Idee Management nog niet breed geaccepteerd

Begin dit jaar, 2010, heeft de American Management Association (AMA) een onderzoek afgerond. Het onderzoek werd gehouden onder 1356 manager van grote (Amerikaanse) bedrijven. Het onderzoek concentreerde zich op het idee management proces. Uit dit onderzoek kwamen de volgende resultaten:

• 48% van de onderzochte bedrijven hebben geen standaard procedure om ingezonden ideeën te evalueren.
• 17% van de onderzochte bedrijven hebben een onafhankelijk evaluatie proces voor ideeën.
• 15% van de bedrijven gaan de ideeën rechtstreeks naar de business unit manager.

Uit dit onderzoek blijkt dat idee management nog geheel in de “kinderschoenen staat”. Tevens blijkt dat idee management is ingericht als “iets wat erbij wordt gedaan” maar niet hoog op de agenda staat bij managers. Uit deze onderzoek gegevens blijkt ook dat deze bedrijven hun medewerkers en hun ideeën niet serieus nemen. Hiermee ontmoedigen de managers hun medewerkers e missen zij kansen om de broodnodige innovatie door te voeren.

Idee Management links op ideemanagement.startpagina.nl

Om kennis te delen op het gebied van idee management is er een aanvraag gedaan naar het bedrijf Startpagina. Deze aanvraag is eind vorige maand goedgekeurd. In de afgelopen twee weken is de ideemanagement.startpagina.nl voorzien van de links die direct te maken hebben met idee management. Komende week wordt deze nieuwe pagina gepubliceerd. Hiervan zal alnog een weblog bericht uitgaan wanneer deze pagina beschikbaar is. In de toekomst zal er op deze ideemanagement.startpagina.nl meer en meer informatie komen over idee management. Het plan is om deze weblog en de idee management startpagina elkaar gaan versterken om de lezer meer informatie bronnen aan te beiden over idee management zaken.

Idee Management en tijdgeest

Binnen idee Management worden ideeën beoordeeld . Deze beoordeling bepaald of een idee geschikt is om verder uitgewerkt te worden. Een van de beoordeling criteria voor uitwerking is de tijdgeest. De tijdgeest is een complexe samenwerking van externe componenten zoals politiek, financieel, sociaal, etc. De tijdgeest komt tot ons via de media. De tijdgeest is een bepalende factor of een idee een succes kan worden of kan falen. Ideeën moeten dus in de pas lopen met de tijdgeest. Sterker nog de tijdgeest zal van te voren goed “gelezen” moeten worden om uit het idee een concurrerend voordeel te kunnen trekken. Die bedrijven die de tijdgeest goed kunnen lezen hebben hun diensten en producten al en een ver gevorderd stadium gereed om op de markt te brengen. Hierdoor kunnen zij ook goed profiteren als een product of dienst op de juiste tijd op de markt. Een voorbeeld van de tijdgeest van enkele jaren geleden is “Balans tussen werk en privé”. Een ander voorbeeld van de tijdgeest is “Mobiliteit”.

Het doorzoeken van de ideeën portfolio en dit tegen de tijdsgeest aan te houden is beslist aan te raden.

Idee management is het inrichten van ideeën

Ideeën binnen idee management worden vaak ingericht conform doelstellingen beschreven in de innovatie strategie. Zonder een innovatie strategie te kennen kunnen ideeën ook in algemene categorieën worden geplaatst. Deze traditionele categorieën zijn: efficiëntie, effectiviteit en innovatie. Efficiëntie beschrijf ik als “op de juiste manier werken”. Effectiviteit als “de juiste werkzaamheden uitvoeren” en innovatie als “totaal anders werken”. Een nieuw idee kan dus in een of meerdere van deze categorieën vallen. Een voorbeeld van een idee die in meerdere categorieën valt is kennis management. Kennismanagement valt in de categorieën innovatie en effectiviteit.

Idee volgen ook de economische trend. In economische slechte tijdens zijn bedrijven op zoek naar ideeën met de nadruk op efficiëntie. Bij een economische opleving zoeken bedrijven vaak idee op het vlak van effectiviteit en innovatie.

