Kennisbehoud; Bijdrage door technologie

Kennisverlies is van aller tijden. Kennisbehoud ook. Kennisverlies is een actueel onderwerp geworden binnen kennismanagement. Een van de reden is dat de generatie “baby boomers” de pensioen gerechtigde leeftijd bereiken. Een tweede reden is de economische crisis. Kennisverlies betekent een verminderde bedrijfcapaciteit op gebied van uitvoeren en beslissen in een bepaalde bedrijfscontext. Kennisbehoud is de tegenpool van kennisverlies.

Een van de mogelijke instrumenten om op kennisbehoud in te zetten is IT. IT is een “enabler”, nooit de oplossing zelf voor kennisbehoud. Kennisbehoud vraagt überhaupt een totaal aanpak. Toch kan IT een belangrijke rol spelen bij behoud van kennis. Technologie kan bijdragen in behoud van kennis op de volgende vier gebieden;

• Verbinden van mensen. Bijvoorbeeld een minder ervaren medewerker kan de expert direct vinden.
• Leren in een hoger tempo. Door middel van intensieve samenwerking en directe ondersteuning bij vraagstukken en problemen.
• Verzamelen, structureren en vindbaar maken van belangrijke documenten.
  Inventariseren van bestaande kennis binnen een organisatie op basis van bestaande documentatie.

Afhankelijk van de behoefte van een organisatie haar kennisbehoud ondersteuning kan er een keuze gemaakt worden voor één of meerdere gebieden. Welke toepassing gekozen wordt bepaald door de situatie

Kennismanagement; Innovatief vermogen

Procesmatige gezien heeft innovatie een voorkant een achterkant. De voorkant is het opdoen en formuleren van ideeën; de achterkant is van allen verzamelde ideeën de beste selecteren en converteren tot innovatie. Doorgaans is de achterkant eenvoudiger voor bedrijven, aangezien meeste bedrijven reeds procesmatig ingericht zijn voor ontwikkelen en implementeren voor nieuwe producten en diensten.

De voorkant, het opdoen van formuleren van ideeën, wordt voor een groot gedeelte bepaald voor bedrijfscultuur. Tevens heeft voorkant geen duidelijke afbakeningen. Hoe bouwt een bedrijf een pijplijn van ideeën (de voorkant)? Een van de mogelijkheden voor het verzamelen van ideeën, is ideeën/kennis te kopen. Een andere mogelijkheid is om ideeën af te kijken van de concurrent en deze zo snel mogelijk na te maken. Wat de meeste bedrijven wensen van een innovatie programma is het weten, kennis van alle ideeën van klanten, medewerkers, partners. Uit deze bron zullen de meeste goede ideeën komen omdat zij het bedrijf kennen en haar kansen en uitdagingen. Paradoxaal blijkt dat deze groep mensen juist niet hun ideeën willen delen en vaak weerstand bieden aan veranderingen. De oorzaak hiervan is vaak de bedrijfscultuur die openheid en delen van
kennis tegenhoudt.

Innovatie is juist sterk verbonden met mensen. Om mensen (medewerkers) aan te zetten om ideeën te generen en kennis te delen vraagt om een omgeving die aantrekkelijk, enthousiasmerend is voor medewerkers, klanten en partners. Essentieel is een netwerk van innovatieve medewerkers met een goed begrip van de sociale netwerk binnen het bedrijf. Aan te bevelen is om medewerkers bewust te maken van de innovatieve inzet en hun rol daarin; het aantrekken van medewerkers die de innovatieve uitdaging aangaan; en het opzetten van een creatieve omgeving waarin medewerkers kunnen deel uit maken van belangrijk werk. Tevens zal voor deze omgeving gelden dat de medewerkers herkent worden voor hun innovatieve inzet. Binnen deze dynamische omgeving ontstaat een bedrijf innovatief vermogen. Kortom er is meer nodig voor dan alleen maar het opdoen van nieuwe ideeën.

