Kennis delen in beweging

Om praktijk ervaring op te doen en actief met kennis om te gaan heb ik een een whitepaper geschreven over software asset management conform een methodiek genaam AIDA (Attention Interest Desire Action). Kern van het artikel is de software licensering bij het virtualiseren van een ICT infrastructuur. Het idee is om deze opgebouwde kennis te delen met iedereen die het maar wil lezen. Kortom het kennisdocument is gratis beschikbaar gesteld via de website kennisportal.


Kennis artikel:
Software licenties bij virtualisatie: waar gaat het mis?

Innovatie en veranderingen

Innovaties binnen een organisatie brengen veranderingen te weeg. Zelf het innovatie proces kan complex zijn om te veranderen. Kernvraag is natuurlijk: “Waarom is het zo moeilijk te veranderen?”. Een algemeen en vaak gehoord antwoord is dat mensen een natuurlijke weerstand hebben te veranderen of veranderingen te verwerken. Waarom ? De reden dat mensen moeite hebben met veranderingen is dat het de natuurlijke aard van mensen is om bedreigingen (veranderingen) te vermijden. Vaak brengen veranderingen bedreigingen mee voor onze bestaande ‘veilige’ omgeving.
Om dus een veranderingen effectief door te voeren zullen we deze menselijke bescherming constructies moeten adresseren. Essentiële basis vragen naar de belanghebbende toe zijn:

· Wat moet er veranderd worden? Een stapje terug: “Hebben wij wel het juiste probleem te pakken?”.
· Wat moet er bereikt worden? Wat is het einddoel?
· Zal deze oplossing( verandering) echt het antwoord op het probleem?
· Wat zijn de neveneffecten, zowel positief als negatief, en hoe gaan wij hiermee om? Wat is de weerslag binnen de organisatie?
· Welke hindernissen zijn nog te nemen? En hoe pakken we deze aan?
· Kunnen we deze verandering wel aan? Is dit weer de ‘zoveelste’ verandering? In hoeverre is management besloten om deze verandering te ondersteunen?

Duidelijk communicatie en draagvalk is cruciaal om een verandering door te voeren. Teams moeten geloven in de veranderingen. Alleen dan zullen zij de veranderingen dragen en verantwoordelijk er voor nemen.

Innovatie; Innovatie vanuit klant perspectief.

Een van de meest gebruikte methode voor innovatie is om te beginnen met de oplossing. In deze benadering, zonder te weten wat de klanten behoeftes zijn, ontwerp men oplossingen en test deze oplossingen met de klant. Hoogst waarschijnlijk dat deze methode ook wordt gebruikt in uw bedrijfsomgeving. Ook waarschijnlijk dat u in uw innovatie proces de klant wordt ingeschakeld in een van de ontwikkelfases van een product of dienst. Om vervolgens weer terug te gaan voor verder ontwikkeling van product of dienst en vervolgens weer de klant in te schakelen, enz. enz. Deze benadering geeft slechts een gefragmenteerde kijk op mogelijke oplossingen. Uiteindelijk leeft u in de veronderstelling dat u de klant zijn/haar behoeftes begrepen heeft. Met deze benadering heeft u nooit alle klanten behoeftes in vizier met het resultaat dat u maar een kleine kans heeft om een oplossing te ontwerpen die in alle klanten behoeftes voorziet.

Indien het innovatie proces start met het verzamelen van ideeën, deze testen met de eindgebruikers en telkens verfijnt, is de benadering met een hoge “raad” niveau. Met deze benadering kan alleen deel innovatie verkregen worden en ook mogelijk deel oplossingen. Deze benadering bevat veel onzekerheden. Met deze benadering is de kans dat er een doorbraak innovatie gevonden wordt heel klein. Misschien door toeval kan er een doorbraak innovatie gevonden worden. De kans dat er een waardevolle innovatie gevonden wordt is ongeveer 1 uit 10.

Kernvraag die gesteld moet worden is “In welke mate ken men de klant?”, “Begrijpen wij de klant volledig of is dit omhult met allerlei veronderstellingen?” Spil van innovatie is het volledig kennen van de klant zijn (toekomstige) behoeften. Uit deze kennis van de klant/eindgebruiker zijn er mogelijkheden te ontdekken voor innovatie.

Uit de bestaande tekst kan je een andere beschrijving halen voor de term innovatie. Innovatie is een proces voor het ontwikkelen van een product of dienst concept dat voldoet aan de klant zijn/haar toekomstige behoeften. Met andere woorden de start van een innovatie proces begin niet met een veelheid van ideeën en maar hopen dat de juiste innovatie er uit komt. De start van een innovatie proces begint met het inzichtelijk maken welke (toekomstige) behoeftes de klant heeft. Een mogelijke start is:

(1) Deze start kan al beginnen door de alle taken en alle processen in kaart te brengen waar de klant nu al mee te maken heeft.
(2) Vervolgens moet er bepaald worden welke behoeftes niet zijn afgedekt door een dienst of product.
(3) Het ontwikkelen van een product of dienst die aan deze nieuwe of toekomstige behoeftes voldoet.

