën af te kijken van de concurrent en deze zo snel mogelijk na te maken. Wat de meeste bedrijven wensen van een innovatie programma is het weten, kennis van alle ideeën van klanten, medewerkers, partners. Uit deze bron zullen de meeste goede ideeën komen omdat zij het bedrijf kennen en haar kansen en uitdagingen. Paradoxaal blijkt dat deze groep mensen juist niet hun ideeën willen delen en vaak weerstand bieden aan veranderingen. De oorzaak hiervan is vaak de bedrijfscultuur die openheid en delen van
kennis tegenhoudt.

Innovatie is juist sterk verbonden met mensen. Om mensen (medewerkers) aan te zetten om ideeën te generen en kennis te delen vraagt om een omgeving die aantrekkelijk, enthousiasmerend is voor medewerkers, klanten en partners. Essentieel is een netwerk van innovatieve medewerkers met een goed begrip van de sociale netwerk binnen het bedrijf. Aan te bevelen is om medewerkers bewust te maken van de innovatieve inzet en hun rol daarin; het aantrekken van medewerkers die de innovatieve uitdaging aangaan; en het opzetten van een creatieve omgeving waarin medewerkers kunnen deel uit maken van belangrijk werk. Tevens zal voor deze omgeving gelden dat de medewerkers herkent worden voor hun innovatieve inzet. Binnen deze dynamische omgeving ontstaat een bedrijf innovatief vermogen. Kortom er is meer nodig voor dan alleen maar het opdoen van nieuwe ideeën.

Kennismanagement; Op zoek naar expertise

Binnen een bedrijf is het prettig om snel de juiste persoon te vinden met de juiste kennis/expertise. Iedereen binnen een bedrijf zal dit beamen. In een klein bedrijf zal het zoeken naar de juiste kennis niet zo groot zijn. In grotere bedrijven wel. In grotere bedrijven is er een behoefte om een koppeling te maken tussen "zij die kennis vragen" en "zij die de kennis hebben". In het verleden vertrouwde we op ons eigen netwerk en de toeval om via via expertise te vinden. Heden is een meer systematisch aanpak gewenst die voortbouwt op onze persoonlijke netwerknetwerk. Bedrijven hebben een toepassing nodig om expertise direct overzichtelijk te hebben.
Het nut om expertise/kennis direct inzichtelijk te hebben biedt kenniszoekers de mogelijkheid om de juiste mensen te benaderen die deze kennis hebben. Het benadrukt de essentie om mensen met elkaar in contact te brengen. Het benadrukt ook dat de kennis niet te externaliseren is in een of ander opslag medium.
Het op zoek gaan binnen een bedrijf naar expertise is vaak ondersteunt door een software toepassing. Deze software toepassing is in essentie een lijst met mensen met hun expertise gebieden en hun ambities. Om het zoeken tot een succes te maken is het van belang om de inhoud actueel te houden en het gebruik ervan te stimuleren.

Kennis delen; Het belonen voor het delen van kennis.

In de afgelopen twee maanden heb 25 bedrijven benaderd. Hetzij via de telefoon hetzij via netwerkbijeenkomsten. Onderwerp van gesprek was de volgende twee onderwerpen: (1) Samenwerken in combinatie met kennis delen; (2) Kennismanagement. Uit deze onderwerpen kwamen twee vraagstukken naar voren.
(1) Uit welke gedrag kunnen bedrijven zien of er samen wordt gewerkt en kennis daadwerkelijk wordt gedeeld? (Reacties hierop publiceer ik later…)
(2) Hoe kan je medewerkers op de juiste manier belonen voor hun samenwerken en kennis delen?

In de deze gesprekken kwam naar voren dat meeste beloningsstructuren gebaseerd zijn op individuele prestaties. In het sporadische geval worden teamprestaties beloond. In beloningstructuren blijkt dat medewerkers worden beloond voor hetgeen wat zij weten en niet wat zij kennisdelen met anderen. In de meeste gevallen worden de medewerkers individueel beloond volgens een PPM (Personal Performance Matrix) en afgesproken doelen aan het begin van het jaar.

Het zou zeer interessant zijn om jullie reactie hierop te horen. Kortom hoe wordt binnen jullie bedrijf herkent dat er goed wordt samengewerkt en kennis gedeeld? Welke beloningstructuur wordt er gehanteerd om dit te stimuleren?