Kennismanagement; Op zoek naar expertise

Binnen een bedrijf is het prettig om snel de juiste persoon te vinden met de juiste kennis/expertise. Iedereen binnen een bedrijf zal dit beamen. In een klein bedrijf zal het zoeken naar de juiste kennis niet zo groot zijn. In grotere bedrijven wel. In grotere bedrijven is er een behoefte om een koppeling te maken tussen "zij die kennis vragen" en "zij die de kennis hebben". In het verleden vertrouwde we op ons eigen netwerk en de toeval om via via expertise te vinden. Heden is een meer systematisch aanpak gewenst die voortbouwt op onze persoonlijke netwerknetwerk. Bedrijven hebben een toepassing nodig om expertise direct overzichtelijk te hebben.
Het nut om expertise/kennis direct inzichtelijk te hebben biedt kenniszoekers de mogelijkheid om de juiste mensen te benaderen die deze kennis hebben. Het benadrukt de essentie om mensen met elkaar in contact te brengen. Het benadrukt ook dat de kennis niet te externaliseren is in een of ander opslag medium.
Het op zoek gaan binnen een bedrijf naar expertise is vaak ondersteunt door een software toepassing. Deze software toepassing is in essentie een lijst met mensen met hun expertise gebieden en hun ambities. Om het zoeken tot een succes te maken is het van belang om de inhoud actueel te houden en het gebruik ervan te stimuleren.

Kennis delen; Het belonen voor het delen van kennis.

In de afgelopen twee maanden heb 25 bedrijven benaderd. Hetzij via de telefoon hetzij via netwerkbijeenkomsten. Onderwerp van gesprek was de volgende twee onderwerpen: (1) Samenwerken in combinatie met kennis delen; (2) Kennismanagement. Uit deze onderwerpen kwamen twee vraagstukken naar voren.
(1) Uit welke gedrag kunnen bedrijven zien of er samen wordt gewerkt en kennis daadwerkelijk wordt gedeeld? (Reacties hierop publiceer ik later…)
(2) Hoe kan je medewerkers op de juiste manier belonen voor hun samenwerken en kennis delen?

In de deze gesprekken kwam naar voren dat meeste beloningsstructuren gebaseerd zijn op individuele prestaties. In het sporadische geval worden teamprestaties beloond. In beloningstructuren blijkt dat medewerkers worden beloond voor hetgeen wat zij weten en niet wat zij kennisdelen met anderen. In de meeste gevallen worden de medewerkers individueel beloond volgens een PPM (Personal Performance Matrix) en afgesproken doelen aan het begin van het jaar.

Het zou zeer interessant zijn om jullie reactie hierop te horen. Kortom hoe wordt binnen jullie bedrijf herkent dat er goed wordt samengewerkt en kennis gedeeld? Welke beloningstructuur wordt er gehanteerd om dit te stimuleren?

Kennismanagement; Cruciale kennis

Kennis kan worden onderverdeeld in een aantal gradaties. Deze gradaties kunnen worden onderverdeeld in algemene kennis tot cruciale kennis. Wat is nu cruciale kennis? Cruciale kennis is kennis uniek is voor een organisatie. Deze cruciale kennis is opgebouwd door de organisatie van praktijkervaringen. Deze cruciale kennis geeft de organisatie het onderscheidende vermogen in de markt ten opzicht van andere concurrenten. Cruciale kennis is vaak kennis die getypeerd kan worden als schaars. Deze unieke cruciale kennis is vaak binnen de organisatie ontwikkeld door getalenteerde kenniswerkers tijdens het uitvoeren van een taak/opdracht/project. Deze taak wordt op een nieuwe en innovatieve manier uitgevoerd. Cruciale kennis bevindt zich binnen het primaire proces van de organisatie. Vanuit een bedrijf continuïteit perspectief is dit juist de kennis die geschikts is voor “overdracht van kennis”.

Kennismanagement; Kennis is beperkt houdbaar

Bedrijven zijn onderworpen aan een continue stroom aan veranderingen. Deze veranderingen kunnen van buiten als wel van binnen zijn opgestart. Veranderingen leiden vaak tot de noodzaak tot nieuwe behoeftes aan kennis. Binnen organisaties die kennis intensief zijn en zeker binnen de technologische sector is kennis snel verouderd. Voor de kenniswerkers is het een “verplichting” om continue nieuwe kennis aan te leren om actuele vraagstukken adequaat te kunnen beantwoorden. Voor de kenniswerker betekent nieuwe kennis aanleren en bestaande kennis af te leren. Deze cyclus van nieuwe kennis aanleren en “verouderde” kennis afleren wordt steeds korter. Binnen de ICT sector is nieuwe kennis al snel achterhaald door de stroom van nieuwe producten, diensten en methodieken. Kennis is dynamisch en heeft een beperkte houdbaarheid

Kennismanagement; Overdenking

Een overdenking:
Om kennismanagement uit te voeren, is het niet nodig te weten wat kennis is?