Creativiteit binnen een groep

Creativiteit is niet noodzakelijk het product van een enkel persoon. Creativiteit stimuleert creativiteit binnen een groep. Een idee van één persoon kan een ander persoon weer aanzetten variant va dit idee. Dit gebeurt niet vanzelf binnen een groep. Om creativiteit binnen een groep te stimuleren is een groepsstijl nodig. Veel factoren spelen mee in een groepstijl. Een voorbeeld is dat binnen een groep de sfeer is, om elkaar verder te helpen, dus in te haken om het idee en dit verder uit te bouwen. Een ander voorbeeld is het los laten van “koninkrijkjes” – het op andermans kennisterrein komen zonder verbaal aangevallen te worden. Een laatste voorbeeld ; binnen de leden van de groep hebben een verschillende achtergrond en verschillende vaardigheden. Het hebben van verschillende achtergrond bevordert een holistische kijk op ideeën. Vanzelfsprekend is ook loyaliteit en samenhang binnen een groep nodig om tot creativiteit te komen.

Een van de belangrijke punten binnen idee management is dat er op elkaars idee wordt gereageerd. Het reageren op elkaar idee brengt de toegevoegde waarde binnen het idee management systeem. Bij en introduceren van een idee management systeem zal heel duidelijk moeten worden gecommuniceerd dat het systeem val of staat met de samenwerking onderling. Met het samenwerken op de ingezonden ideeën wordt de kwaliteit van de ideeën verhoogd. Het continue stimuleren om samen te werken zal vanuit de organisatie maar ook van het idee management systeem gestimuleerd moeten worden.

Routine verhindert creativiteit

Om te innoveren zijn er ideeën nodig. Voor ideeën is er creativiteit nodig. Creativiteit kan gestimuleerd worden maar ook gehinderd worden. Routine, ofwel gewoonte, kan een obstakel zijn voor creativiteit. Een paar citaten die duiden op routine:

(1) We hebben dit altijd zo gedaan.
(2) We doen dit nu al 10 jaar zo.
(3) We hebben dit nooit zo gedaan.

Een van de nadelen van gewoontes is dat deze moeilijk te doorbreken zijn. Vaak wint de routine het van de verandering. Er is ook een neiging om terug te vallen naar routine als er iets fout is gegaan.
Om gewoontes tegen te gaan zal iedereen zich continue moeten afvragen: “Waarom doe ik dit op deze manier?”, “Doe ik dit uit gewoonte?”, “Is er ruimte voor verbetering?”, “Wat gebeurt er als ik dit nu eens ander aanpakt?”

Verbind problemen met ideeën

Binnen een organisatie bestaat er zondermeer vraagstukken. Of problemen. Vraagstukken met een hoge urgentie waarvoor er geen direct oplossing voorhanden is. Stel dat het mogelijk is om deze problemen met ideeën uit de organisatie zelf op te lossen. Verbind deze problemen met ideeën van de organisatie leden zelf. Verbind de eigenaar van het probleem met degene die daar een prima idee heeft om dit op te kunnen lossen. Idee Management kan hierbij helpen.

Binnen een organisatie zijn er problemen. Zondermeer. Deze problemen worden opgelost of niet opgelost afhankelijk van de prioriteit van het probleem. Het is jammer dat er vaak te weinig gebruik wordt gemaakt van het oplossende vermogen van de organisatie zelf. Binnen een organisatie is er denkkracht. Waarom wordt deze denkkracht vaak onbenut gelaten? Deze denkkracht kan aangewend worden voor de problemen die binnen een organisatie bestaan. Wat kan het mooi zijn als een organisatie zelf haar problemen kan oplossen door (innovatieve) ideeën. Innovatieve ideeën van de medewerkers zelf. Hier ligt de kracht van idee management om problemen te verbinden met ideeën voor oplossingen.

Waarom kan een organisatie het beste haar eigen problemen oplossen? Omdat de medewerkers op de werkvloer het dagelijks te maken hebben met hun producten en diensten. Zij hebben de kennis en de ervaring met de producten, diensten. Zij weten vaak eerder waar er problemen ontstaan en hebben vaak al een oplossing er voor. Ook hier kan idee management een rol hebben

Een aantal vraagstukken kunnen zelf buiten de muren van de organisatie worden uitgezet. Het vragen voor oplossingen aan klanten, partners en toeleverancier is niet ongebruikelijk. De vraag voor verbetering van producten en diensten door de fabrikant aan klanten is ook niet ongewoon. Ook hier kan idee management een rol spelen om dit in goede banen te leiden.

Innovatief

Innovatie is een manier van denken. Een denk proces. Innovatie is begin tot eind een denkproces. Dit innovatie denkproces kan je omzetten in acties en gedrag, de uiteindelijk resulteren in toegevoegde waarde. Veel te veel wordt er de nadruk gelegd op het resultaat en de toegevoegde waarde. Ook door de markt wordt het zwaartepunt gelegd op het resultaat en veel minder nadruk op het denkproces wat er aan vooraf gaat.

Om innovatief te zijn, is aandacht hebben voor dit denkproces. Dit denkproces met acties en gedrag kan gestimuleerd worden door voorbeeldgedrag. Een rolmodel. Een management team kan dit rolmodel starten en verder uitbouwen om een begin te maken binnen een organisatie om innovatief te zijn. Een management team kan communiceren over innovatie, innovatief gedrag vertonen. Hiermee wordt er een basis gelegd voor innovatief gedrag binnen de gehele organisatie.