In idee management systemen zul je deze categorieën niet snel terug vinden. Binnen idee management worden idee campagnes opgezet waarbinnen een uitdaging wordt gesteld. Deze uitdaging laat zich vertalen door “wij zoeken ideeën om energie op te wekken met zonder emissie?”. Dit kan een van de strategische doelstellingen zijn waarvoor innovatieve ideeën nodig zijn.

Innovatie is het werkproces van idee management

Innovatie bestaat uit drie basis componenten: generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding. Deze basis componenten stimuleren elkaar. Om innovatie met succes te kunnen uitvoeren moeten alle drie basis componenten goed gepresteerd worden. Naast deze drie basis componenten spelen mensen en processen een centrale rol. Hierbij gaan we van uit dat het geheel van innovatie, mensen en processen goed geïntegreerd is binnen de innovatiestrategie van het bedrijf.

Op het eerste oog ziet dit er eenvoudig uit. Alleen de praktijk is weerbarstiger. Hoe dan ook het eenvoudiger innovatie uit te leggen door deze drie blokken (generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding).

Door innovatie te zien als het werkproces van idee management geeft je meer bereik aan innovatie. Innovatie wordt vaak geassocieerd met het uitvinden van een nieuwe product. Idee management niet. Idee management heeft een veel groter bereik. In het bereik van idee management zijn niet alleen nieuwe producten maar ook nieuwe business modellen en nieuwe processen. Door innovatie te zien als het werkproces van idee management wordt deze beperking, alleen nieuwe producten, te niet gedaan.

Idee management automatiseren of niet

Idee management automatiseren of handmatig afhandelen is een veel gestelde vraag. Naar mij mening kunnen beide of een combinatie het juiste antwoord zijn.

Een idee is vaak een ruwe schets. Een ruwe schets dat uitgewerkt moet worden. Een ruwe schets die een artiest nodig heeft om tot een meesterwerk te komen. Een ruwe schets die de juiste voedingsbodem met de juiste hoeveelheid aandacht op de juiste tijd tot een waardevol object wordt gemaakt door een artiest. Elk idee verschilt ten opzichte van de ander.

Deze verschillen laten zich vertalen in:

(1) Verschillende voordelen (baten)
(2) Verschillende doelen
(3) Het is meer of minder complex
(4) Het kan snel of minder snel worden gerealiseerd
(5) Er zijn meer of minder medewerkers nodig om dit uit te werken en te beoordelen
(6) Er zijn verschillende vaardigheden nodig om het uit te werken
(7) Verschil in investeringen en bijbehorende risico’s
(8) Verschil in marketing aanpak

Aan deze lijst kan een meerdere onderverdeling gemaakt worden totdat het aantal verschillende verveelvoudig is. Terug komend op de eerst gestelde vraag; “automatiseren of niet?”, in het eerste fase van idee management is vaak chaotisch. Deze chaotische fase is nodig om tot creativiteit te komen. Deze fase is rondom de mens georiënteerd en niet passend in een proces. Op het idee dat het idee enigszins uitgewerkt is kan het geschikt gemaakt worden voor een werkproces. Niet eerder. Zeker in de creativiteitsfase is er ruimte en vrijheid nodig om te komen tot een idee. Deze flexibiliteit is nodig en kan niet gevonden worden in een werkproces. Zodra het idee geschikt is en de contouren bekend kan het in een werkproces opgenomen worden en met de uitwerking worden begonnen. In het werkproces kan het de juiste voedingsbodem krijgen om tot volledige wasdom te komen.

Ideeën mix

Voor innovatie zijn ideeën nodig. Verschillende ideeën wel te verstaan. Binnen idee management bestaan er ruwweg 4 categorieën ideeën.

(1) Een idee dat op een bestaande product, dienst of business model een kleine wijziging voorstelt; (stapsgewijs)
(2) Een idee dat met een radicalere inslag een compleet product, dienst of business model initieert binnen een nieuwe markt;
(3) Een idee dat visionair is, dus conform aan de visie van de organisatie;
(4) Een idee dat van een gebruikers perspectief.