Innovatie; Ideeën maken nog geen innovatie

Creativiteit wordt uitgelegd als het vermogen om te komen tot goede, nieuwe, originele ideeën. Door creativiteit de overhand te geven kan het een obstakel worden voor de bedrijfsvoering. Hoe? Door over de praktische aspecten van de implementatie heen te stappen blijft de organisatie “hangen” in abstracte discussies in plaats van doelgericht met de ideeën aan de slag te gaan. In deze gevallen blijft men praten over innovatie maar komt het nooit tot een uitvoering.

Een eerste les uit de praktijk. Een van de zaken om voor op te passen is om innovatie te laten sturen door degene die ideeën aandragen. Deze medewerkers blijven vaak ideeën aandragen en staan vaak los van de dagelijkse bedrijfsvoering, daarom zijn deze medewerkers zijn niet geschikt voor het uitvoeren van een innovatie project – het idee uitwerken tot een geïmplementeerde innovatie. Bedrijven zijn vaak procesmatige ingericht en zijn wars van creativiteit en veranderingen. Innovatie teams die los staan van procesmatige (routine) binnen een bedrijf zullen de aangedragen ideeën nooit kunnen realiseren. Alleen medewerkers die procesmatige inzicht hebben – noem het een conformist – zullen een ideeën tot een succes kunnen leiden.

Misschien ten overvloede meld ik dat creativiteit en innovatie een instrument is om tot bedrijfsgroei te komen. Het is geen doel op zich. Voor een lijnmanager is innovatie een puur instrument om andere bedrijfsdoelen te bereiken. Creativiteit heeft te alles te maken met ideeën. Deze ideeën worden eerst beoordeeld op hun originaliteit en niet direct op hun bruikbaarheid naar klanten toe of binnen het bedrijf. Ideeën kunnen best origineel zijn maar kunnen ook op lange termijn schadelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
Met creativiteit wordt vaak verwart met innovatie. Nogmaals creativiteit heeft alleen te maken met het komen tot ideeën, meer niet. Het uitvoeren van ideeën is een geheel ander spel. Het uitvoeren van ideeën tot innovatie wordt onderschat vanwege de complexiteit van de bedrijfsvoering zelve.

Innovatie; Bedrijfscultuur als motor voor innovatie

Er zijn drie factoren van belang als het om innovatie gaat: cultuur, organisatie en technologie. Het belangrijkste is dat je eerst een cultuur creëert waarin innovatie gestimuleerd wordt, vervolgens zorg je voor een goede organisatie en kun je eventueel technologie toepassen. In dit artikel wil ik de nadruk leggen dat de bedrijfscultuur de basis is voor innovatie binnen een bedrijf.

Een bedrijfscultuur heeft een sterke invloed om het innovatief gedrag van medewerkers. Een bedrijfscultuur vormt de acceptatie voor verandering, vertrouwen onderling, reflectie en open communicatie naar elkaar toe. Deze aspecten zijn van belang om te groeien naar een bedrijfscultuur waar innovatie centraal staat. Eerst een bedrijfscultuur creëren waarin innovatie mogelijk wordt; daarna kan je innovatie pas managen.

Bedrijfscultuur is de sleutel tot innovatie. Bedrijfscultuur wordt sterk beïnvloedt door het management; “Hoe gaat het management om met medewerkers?”. Een tweede aspect; “Hoe kijken medewerkers naar hun werk?”. Met een strakke bedrijfshiërarchie, een sterke top-down benadering, staat haaks op een innovatieve bedrijfscultuur en heeft vaak het effect om medewerkers te demotiveren. Deze drempel zal beslecht moeten worden ten einde creativiteit en innovatie te stimuleren binnen een bedrijf.
Innovatie is sterk verbonden met een persoon of personen. Innovatie kan niet losgekoppeld worden van een persoon. Innovatie zit in de hoofden van personen. Mensen zijn de grootste bronnen van ideeën en innovatie. Innovatie heeft alles te maken met mensen en bedrijfscultuur.

kennismanagement; Inzet van Bedrijfswiki (deel 1)

In de afgelopen 2 jaren beginnen de wiki’s een prima reputatie opgebouwd als opslag medium om kennis te delen. Een wiki is een open samenwerking systeem, iedereen kan documenten lezen en eventueel aanpassen. Deze open architectuur spreekt wiki gebruikers aan om mee te denken op allerlei mogelijke onderwerpen op de wiki beschikbaar zijn. Deze openheid staat in schril contrast met andere kennismanagement systemen die gesloten zijn naar de gebruiker toe. De openheid van de wiki als als gevolg dat de complexiteit van de architectuur meteen gereduceerd wordt. Een van de bekende voorbeelden van een wiki is natuurlijk de wikipedia.