Onverwachte ideeën

In aansluiting van het vorige artikel “Eigenschappen van een goed idee” ga ik verder op de eigenschap “onverwacht”. Meeste mensen, ook wetenschappers, werken met een paradigma. Een paradigma zijn een groep van uitgangspunten die vast staan. Dit paradigma bepaalt wat mensen kunnen denk en niet kunnen denken binnen dit paradigma. Mensen zitten vast aan deze groep van uitgangspunten waarvan iedereen weet dat deze door en door bewezen zijn. Iedereen wist voor de tijd van Copernicus dat de aarde het middelpunt was van alle hemellichamen. Zij maakte allerlei berekeningen waaruit die bewezen dat de aarde het middelpunt was. Alle sommen klopte. Totdat Copernicus het tegendeel bewees. Hij stapte af van dit paradigma. Dat is nu het “onverwachte”. Een goed idee stapt meestal van het paradigma af en geeft er een onverwachte wending aan. Maakt dit idee goed? Dat is nog niet bepaald! Het maakt het idee wel revolutionair en onverwacht.

Eigenschappen van een goed idee

Wat maakt een ingezonden idee goed? Natuurlijk binnen de eerste fase van idee management zijn er scorekaarten te gebruiken om een idee te toetsen. Hierbij wordt er bijvoorbeeld getoetst of het idee in lijn is met de bedrijfsstrategie. Laten eens nog een stap terug doen. Iemand heeft een idee in zij hoofd. De volgende stap is het opschrijven van het idee in bijvoorbeeld een idee management systeem. Alleen al in de deze fase kan de schrijver van het idee al toetsen. Toetsen of het idee op een juiste manier is opgeschreven. Ofwel aan welke eigenschappen moet een idee voldoen? Ten eerste moet een idee duidelijk zijn. Dit klinkt in eerste instantie heel logisch maar degene die het idee inzendt is vaak een specialist. Deze specialist zal waarschijnlijk ook termen gebruiken of vakjargon die alleen zijn vakbroeder begrijpen en niet degene die het idee later moet gaan toetsen. Een tweede eigenschap; het idee moet eenvoudig zijn. Niet eenvoudig in uitvoering, wel eenvoudig in bewoording. Met 1 of 2 regels moet iedereen, niet alleen de specialisten een direct beeld hebben waar het idee overgaat. Het idee moet concreet zijn. Een voorbeeld: “wij bouwen een auto die zowel over land en over zee kan binnen 2 jaar”. En andere eigenschap is natuurlijk de component “onverwacht”. Onverwachte ideeën zijn ideeën buiten het gewone denkkader.

Een idee moet de lezer enthousiasmeren.

Idee management in de praktijk – een idee community

In de afgelopen jaren zijn er heel wat internet technologieën op het sociale vlak bij gekomen. Een greep uit deze toepassingen zijn Hyves, Twitter, Facebook, Google Buzz, MSN, enzovoorts. Het gebruikt van deze toepassingen zijn divers maar hebben een onderdeel gemeen. Namelijk het verbinden van mensen met elkaar. Dit verbinden van mensen is de basis van deze internet toepassingen. Het verbinden binnen deze toepassingen is vaak op basis van gedeelde interesses. Deze groepen met mensen met gedeelde interesses noemen we communities. Communities kunnen heel interessant zijn voor bedrijven. Communities kunnen heel belangrijk zijn voor innovaties op gebied van diensten en producten. Met het werken met communities (de leden hiervan) wordt de klant of potentiële klant een bron voor innovatie.
Het gebruik maken van een communities voor innovatie vraagt voorbereiding. Essentieele vragen voor het opzetten en gebruik maken van een communities zijn:

(1) Onderzoek welke communities je klanten al reeds gebruiken? Onderzoek ook of er plaats is voor een nieuwe community?
(2) Welke doelen worden gesteld met het gebruik maken van een bestaande of nieuwe community?
(3) Op het moment dat je gebruik gaat maken van een community veranderd de relatie met je klant? De communicatie verloopt veel directer? Reacties worden verwacht op vragen. Vertaal deze vragen in een communicatie strategie naar de community toe.
(4) Besluit welke technologie je gaat gebruik voor het opzetten van een nieuwe community.

Met het gebruik van een communities wordt meer en meer de klant de bron van innovatie. Deze innovatie laat zich minder goed structureren van interne innovatie. Binnen communities zijn de innovatie spontaan, zelfs een stuk chaotischer.

Een vorm uit de diverse vormen van communities is de idee community. Een idee community is een idee management platform buiten de muren van het bedrijf. Dit idee community wordt expliciet gevraagd aan de klanten om ideeën te geven ter verbetering van het product of dienst. Op elk idee kan er gestemd worden door andere leden van deze idee community. Indien een idee, qua punten, bovenaan de lijst staat is het bedrijf (bijna) verplicht hier iets mee te gaan doen. Natuurlijk worden de beste ideeën geïmplementeerd. Degene die een goed idee heeft ingezonden wordt vaak beloond met een prijs.

