Kennis delen in beweging

Om praktijk ervaring op te doen en actief met kennis om te gaan heb ik een een whitepaper geschreven over software asset management conform een methodiek genaam AIDA (Attention Interest Desire Action). Kern van het artikel is de software licensering bij het virtualiseren van een ICT infrastructuur. Het idee is om deze opgebouwde kennis te delen met iedereen die het maar wil lezen. Kortom het kennisdocument is gratis beschikbaar gesteld via de website kennisportal.


Kennis artikel:
Software licenties bij virtualisatie: waar gaat het mis?

kennismanagement; Inzet van Bedrijfswiki (deel 1)

In de afgelopen 2 jaren beginnen de wiki’s een prima reputatie opgebouwd als opslag medium om kennis te delen. Een wiki is een open samenwerking systeem, iedereen kan documenten lezen en eventueel aanpassen. Deze open architectuur spreekt wiki gebruikers aan om mee te denken op allerlei mogelijke onderwerpen op de wiki beschikbaar zijn. Deze openheid staat in schril contrast met andere kennismanagement systemen die gesloten zijn naar de gebruiker toe. De openheid van de wiki als als gevolg dat de complexiteit van de architectuur meteen gereduceerd wordt. Een van de bekende voorbeelden van een wiki is natuurlijk de wikipedia.

Natuurlijk zijn er bezwaren te noemen om wiki’s in te zetten als een typisch democratisch systeem. Deze bezwaren vallen in categorieën als management, juridisch, privacy en maatschappelijk. Toch is de opmars van wiki’s niet meer tegen te houden. Wiki’s vinden we zowel in een intranet, extranet en in een open internet omgeving. Wiki’s kunnen voor verschillende doeleinden worden ingezet. Een voorbeeld is een bedrijfswiki. Een bedrijfswiki heeft als functie om bedrijfskennis te verzamelen en beschikbaar te stellen. Het beschikbaar maken van een bedrijfswiki is vanuit een automatisering (technisch) perspectief een behapbaar project. Vanuit een gebruikersperspectief is dit niet zo eenvoudig. Er zijn grofweg vier aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:
(1) Hoe kan het bedrijf de gebruikers van een wiki enthousiasmeren om deel te nemen in proces om kennis te op te slaan, op te bouwen en te distribueren.
(2) Wat is de houding van de medewerkers ten aan zien van een Wiki? En welke methodieken kunnen we gebruiken om het gedrag binnen een wiki duidelijk te maken? Hoe kijken de wiki gebruikers naar dit kennis instrument?
(3) Hoe kan het bedrijf de mogelijkheden van een Wiki volledig benutten? Zijn keuze te maken binnen de verschillende type wiki’s?
(4) Zijn er specifieke bedrijfsdoelen te dienen?
(5) Hoe kan je wildgroei van wiki’s in de hand houden?

In de komende maanden zal ik een reeds artikelen schrijven over wiki’s. Tevens zal ik berichten over de ervaringen die wij opdoen binnen onze eigen bedrijfsomgeving over het opzetten van een bedrijfswiki.

Kennis delen; Het belonen voor het delen van kennis.

In de afgelopen twee maanden heb 25 bedrijven benaderd. Hetzij via de telefoon hetzij via netwerkbijeenkomsten. Onderwerp van gesprek was de volgende twee onderwerpen: (1) Samenwerken in combinatie met kennis delen; (2) Kennismanagement. Uit deze onderwerpen kwamen twee vraagstukken naar voren.
(1) Uit welke gedrag kunnen bedrijven zien of er samen wordt gewerkt en kennis daadwerkelijk wordt gedeeld? (Reacties hierop publiceer ik later…)
(2) Hoe kan je medewerkers op de juiste manier belonen voor hun samenwerken en kennis delen?