Natuurlijk zijn er bezwaren te noemen om wiki’s in te zetten als een typisch democratisch systeem. Deze bezwaren vallen in categorieën als management, juridisch, privacy en maatschappelijk. Toch is de opmars van wiki’s niet meer tegen te houden. Wiki’s vinden we zowel in een intranet, extranet en in een open internet omgeving. Wiki’s kunnen voor verschillende doeleinden worden ingezet. Een voorbeeld is een bedrijfswiki. Een bedrijfswiki heeft als functie om bedrijfskennis te verzamelen en beschikbaar te stellen. Het beschikbaar maken van een bedrijfswiki is vanuit een automatisering (technisch) perspectief een behapbaar project. Vanuit een gebruikersperspectief is dit niet zo eenvoudig. Er zijn grofweg vier aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:
(1) Hoe kan het bedrijf de gebruikers van een wiki enthousiasmeren om deel te nemen in proces om kennis te op te slaan, op te bouwen en te distribueren.
(2) Wat is de houding van de medewerkers ten aan zien van een Wiki? En welke methodieken kunnen we gebruiken om het gedrag binnen een wiki duidelijk te maken? Hoe kijken de wiki gebruikers naar dit kennis instrument?
(3) Hoe kan het bedrijf de mogelijkheden van een Wiki volledig benutten? Zijn keuze te maken binnen de verschillende type wiki’s?
(4) Zijn er specifieke bedrijfsdoelen te dienen?
(5) Hoe kan je wildgroei van wiki’s in de hand houden?

In de komende maanden zal ik een reeds artikelen schrijven over wiki’s. Tevens zal ik berichten over de ervaringen die wij opdoen binnen onze eigen bedrijfsomgeving over het opzetten van een bedrijfswiki.

Kennismanagement; Innovatie process is flexibel en organiek

Elke organisatie wil een betrouwbaar innovatie programma. Of het nu bedoeld is voor innovatie op gebied van producten, dienstverlening, of ICT betrouwbaarheid is belangrijk. Een goed ontworpen innovatie proces (model) ligt hieraan ten grondslag. een gedegen innovatie proces helpt de focus, richting, resultaat te behouden. Een goed proces zorgt er voor dat alle ideeën worden verzameld, eerlijk worden beoordeeld met een borging dat ideeën niet verloren gaan.

Bovenstaand klinkt logisch, nietwaar? In dit artikel beschrijf ik twee ontwerp karaktereigenschappen waaraan een goed innovatie proces moet voldoen. Deze twee karakter eigenschappen zijn: flexibiliteit en organiek.

Om te beginnen flexibiliteit. Aan de voorkant van een innovatie proces komen de ideeën binnen. Nu zijn niet alle ideeën gelijkwaardig. Sommige ideeën zijn beter dan andere ideeën. Vervolgens is het van belang om de betere ideeën op tijd te herkennen en deze versneld door het evaluatie en implementatie proces te begeleiden. Aanbeveling is om de betere ideeën een afzonderlijke wegingsfactor te geven. Eenmaal een goed idee herkent, geef dit de juiste hoeveelheid aandacht en loods het door het evaluatie en selectie fase en zo snel mogelijk naar implementatie. Hiermee kunnen de betere ideeën snellere tot resultaat komen. Wat niet aan te raden is om binnen het innovatie proces stappen over te slaan, wel om de betere ideeën hogere prioriteit te geven.

Een kanttekening. Binnen het innovatie proces zullen ook ideeën bestaan die niet haalbaar of te realiseren zijn. Het is ook zaak om ook de minder goede zo snel mogelijk te herkennen en deze uit het proces te halen. Hiermee blijft het totale innovatie proces overzichtelijk en beter te managen.

De twee karakter eigenschap: organiek. Een innovatie proces is maatwerk en is vaak voor elke bedrijf weer anders. Een innovatie proces moet evolueren en op zich ook weer innoveren om optimaal te kunnen functioneren.
Het proces is een hulpmiddel en dient als ondersteuning voor een organisatie om te komen tot een van te voren bepaalde resultaat. Innovatie is kenniswerk. Innovatie staat voorop en het innovatie proces komt op de tweede plaats. Een innovatie kan niet verzanden in het proces alleen maar door zich strikt vast te houden aan het proces en haar stappen. Essentieel is om te innoveren en niet zich vast te bijten in het innovatie proces zelf.