Een voorbeeld uit de praktijk van een idee community: Mijn Starbucks idee

Idee management als omgekeerd innovatie model

Idee management heeft een duidelijke ondersteunende rol binnen de context van innovatie management. Een stap verder, idee management kan een zelfs een aantal taken vervullen binnen innovatie management. Idee management geeft de richting aan; “Hoe wil je innovatie gaan organiseren?”.

In het recente verleden werd de volgende strategie gevolgd. Om tot innovatie te komen werden de volgende stappen uitgevoerd; (1) Analyseren, (2) Besluiten maken en plannen, (3) Mensen aansturen om de beoogde doelen en resultaten te kunnen behalen. In deze hectische, dynamische, globale economie werkt dit model niet zo goed meer. In plaats dat het bedrijf de innovatie naar de medewerkers toebrengt, laten we de medewerkers de innovatie naar het bedrijf brengen. Dit is de omgekeerde wereld. Innovatie wordt niet meer bedacht door een select gezelschap maar wordt bedacht door een menigte die meer of minder aan elkaar gekoppeld zijn. Om deze omgekeerde wereld te kunnen realiseren kan een idee management platform goed gebruikt worden.

Een idee management platform kan gebruikt worden om snel issues op te lossen of zelf hele basale vraagstukken. Het idee management platform pas prima in een snel veranderende omgeving waar ook gevraagd wordt voor snelle oplossingen. Met een idee platform zet je vraagstukken niet uit in een team, maar kan je de vraagstukken uit zetten in een gehele organisatie en hierom ideeën en oplossingen vragen. Tevens biedt een idee management platform om vraagstukken snel naar business partners te brengen of naar klanten of leveranciers. Een groep weet meer dan een individu. Het direct aanspreken van een kennis potentieel voor een prangende vraag, daar ligt juist de kracht van een idee management systeem.

Ideeën selecteren is niet eenvoudig

Binnen een idee management proces worden allerlei ideeën aangeboden voor verdere uitwerking. Bij de eerste “screening” kan je vaak meteen al inschatten of dit een idee is met een kleine impact of een grote impact. Ideeën met grote impact hebben ook een lange termijn karakter. Beide type ideeën vragen om een aparte aanpak. Sterker nog beide type ideeën vragen om een hele andere proces inrichting. Het is niet aan te raden om lange termijn ideeën (visionaire ideeën) te verwerken op de traditionele manier maar deze apart te behandelen. Indien lange termijn ideeën door het traditionele worden deze ideeën vaak afgekeurd om basis van onzekerheid en risico’s. In idee beoordeling wordt criteria opgenomen of er op korte termijn rendement kan worden gescoord. Indien dit het geval is, zal het idee direct worden doorgesluisd naar de volgende fase. Lange termijn ideeën zijn breekbaar in een traditioneel idee management proces. Lange termijn ideeën gaan vergezeld met een business case vol met aannames. Zeker aan het begin. Om deze ideeën een kans te geven is er in het begin een sterke betrokkenheid vereist. In de prille fase van het idee is het product nog niet gedefinieerd. In de prille fase van het idee is vaak ook de markt nog niet gedefinieerd. Dit maakt het niet eenvoudig om achter het idee te gaan staan en betrokkenheid te tonen. Het oppakken van lange termijn ideeën past niet in de verzameling van ideeën met kleine verbeteringen op bestaande producten of bestaande markten. Voor lange termijn ideeën is een ander innovatie proces ontwerp nodig. Dit innovatie proces heeft andere fases en andere beoordeling criteria per fase. Dit innovatie proces heeft een langere vooronderzoeksfase en voorbereidingsfase nodig. Het lange termijn idee zal binnen dit aangepaste innovatie proces voldoende uitgewerkt moeten worden totdat het kan aansluiten op het traditionele innovatie proces.

Lange termijn ideeën maken de portfolio van ideeën waardevol. Korte termijn ideeën voor kleine modificaties aan producten zijn voor het korte termijn gewin. Vaak worden organisatie gedwongen om voor de korte termijn te gaan vanwege rendementverplichtingen of het kleine budget van Onderzoek en Ontwikkeling. Een gezonde mix van korte termijn en lange termijn ideeën is aan te raden.

Idee Management met meer oog voor de rest

De toegevoegde waarde van een Idee Management systeem ligt in het samenwerken. Samenwerken op het aantal ingebrachte idee. Samen ideeën uitwerken, samen ideeën verbeteren. Uitgangspunt van Idee Management systemen ligt de focus op degene die het idee inzendt. Organisaties leggen ook de focus op degene die het idee initieel ingezonden heeft. Toch blijkt gaande dat ideeën veranderen nadat er meerdere personen er naar gekeken hebben. Dit veranderen resulteert in waardevollere ideeën of leiden tot nog betere ideeën. Stelling is dat idee management systemen veel meer en meer oog moet hebben voor het samenwerken dan alleen de focus leggen op het inzenden van ideeën. Zowel de inzender van het idee als wel degene die het idee verbetert zijn even waardevol.

Idee Management voor beginners

Een van de reden om idee management binnen een organisatie te introduceren is om discipline en controle te houden op de manier waarop ideeën ingebracht, geëvalueerd en geselecteerd worden. In het onderstaande artikel wordt er een 5 stappen plan beschreven hoe er aan idee management vorm gegeven kan worden. In de laatste stap wordt ook de deel van de project selectie er aan toegevoegd. De 5 stappen om tot idee management te komen zijn niet dwingend en uitputtend.