In de deze gesprekken kwam naar voren dat meeste beloningsstructuren gebaseerd zijn op individuele prestaties. In het sporadische geval worden teamprestaties beloond. In beloningstructuren blijkt dat medewerkers worden beloond voor hetgeen wat zij weten en niet wat zij kennisdelen met anderen. In de meeste gevallen worden de medewerkers individueel beloond volgens een PPM (Personal Performance Matrix) en afgesproken doelen aan het begin van het jaar.

Het zou zeer interessant zijn om jullie reactie hierop te horen. Kortom hoe wordt binnen jullie bedrijf herkent dat er goed wordt samengewerkt en kennis gedeeld? Welke beloningstructuur wordt er gehanteerd om dit te stimuleren?

Kennismanagement; Cruciale kennis

Kennis kan worden onderverdeeld in een aantal gradaties. Deze gradaties kunnen worden onderverdeeld in algemene kennis tot cruciale kennis. Wat is nu cruciale kennis? Cruciale kennis is kennis uniek is voor een organisatie. Deze cruciale kennis is opgebouwd door de organisatie van praktijkervaringen. Deze cruciale kennis geeft de organisatie het onderscheidende vermogen in de markt ten opzicht van andere concurrenten. Cruciale kennis is vaak kennis die getypeerd kan worden als schaars. Deze unieke cruciale kennis is vaak binnen de organisatie ontwikkeld door getalenteerde kenniswerkers tijdens het uitvoeren van een taak/opdracht/project. Deze taak wordt op een nieuwe en innovatieve manier uitgevoerd. Cruciale kennis bevindt zich binnen het primaire proces van de organisatie. Vanuit een bedrijf continuïteit perspectief is dit juist de kennis die geschikts is voor “overdracht van kennis”.

Kennis delen; Voordelen

Meer en meer bieden Internet en IT mogelijkheden om kennis te delen in organisaties. De winstgebieden zijn groot alleen er wordt binnen het MKB nog zo weinig mee gedaan. Het is tijd voor een andere aanpak.Wat zijn de voordelen van kennis delen? Het grote voordeel van kennis delen is dat het wiel maar een keer wordt uitgevonden. Met het delen van kennis kunnen kwaliteit- en efficiencywinst worden geboekt. Niet alleen voor degene die de kennis deelt maar de gehele organisatie. Door kennis te delen kan de gehele organisatie mee profiteren van dat ene idee of die ene best practise. Een tweede voordeel is de snelle uitwisseling van ideeën en eventueel de combinatie van ideeën die leiden tot een nieuw idee. Bijvoorbeeld een nieuw idee voor meer klantgerichtheid of een nieuw idee voor een product verbetering.

Kennis delen; Project aanbevelingen

Om een project te starten voor het bevorderen van kennis delen is een pragmatische aanpak aan te bevelen. Begin met een toegespitst afgebakend start project. Begin klein. Neem in dit start project de kennis mee met de hoogste waarde voor de organisatie. Pas in een later stadium en afhankelijk van de behoefte overweeg het project (scope van het project) uit te bouwen. Communiceer pas de resultaten naar de organisatie toe wanneer het start project klaar, niet eerder.
Ook voor het start project heb je ondersteuning nodig van de organisatie, op gebied van technologie, organisatorisch en qua cultuur. Het hebben van een project sponsor binnen de organisatie is essentieel. Waarschijnlijk gelden deze aanbevelingen voor de meeste projecten, alleen het gaat in de praktijk te veel keer fout. Om projecten “kennis delen” tot een succes te maken is er tijd nodig. Geef deze projecten ook de tijd om tot wasdom te komen.

Kennis delen en samenwerken

Kennis delen en samenwerken hebben een direct relatie met elkaar. Met kennis delen verbetert de samenwerking, Door samen te werken komt kennis delen tot stand.
Wat is de waarde van samenwerken en kennis delen? Zonder uitputtend te zijn, kunnen de volgende voordelen genoemd worden:
(1) Het verkort de doorloop van een project of proces.
(2) Het verkort het zoeken naar informatie en mensen.
(3) Informatie en mensen versterken elkaar in de juiste context.