Het 5 stappen plan voor idee management:

Stap 1: Beschrijf en definieer het proces voor het verzamelen van ideeën.
Stap 2: Beschrijf en definieer welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën en voorstellen .
Stap 3: Evalueer alle ingezonden ideeën of voorstellen op een gelijke basis van criteria.
Stap 4: Neem de project resultaten om het totale selectie proces steeds meer te verbeteren en te verfijnen.
Stap 5: Maak een keuze voor de technologie die het totale proces van idee tot uitvoering van het project zal gaan ondersteunen.

Het realiseren van idee management is geen vast recept dat past op alle organisatie. Idee management blijft maatwerk waarbij verschillende organisatie verschillende accenten leggen.

In de komende artikelen zullen de stappen per artikel worden beschreven. Natuurlijk staan we open voor elke toevoegen of commentaar op de voorgestelde stappen.


Definieer het idee management proces om ideeën te verzamelen.

Elke verandering wordt vaak in een projectvorm uitgevoerd. Elke verandering heeft de intentie om de organisatie vooruit te helpen en te verbeteren. Indien dit niet het geval is, worden projecten/ideeën niet verder uitgewerkt en een halt toegeroepen. Voor de organisatie zijn alle veranderingen innovaties. Een innovatie begint met een idee. Niet alle ideeën leiden tot innovaties. Een aantal ideeën worden doorgevoerd en een aantal ideeën worden gestopt. Al ingezonden ideeën willen we graag managen door middel van een proces. Een innovatie proces. Het doel van het innovatie proces is om een duidelijke methodiek neerzetten om alle ingezonden ideeën te vangen en geen ideeën te verliezen. Dit is het eerste deel van het innovatie proces. Het tweede deel van het innovatie proces is het realiseren van de ideeën. Voor het definiëren van het proces zijn de volgende overwegingen van belang. Richten we het proces formeel of informeel in? Welke groep medewerkers kan ideeën inzenden, kan iedereen ideeën inzenden of alleen een geselecteerde groep van medewerkers. Afhankelijk van het bedrijf, de cultuur van het bedrijf en de doelstellingen zullen deze beslissing genomen moeten worden. Met het inrichten van het idee management proces zijn de volgende vragen van belang:

(a) Welke medewerkers kunnen ideeën inzenden? Uit onderzoek blijkt dat de medewerkers op de vloer de beste inzicht hebben hoe alles wordt uitgevoerd. Zij zijn ook de beste bron van ideeën om verbetering hierin aan te brengen aangezien dit hun dagelijks bezigheid is. Met het open zetten van idee management voor operationele medewerkers kan het volume van het aantal ideeën groot zijn. Hiermee moet er rekening gehouden worden met de capaciteit van het in te richten proces. Een andere manier is om het idee management proces te begrenzen tot een beperkt aantal medewerkers, of specifieke teams. Een overweging is wel dat als het idee management proces begrenst is, het risico bestaat dat ideeën bij andere medewerkers blijven liggen. En dit kunnen best excellente ideeën zijn!

(b) Hoe komen we aan ideeën? Een hele basale vraag. Voor het komen tot ideeën zijn er vele instrumenten beschikbaar. Een van deze instrumenten is de ouderwetse “Ideeën bus” waarin iedereen zijn idee kwijt kan. Een ander instrument is de “brainstorm sessie”. Nog een ander zijn innovatie meetings.

(c) Wie is er verantwoordelijk? Wie is er verantwoordelijk voor het doorlichten van ideeën? Wie zal de moderator rol op zich nemen? Wie gaat ideeën evalueren? Rondom het idee management proces zullen een aantal rollen gedefinieerd moeten worden om het proces in te kleden.



Welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën binnen idee management


Onderstaand artikel beschrijft de 2de stap van “Idee management voor beginners”. Om een idee binnen idee management te kunnen verwerken zijn er een aantal gegevens nodig. Deze gegevens zijn nodig om het idee te beschrijven, te evalueren maar ook om te categoriseren. Deze gegevens zijn voor elke idee gelijk zodat de ideeën met elkaar kunnen worden vergeleken om uiteindelijk de juiste ideeën voorrang te geven voor uitwerking. Een neveneffect is dat deze gegevens de inzender dwingt om alle gegevens aan te leveren en om het idee compleet in te zenden. Dit neveneffect voorkomt dat ideeën weer teruggezonden worden omdat deze niet compleet zijn en voorkomt werk voor degene die de ideeën evalueert. Natuurlijk kan er op het kleinste details verplicht worden om gegevens in te vullen. Feit is dat als er te veel gegevens ingevuld moet worden het invullen van een idee afschrikt. Dit is natuurlijk ook niet de bedoeling. Nogmaals welke gegevens er gevraagd worden om het idee te beschrijven is maatwerk en hang geheel van de bedrijfssituatie af. Toch is er een algemene cluster van gegevens te formuleren die voor de meeste gevallen valide is.

(1) Korte beschrijving van het idee. Bijlage(s) om het idee verdere uit te specificeren.
(2) Categorie. Deze categorie vallen samen met de bedrijfsstrategie. Een voorbeeld is “veiligheid op de werkvloer”
(3) Verwachte te behalen voordeel
(4) Benodigde inzet van middelen.

De bovenstaande items kan eventueel opgesplitst worden in twee delen. In de eerste fase wordt het idee omschreven. Indien het idee interessant genoeg is kan er gevraagd worden om aan het idee een business case worden toegevoegd. Om een idee te beschrijven is en blijft maatwerk.

(De volgende stappen zullen binnen kort aan dit artikel worden toegevoegd)

Idee management zonder eenvoud

Eenvoud is goud. Althans zo luid de bewering. Een complex probleem waarvoor een eenvoudig oplossing bestaat is goud. Helaas is dit niet toepasbaar voor een introductie voor een idee management systeem. Met het uitgangspunt “klein beginnen en later uitbouwen” wordt er een valse start gemaakt met idee management.

Uit de praktijk blijkt dat een organisatie die geen ervaring heeft opgebouwd met idee management of idee management systemen de wens en de overtuiging heeft om te starten met een eenvoudig systeem. Met de kanttekening gemaakt dat de organisatie geen vooronderzoek heeft uitgevoerd naar de zakelijke- en de gebruikerskant van idee management. In het ergste geval wordt de keuze en inrichting geheel gedelegeerd naar een ICT specialist. Deze ICT specialist zal vaak alle risico’s vermijden en een inrichting/systeem verkiezen zonder veel weerslag op de organisatie.
Een organisatie met ervaring met idee management waar her reeds gefaald heeft zal – met wat voor een reden ook – zal ook een eenvoudig aanpak van idee management verkiezen om risico’s te vermijden. Idee management vraag om een complexe aanpak.

Een eenvoudig aanpak voor idee management is de verkeerde aanpak. Een eenvoudige aanpak is het recept om uiteindelijk het project van voor af aan opnieuw te starten.

Organisaties zijn complex en organisatie hebben geen eenvoudige wensen en eisen. Wensen en eisen verschillende van organisatie tot organisatie. Het inpassen van een systeem, zoals idee management blijft maatwerk en vraagt om een holistische aanpak. Een eenvoudig standaard aanpak zal niet de gewenste resultaten opleveren. Een voorbeeld van wensen en eisen van een organisatie binnen het kader van idee management is het omgaan en beschermen van ideeën. Ideeën met de potentie om later uit gewerkt te worden tot patenten, Deze patenten moeten leiden tot concurrentie voordeel voor de organisatie. Naast het beschermen van potentiële patenten zullen ongetwijfeld meerdere wensen en eisen zijn. Een eenvoudige aanpak voor idee management pas dan niet.

Een organisatie veranderd. Er worden nieuwe producten ontwikkeld, nieuwe klanten met andere wensen en eisen, ander leveranciers, etc. De omgeving van de organisatie veranderd. De wet en regelgeving veranderd, de concurrentie veranderd, etc. Al deze veranderingen hebben weerslag op de organisatie zelve. Om met de veranderingen mee te kunnen gaan of sterker nog deze veranderingen te kunnen anticiperen vraagt een flexibelere houding. Deze flexibele houding wordt ook gevraagd aan processen en systemen binnen een organisatie. Een van die systemen is idee management. Een eenvoudig systeem absorbeert weinig veranderingen. Het starten met een eenvoudige idee management systeem is gelijk aan het maken van een foute start.

Een eenvoudige systeem zijn rudimentair van opzet. Dat wil zeggen dat er geen focus gezet kan worden op de gewenste ideeën die de organisatie vooruit kan helpen. De eenvoudige systemen geven niet de flexibiliteit om een uitdaging neer te zetten waarop idee worden gevraagd. Hiermee is er binnen een organisatie geen stuur middel om voor uitdaging ideeën te vragen voor oplossingen. Voor actuele problemen waarvoor de organisatie oplossingen zoek zijn er kwalitatieve ideeën nodig. Eenvoudige idee systemen zijn vaak hiervoor veel te rudimentair.

Uitgaande van het credo “sense en simplicity”. Ook idee systemen moet eenvoudig te bedienen zijn. Zonder meer. Het eenvoudig toegankelijk te zijn, het moet laagdrempelig te zijn, zonder enige training moet het systeem te gebruiken zijn. Vanuit de gebruiker moet het systeem dus eenvoudig er uit zien en te bedienen zijn. Achter deze gebruikers interface schuilt vaak een complex systeem en geen eenvoudig systeem. Deze gehele interface is goed doordacht en door en door onderzocht en uit getest. Aan de gebruikerskant van het idee management systeem is eenvoud aan te bevelen de systeemkant is vaak complex om dit te kunnen waarmaken. Alleen de betere idee management systemen kunnen dit waarmaken.

Idee Management Moderator

Rondom idee management kunnen een aantal rollen worden gedefinieerd om de kwaliteit van ideeën naar een hoge niveau te tillen. Een van deze rollen is een moderator. Een moderator controleert alle ideeën en reacties op ideeën die zijn ingezonden. Bijvoorbeeld of een idee voldoende toegankelijk is voor een collega, een ander voorbeeld is of het idee toelichting behoeft om de duidelijkheid te bevorderen. Waarom? Als ideeën duidelijk en helder zijn nodigen deze uit tot samenwerking en aanvullingen of commentaar. Zodra medewerkers op elkaars ideeën gaan reageren gaat de kwaliteit van de ideeën omhoog. En ontstaat er samenwerking. Een moderator probeert de samenwerking te bevorderen door de beschrijving van ideeën duidelijker te maken. Een ander taak van een moderator is om gelijkluidende ideeën aan elkaar te koppelen. Een moderator kan dus twee inzenders van een gelijksoortige idee aan elkaar koppelen en met elkaar in gesprek brengen. Met als doel de samenwerking en de kwaliteit van het idee naar een hoger platform te tillen.