In theorie klinkt dit goed, helaas is de praktijk weerbarstig. Bijvoorbeeld indien de projectleden geografisch verspreidt zijn over verschillende landen. Bijvoorbeeld wanneer projectleden deels op kantoor en deels thuiswerken in verband met files. Zo zijn er tal van redenen te noemen die het samenwerken en kennis delen kan verhinderen:
(1) Wat is op dit moment van belang en wat vraagt nu de aandacht binnen projectteams?
(2) Hoe kunnen projectteams beter samenwerken?
(3) Hoe vinden de projectteams de juiste kennis en experts ?

De meeste projectteams gebruiken ICT als ondersteuning voor aansturing en voor het behalen van resultaten.
(1) Het gebruik van e-mail heeft zijn voordelen, alleen het heen en weer berichten al poging tot samenwerking is niet ideaal.
(2) Het zoeken naar de juiste mensen en informatie kost veel tijd, zeker als alle informatie in verschillende systemen is besloten.
(3) Binnen content systemen, document management systemen en portals zijn wel mogelijkheden om te zoeken, alleen de zoek structuur is niet flexibel te noemen.
(4) Het gebruik van wiki en weblog worden ook ervaren als informatie silo’s. Kortom weer een extra systeem waarin gekeken moet worden naar informatie.

Voor mogelijke aanbevelingen schrijf ik een extra artikel.

Kennis delen; Een wiki introductie

Wikis kan ruwweg worden onderverdeeld in twee categorieën. Een publieke wiki en een bedrijfswiki. Een van de bekendste publieke wiki is de Wikipedia, een encyclopedie schreven door iedereen voor iedereen.

Toepassingen voor een bedrijfswiki zijn projectmanagement, bedrijfscommunicatie, discussiefora en kennisdatabases. Bijvoorbeeld een bedrijfswiki kan worden gebruik voor een specifiek project. Deze projectwiki wordt gebruik door het projectteam voor het actualiseren van taken, het uitwisselen van documenten en spreadsheets. Het voordeel is de centrale locatie van een wiki (een website) die toegankelijk is vanuit het bedrijfsnetwerk of vanuit huis. In tegenstelling tot het gebruik van e-mail binnen een projectteam zijn alle updates direct beschikbaar.
Bedrijfswikis zijn vaak beveiligd. Bedrijfswiki zijn vaak dan niet gehosted, maar bevinden zich achter de firewall en maken dus onderdeel uit het intranet of eventueel van een extranet. Autorisatie en password beveiliging zijn belangrijke overwegingen voor de keuze van een bedrijfswiki. Hiernaast moet er ook de mogelijkheid bestaan om informatie terug te halen en wijzigingen ongedaan te maken.

Kennis delen; Aanleiding tot kennis projecten

Om een verandering op te starten binnen een organisatie is er een goede reden nodig. Of wel een business case om de verandering/investering te rechtvaardigen. Om een 'kennis delen' verandering in te gaan kunnen de volgende aanleidingen van toepassing zijn:

(1) Er is een groot verloop van personeel binnen de organisatie. Met het verloop is de benodigde kennis niet meer beschikbaar;
(2) Er worden kennisintensieve producten vervaardigd of kennisintensieve diensten verleend;
(3) De organisatie weet niet welke kennis er 'in huis' is;
(4) De organisatie wil graag met een (kennis) gezicht naar buiten treden. Met een (kennis) gezicht ziet de klant niet alleen die adviseur maar de totale kennis beschikbaar van de organisatie;
(5) De organisatie gaat verbintenissen aan met verschillende externe (kennis) partijen.Vanuit deze aanleidingen worden vaak doelen geformuleerd voor een veranderingen project.

Aanvulling op het bovenstaande binnen kennis projecten zijn:
(1) De bestaande kennis hergebruiken als basis voor product innovatie of dienst innovatie;
(2) De bestaande kennis meer toegankelijk maken binnen de organisatie;
(3) De bestaande kennis efficiënter verspreiden;
(4) Het opzetten van een kennis infrastructuur;
(5) Kennis verankeren in de organisatie.

Kennis delen; Wat zijn de uitgangspunten?

Om een kennis delen tot een succes te maken binnen een bedrijf is het belangrijk om een aantal uitgangspunten van te voren te formuleren. In dit artikel wil ik een opsomming maken van een aantal uitgangspunten, vertrekpunten, waarop kennis delen gebaseerd kan worden.(1) Ten eerste kennis delen is een sociaal proces. Eigenschap van een sociaal proces is dat er altijd een relationeel model ten grondslag ligt. Een voorbeeld van een relationeel model voor kennis delen is een autoriteitsmodel. Een voorbeeld van een autoriteitsmodel is kennis delen in de context van een school, waarbij een leraar/lerares voor de klas staat.(2) Contact is noodzakelijk voor een goede kennisdeling. Bij voorkeur menselijk contact. Hierop inhakend, technologie neemt hier niet meer dan een ondersteunende rol. Technologie maakt het wel mogelijk om nieuwe communicatie middelen in te zetten en kennis te codificeren in kennis systemen.(3) Kennis is vloeibaar en kan weglekken. Door dat specialisten met elkaar communiceren buiten bedrijfsgrenzen kan kennis weglekken uit een organisatie. Kennis kan snel verouderen. De kennis en kennis intensiteit in producten en diensten neemt steeds meer toe. Gevolg hiervan is dat de kennis specialisatie toeneemt.

Kennis delen; Innovatief zijn

Vraagstelling: "Wij willen als organisatie meer innovatief zijn. Hoe kunnen te werk gaan?"In eerste instantie wil ik een aantal jaren terug gaan. In die tijd werd er nog niet over kennis management gesproken. Wel hing er een ideeënbus in de gang waar iedereen een idee in kon deponeren. Vervolgens werd er door een groep mensen het idee beoordeeld. Had het idee potentie dan kreeg het een kans om uitgevoerd te worden. Binnen een organisatie zijn er vaak voldoende ideeën voor verbeteringen (kwaliteit) en innovaties. Alleen vaak blijft het in de fase van idee. Een opvolging wordt er nauwelijks aan gegeven omdat er binnen de organisatie geen processen of methodes zijn ingericht om met deze ideeën aan de slag te gaan. In algemeen is het verstandig om iedereen binnen de organisatie mee te laten denken aan innovaties of ververbeteringen. Niet alleen de denktank heeft dit alleenrecht maar iedereen op elke laag van de organisatie. Geef de medewerkers binnen de organisatie ook ruimte en gelegenheid om ideeën te generen. Een voorbeeld is de Google organisatie die veel ruimte laat om ideeën tot projecten te realiseren. De ruimte en gelegenheid zal door het bestuur of het management team moeten worden gebracht. Nog een aantal tips. Beloon innovaties die rendement opleveren. Zorg dat er terugkoppeling is naar degene die het idee heeft ingezonden. Of geeft terugkoppeling naar de groep of organisatie over ingezonden ideeën.