Ideeën In Beeld

Een van de succesfactoren binnen idee management is het samenwerken aan ideeën. Samenwerken aan ideeën verhoogt de kwaliteit van het idee. Het uitgangspunt is een dat het idee waaraan we samenwerken duidelijk is beschreven en iedereen begrijpt wat het idee omvat. Aan de inzender van het idee is het gelegen om het idee duidelijk en concreet te omschrijven. Een oude cliché zegt: “Een beeld zegt meer dan duizend woorden”. Dit cliché is ook van toepassing in een idee management omgeving. Een idee toegelicht met schetsen, grafieken en andersoortige beeldmateriaal maakt het vaak direct duidelijk wat de kern is van het idee. Een idee in beeld wordt beter en sneller begrepen dan een idee gevat in een verhaal van meerdere bladzijden. Een voordeel is dat een idee in beeld aantrekkelijker is om door te nemen en hierop waarde toe te voegen. Idee die toegelicht worden door beelden nodigen samenwerking uit wat tot een beter idee leidt.

Idee Management Uitdagingen

Om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën is het aan te raden om een uitdaging uit te schrijven. Deze uitdaging beschrijft naar welke ideeën voor een oplossing de organisatie zoekt. Uit de praktijk blijkt dat reactie op een uitdagingen vaak op het niveau is van (kleine) verbeteringen. Dit niveau in een aantal gevallen wenselijk zijn als het budget klein voor de uitwerking van het idee. Om een juiste response te krijgen op een uitdaging is het verstandig om een extra vermelding te doen naar welk niveau idee de organisatie op zoek is. De organisatie kan op zoek zijn naar een eenmalige verbeteringen, een doorlopende verbetering of een oplossing voor een probleem. Met het aangeven van een categorie kan er op het ingezonden response gestuurd worden. Een bijkomend voordeel is dat er minder ideeën afgewezen worden omdat het niet voldoet aan de gestelde criteria. Een duidelijk beschreven uitdaging voor ideeën is het halve werk.

Idee management systemen voorbereiding

De bedoeling van een idee management system is primair het ondersteunen van het innovatie proces. Een neven effect is om de organisatie te ondersteunen van het verander proces. Om het idee management systeem volledig te benutten is er voorbereiding nodig. Deze voorbereiding staat los van het leveranciers keuze van een idee management systeem.

Het inzetten van een idee management systeem moet een doel dienen. Een specifiek doel. Dit doel zal van te voeren moeten worden verwoord. Van te voren zal een organisatie de problemen verwoord moeten hebben voor welke het oplossingen zoekt. Noem deze problemen uitdagingen.

Een tweede stap is om te bepalen welke medewerkers uitgenodigd worden om voor de uitdagingen oplossingen te bedenken in de vorm van ideeën. Een bijkomende keuze is of de medewerkers worden uitgebreid door klanten en/of leveranciers.

Indien er geen uitdaging van te voren wordt gedefinieerd zullen medewerkers met allerlei ideeën komen. Vaak in de aanloop van het idee management systeem zijn de ideeën talrijk, maar niet de ideeën die de organisatie zoekt. Deze ideeën zullen allemaal moeten worden geëvalueerd en beantwoord worden. Door dit volume zal dit zeker beslag gaan leggen op de capaciteit van de organisatie. Elke idee zal moeten worden beantwoord. Indien niet zullen de inzenders teleurgesteld zijn en vaak niet meer participeren in een nieuwe uitdaging binnen het idee management systeem. Alle ideeën zullen serieus genomen moeten worden immers de inzenders hebben de moeite genomen om het idee uit te werken en in het systeem te zetten. Het is van belang om meteen een uitdaging neer te zetten in het idee management systeem die actueel is en meteen de toon zet. Hiermee zal het idee management van waarde zijn binnen het innovatie proces in een organisatie.

Open voor innovatie

Vaak wordt een bedrijf gedwongen tot innovatie. Een bekend voorbeeld in de publieke sector is wanneer musea de subsidie elk jaar minder zien worden. Om de musea toch open te houden zullen zij meer bronnen van inkomsten moeten vinden. Musea zullen dus niet achterover gaan leunen maar moeten “gedwongen” innovatief zijn. Innovatief zijn kan in een organisatie een complexe aangelegenheid zijn. In dit artikel zijn 3 eenvoudige stappen vernoemd om tot innovatie te komen.

Een eerste stap voor innovatie is het bewust zijn van een organisatie. Het bewustzijn dat innovatie nodig is voor de continuïteit van het bedrijf. Een tweede stap is om als bedrijf open staan voor de omgeving waarin het zich bevindt. Met andere woorden het open zetten van de bedrijfpoorten naar de buitenwereld om te onderzoeken welke veranderingen daar plaatsvinden. Dit onderzoek zal breder moeten zijn dan de bekende marktsegmenten waarin het bedrijf operationeel is, maar ook belendende percelen kunnen interessant zijn. Een ondersteunde media voor dit type onderzoek kan bijvoorbeeld het internet zijn.