Kennis delen; een project aanpak

Binnen de discipline kennis management zijn er reeds veel projecten uitgevoerd. Toch blijkt dat er nog steeds projecten worden uitgevoerd met een uiteindelijke slecht resultaat. Dit project en aanpak wil ik graag delen in dit artikel. Deze informatie heb ik vernomen tijdens een seminar organisatie ontwikkeling. Binnen een middelgrote organisatie was er door het MT een redelijk groot verloop qua personeel geconstateerd. Om kennis vast te houden binnen de organisatie en niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden is er besloten om een project op te starten. Het kader van het project is om alle bestaande documenten te reviewen en deze documenten opnieuw te publiceren op een nieuw te bouwen intranet. Met het intranet konden de medewerkers de documenten doornemen en vervolgens hiervan leren. Nadat het project was opgeleverd - waarbij IT de grootste inspanning had geleverd - constateerde de projectleiding dat er geen gebruik werd gemaakt van het nieuwe Intranet. In het enkele geval werd er wel eens een document geopend maar daar bleef het ook bij. Vervolgens is er een onderzoek opgestart met de kernvraag waarom er geen gebruik werd gemaakt van dit Intranet. De conclusie was dat de inhoud van de documenten niet relevant waren voor de medewerkers. Uit deze case is er te leren dat kennis management een toegevoegde waarde moet hebben voor een medewerker, team of de organisatie. Dit is ook het vertrekpunt van een kennis management project. Maak een project vertrek van de behoeftes van nu en de toekomst qua kennis en kennis management. Bekijk deze behoeftes voor de medewerker, team en organisatie. Maak een holistische aanpak van het kennismanagement project.

Kennis delen; onmisbaar vertrouwen

In kennis te delen is er minimaal een basis van vertrouwen nodig. Het vertrouwen tussen de collega's, en ook externe contacten dragen bij tot een goede werksfeer en een betere productiviteit. Een goed vertrouwen komt uiteindelijke resultaat van een bedrijf ten goede. Vertrouwen heeft twee determinanten. Ten eerste hoe een collega over zich denkt en ten tweede hoe deze collega over anderen denkt. Het kan voorkomen dat een collega te veel aan zichzelf twijfelt en daardoor onzeker is. Of dat iemand een negatief beeld heeft van andere collegae. Om de relaties tussen collegae te verbeteren, wanneer wantrouwen in het spel is, zijn onderlinge gesprekken een eerste goede stap. Factoren binnen zo’n gesprek zijn misverstanden, openheid van zaken, samenwerking en in sommige gevallen vergeving en leren. Ervaring leert dat vertrouwen een kostbaar goed is en snel verspeeld is. Om vertrouwen weer terug op te bouwen is er tijd nodig.

Kennis delen; innovatie

Innovatie staat op dit moment hoog op de agenda in Europa (de Lissabon akkoorden) en ook in het huidige Nederlandse kabinet (innovatieplatform).Innovatie is belangrijk. Zonder innovatie is er geen lange termijn voor bedrijven gezien de concurrentie slag vanuit alle hoeken van de wereld. Ook bedrijven die zich alleen in de Nederlandse markt begeven is innovatie belangrijk.

Met innovatie kan een bedrijf zich onderscheiden van de rest van de aanbieders. Indien een bedrijf zich niet goed kan onderscheiden is vaak de prijs nog het enige middel om de opdracht te winnen. Kennis en innovatie zijn onlosmakelijk verbonden. Door kennis te delen en ideeën uit te wisselen resulteert vaak in nieuwe kennis. Innovaties brengt ook vaak weer nieuwe kennis tot stand. Kennis in een bedrijf kan in verschillende vormen aannemen. Strategische kennis is de meest belangrijke factor uiteindelijk, in het doen van innovaties en leveren van toegevoegde waarde naar klanten toe.Als basis voor innovatie is er dus kennis - kennis delen - nodig. Naast deze fundering is er ook een innovatiestrategie nodig. Een innovatie strategie beschrijft hoe een bedrijf innovatie wil bereiken.

Een voorbeeld. Een bedrijf kan bijvoorbeeld kiezen voor innovatie in kleine stapjes (evolutionair) of door complete nieuwe innovatie in de markt te zetten (revolutionair). Meest gekozen strategie is een parallelle aanpak. Kortom werken in kleine stapjes op bestaande producten en diensten en terwijl denken/werken aan een compleet nieuwe (nog niet bestaand) product of dienst. De innovatie strategie is hierin leidend. Het kennis opbouwen en het kennis delen is hiervoor een basis om tot innovaties te komen.