Uit deze eerste stap; een omgevingsonderzoek; kunnen elementen gehaald worden die toepasbaar zijn. Toepasbaar zijn om verder uit te werken; toepasbaar zijn voor de branche waarin het bedrijf zich bevindt. Elementen zijn; een bepaalde functionaliteit voor een product, een nieuwe vorm van een product, een ander type materiaal, etc. Elementen die in de ene branche zo gewoon zijn en al reeds lang zijn toegepast kunnen in een andere branche compleet nieuw zijn. Dit vergt verder onderzoek en denkwerk.

Op de laatste stap, de derde stap, ligt de nadruk op het woord: samenwerken. Uit de eerste stap, het omgevingsonderzoek, en uit de tweede stap, toepasbaarheid van elementen is de derde stap om de kennis hiervan te delen. Het delen van deze kennis houdt niet op met communiceren alleen maar is om met deze kennis verder aan de slag te gaan. Uit de laatste stap, het creatieve denkwerk, kom ideeën uit die nieuw zijn voor branche waarin het bedrijf operationeel is. Deze ideeën moeten door de organisatie getoetst worden. Dit toetsen kan zowel binnen het bedrijf als buiten het bedrijf gedaan worden door uibesteding. Zijn deze ideeën levensvatbaar? Wat vinden de klanten of leverancier van deze nieuwe ideeën? Zijn er advies organisaties bekend die deze ideeën kunnen toetsen in de markt? Wat voor een impact heeft het idee op lange termijn op financieel gebied? Wat is de onderliggende business case? De derde stap, zoals geschetst kan op vele manieren worden vorm gegeven.

Waarom innoveren?

Innoveren moet. Waarom? Innoveren moet een bedrijf omdat het puur op kosten de winnen is een strategie voor de enkele en niet de massa. Het op kosten winnen van klanten en behouden van klanten wel een keuze maar vraagt ook om innovaties. Innovaties om kosten te besparen.

Een aantal redenen om als bedrijf te innoveren zijn: (a) op de markt komen steeds meer concurrenten die graag een deel van de markt willen opeisen; (b) Prijs is nog steeds een concurrentie wapen maar is niet een strategie waar bedrijven voor kiezen. Het zich onderscheiden van andere bedrijven is het adagium. (c) De producten hebben een korte levenscyclus. Producten halen elkaar in of in andere geval kannibaliseren elkaar. (d) De markt wordt steeds groter en groeit tot een globale economie. (e) Technologie gaat met sprongen vooruit. Bestaande producten moet aansluiten op nieuwe technologieën.

Deze bedreigingen zijn continue aanwezig. Om deze bedreigingen weg te nemen, zal een bedrijf zich moet aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid en zich moeten gaan vernieuwen. Innoveren dus.

Om het innoveren een gestalte te geven zal er binnen het bedrijf een en ander moeten georganiseerd worden. (a) Budget vrij maken voor de juiste ideeën voor de juiste marktsegmenten met de geschikte medewerkers. (b)

Innovatie uitdagingen in de organisatie los laten, die alle medewerkers prikkelen en aanzetten mee te denken aan innovatie(s). (c) Niet alleen denken aan stapsgewijze groei door innovatie maar ook door radicale groei door innovatie met het nemen van meer risico. (d) Doelgerichte innovatie uitdagingen uitzetten in de organisatie voor het verbeteren van het concurrerende vermogen en het behalen van groei.

Niet innoveren is geen optie. Innoveren moet.

Waarom nieuwe ideeën belangrijk zijn?

Een organisatie heeft altijd nieuwe ideeën nodig. Niet omdat het management team modern wil zijn. Maar omdat de zakelijke omgeving een dynamisch is, vol met veranderingen en hiermee uitdagingen gepaard. Deze uitdagingen, deze nieuwe uitdagingen vragen om oplossingen. Voor de oplossingen zijn ideeën nodig. Nieuwe ideeën wel te verstaan.

De relevantie van innovatie is te vinden in het management team. Dit is een prima meetpunt of innovaties ook daadwerkelijk doorgang vinden. Management teams hebben een pragmatische inslag en zijn wars van theorieën. Management teams geven direct aandacht voor ideeën die de prestatie van de organisatie verhogen of ideeën die een antwoord kan zijn voor een probleem/uitdaging. Het is voor een management team niet van belang of dit idee een radicaal idee is of een stapsgewijs idee. Dit zijn theoretische categorieën. Het is veel belangrijker of het idee de sleutel is voor een actueel probleem.

De gehele economie wordt gedreven door innovatie. De gehele economie groeit door toepassing van innovaties. Niet alleen de technologische bedrijven die hebben baat bij innovaties, de gehele economie profiteert hiervan.

Online brainstorm sessie afgewogen

Innovatie vraagt ideeën. Innovatieve ideeën. Een methode om ideeën te genereren is brainstormen. Brainstormen kan je alleen doen maar ook met een groep. In de meeste gevallen wordt brainstormen in groepsverband gedaan. Een tweede methode om aan innovatieve ideeën te komen is het inzetten van een online toepassing. Beide methodieken hebben voordelen en nadelen. In dit artikel wil ik een stil staan bij een afweging beide methodieken tegen elkaar te zetten.
Een van de nadelen van brainstormen is de aanwezigheid van bedrijfspolitiek. Bedrijfspolitiek verhindert om vrijuit ideeën te generen. Ook de (eigen) belangen van de aanwezige tijdens een brainstorm sessie zullen mee spelen. Een tweede nadeel is het onderling beïnvloeden van elkaar doordat veel ideeën van één zijde komt of van één iemand komt. Een andere verhinderde factor is de onderlinge concurrentie tussen personen of tussen afdelingen. Een laatste factor is de hiërarchie van de aanwezige in een brainstorm sessie. Indien er verschil is in hiërarchie bij de aanwezig in een brainstorm sessie zoekt men snel goedkeuring bij de manager aan tafel of dit idee “wel kan”. Natuurlijk vraagt een brainstormsessie om allemaal op dezelfde tijd, op dezelfde plaats aanwezig te zijn. Voor een brainstormsessie is er ook een moderator nodig die de leiding geeft aan de sessie.

Een alternatief is om de brainstormsessie online te doen. Een van de voordelen om een online brainstormsessie te doen is dat de ideeën anoniem kunnen worden ingezonden. Met het anoniem inzenden van ideeën kan de creativiteit de vrij loop hebben. Elke idee kan worden ingezonden, zelf ideeën met de meeste radicale weerslag op de bedrijfsvoering kan worden ingezonden. Het behoeft niet meer om rekening te houden met “heilige huisjes” of “koninkrijkjes” binnen een bedrijf. Een online brainstormsessie is niet afhankelijk van plaats en tijd. Een online brainstormsessie heeft een asynchroon communicatie karakter. In een online brainstormsessie kunnen ideeën op ideeën worden gestapeld waarbij je een direct overzicht houdt hoe het idee is ontstaan. In een online brainstormsessie kan er zelfs een spel element worden ingebouwd. Aan betere ideeën kunnen punten worden toegekend. Deze punten kunnen in een interne competitie worden meegenomen. Hiermee wordt een online brainstormsessie aantrekkelijk en uitdagend om mee te spelen op inhoud van ingezonden idee. Een stap verder, indien wenselijk, is om aan de verdiende punten herkenning en beloningen toe te kennen.

Innovatief kosten besparen

De automobiel industrie is een van de bekendste marktsegmenten met een sterk concurrentie gehalte. Toonaangevend factoren in deze industrie zijn kosten en betrouwbaarheid. Deze twee factoren zijn ook te beschouwen als onderscheidend binnen de markt. Niet alleen de autoleveranciers worden gedwongen om naar kosten in de hand te houden, ook de toeleveranciers worden onder druk gezet om te komen tot innovatieve oplossingen om kosten te drukken. Voor de leveranciers is niet vrijblijvend maar een jaar tot jaar afspraak. Met andere woorden er wordt van een toeleverancier verwacht dat deze elke jaar 5 procent goedkoper wordt met haar producten/diensten. Om deze uitdaging aan te gaan moeten de leverancier innovatief worden en kunnen de toeleveranciers niet leveren zoals zij dat altijd hebben gedaan. De leverancier zal met innovaties moeten komen om materiaal te kunnen besparen of productie kosten te kunnen drukken. Bij toeleveranciers in de automobiel industrie gaat dit vaak stapsgewijs. Van de medewerkers van de toeleveranciers wordt verwacht dat zij continue met ideeën komen voor verbetering. Al deze ideeën hebben maar een focus, namelijk om kosten en materiaal te besparen. Van iedereen worden ideeën verwacht (verplicht), van elke medewerker wordt verwacht om een aantal ideeën per jaar in te zenden. Tevens worden er van klanten ook verzocht om innovatieve ideeën in te zenden.

Een organisatie staat voor de uitdaging om deze stroom van ideeën te verwerken met als doel kosten te besparen. Ook hier kan een aangepaste innovatie management proces van toepassing zijn.

Deze aanpassing in het innovatie management proces is het strikt toepassen van kengetallen. Deze kengetallen die vanuit de management team doorvloeien naar de teams of personen zullen de aanzet zijn voor innovatie. Om deze kengetallen te halen zijn er innovatieve ideeën nodig.
Een voorbeeld van een kengetal is om tijd te verkorten voor een product op de markt te zetten. In het Engels ook genoemd: “time-to-market”. Een uitdaging voor een team kan dus zijn om deze tijd te verkorten en hiervoor ideeën te bedenken. Deze “time-to-market” wordt ook sterk beïnvloed door steeds toepassen van nieuwe technologieën binnen de auto industrie. Deze nieuwe technologieën zijn aanjagers voor het innovatie proces. De nieuwe technologieën komen vanuit allerlei bronnen. Ook van de concurrenten. De “time-to-market” waarde is een basis kengetal om mee te nemen binnen elke innovatie of verandering op het product.

Volvo Parts heeft innovatie management en concept management als strategisch bestempeld. De strategie van Volvo Parts is om tijd en kosten om het onderdeel te leveren telkens weer in te korten.

Om door middel van innovatie kosten te besparen zijn er binnen de organisatie duidelijk kengetallen nodig. Deze kengetallen leggen de focus en geven richting aan de innovatie. Deze kengetallen zullen duidelijk moeten zijn van management tot de werkvloer. Communicatie van de kengetallen is essentieel. Een aan te bevelen combinatie is Innovatie management met een balanced score card systeem.