Nu is het belangrijk om een mix van ideeën te hebben. Waarom? Veronderstel dat alle ideeën alleen met een stapsgewijs een verandering in een product voorstelt. Deze ideeën kunnen waardevol zijn, maar uiteindelijk haalt de product levenscyclus deze stapsgewijze veranderingen in. Het rekken van een product levenscyclus kan maar in beperkte mate. Een eenzijdige mix van ideeën maakt het geheel van ideeën niet waardevol. Een juiste verhouding van verschillende type ideeën daarentegen wel. Het vinden van de juiste mix is zeer afhankelijk van de organisatie. Er is geen gouden regel binnen ideeën management of portfolio management om een juiste verhouding aan te duiden. Een organisatie zal zelf moeten bepalen welke mix het meest waardevol wordt geacht. Om een voorbeeld te noemen; in de startfase van een organisatie zijn stapsgewijze ideeën wel welkom, alleen passen niet echt in de groeiplannen van een organisatie. Elk organisatie moet zelf bepalen welke mix voor haar toekomst het beste is.

Idee Management status

In het afgelopen 2 jaren hebben we gezien dat idee management langzamerhand wordt geïntroduceerd in service organisaties en binnen de overheid. Deze trend zal zich meer en meer door zetten in dit jaar, 2010.
De principes van idee management zijn in de afgelopen jaar wel hetzelfde gebleven, namelijk:

(1) Meer en meer de medewerkers te integreren binnen innovatie proces;
(2) Het systematisch verzamelen, selecteren van aangeboden ideeën om de beste hieruit te selecteren die een organisatie vooruit helpt.
(3) De medewerker actief betrekken, te motiveren, om deel uit te maken van innovatie proces binnen een organisatie.

Het bereik van idee management is in de afgelopen jaren alleen maar gegroeid. Idee management houdt zich ook vaak aan synchroon aan de economische cyclus. Het bereik van idee management heeft vaak de volgende intenties; Het bereiken van kostenbesparingen, het verbeteren van de werkprocessen en het behalen van omzetgroei.

Het idee management proces is ook qua bereik gegroeid in de afgelopen 2 jaar. Meer en meer instrumenten worden ingezet om tot ideeën te komen. Een greep uit deze idee instrumenten zijn; brainstorming, idee campagnes, etc. Het betrekken van de medewerkers binnen het idee management proces blijkt meer een meer verankerd te worden in een organisatie. Deze verankering wordt gestimuleerd door dat er van de medewerker meer verwacht wordt op het innovatie vlak en ook deel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden.

Qua ondersteunende technologie zijn er meer en meer software leveranciers bijgekomen die idee management systemen kunnen leveren. Vaak wordt die management geleverd met een project portfolio systeem of een product ontwikkel systeem.

Trend is ook om buiten de muren van de organisatie te kijken voor nieuwe ideeën. Een aantal succesvol lanceringen zijn gedaan voor idee management. Een prima voorbeeld is bijvoorbeeld DELL met IdeaStorm. Hierbij kan de consument productverbeteringen aanbieden via een website.

In het gebruik van idee management zijn er ook een aantal probleem gebieden komen bovendrijven. Een van de probleemgebieden is het beoordelen van ideeën en het selecteren van de juiste ideeën voor verdere uitwerking. Een tweede probleemgebied is dat idee management binnen een continue een “moderator” nodig heeft om de samenwerking tussen de medewerkers te stimuleren.

Creativiteit binnen een groep

Creativiteit is niet noodzakelijk het product van een enkel persoon. Creativiteit stimuleert creativiteit binnen een groep. Een idee van één persoon kan een ander persoon weer aanzetten variant va dit idee. Dit gebeurt niet vanzelf binnen een groep. Om creativiteit binnen een groep te stimuleren is een groepsstijl nodig. Veel factoren spelen mee in een groepstijl. Een voorbeeld is dat binnen een groep de sfeer is, om elkaar verder te helpen, dus in te haken om het idee en dit verder uit te bouwen. Een ander voorbeeld is het los laten van “koninkrijkjes” – het op andermans kennisterrein komen zonder verbaal aangevallen te worden. Een laatste voorbeeld ; binnen de leden van de groep hebben een verschillende achtergrond en verschillende vaardigheden. Het hebben van verschillende achtergrond bevordert een holistische kijk op ideeën. Vanzelfsprekend is ook loyaliteit en samenhang binnen een groep nodig om tot creativiteit te komen.

Een van de belangrijke punten binnen idee management is dat er op elkaars idee wordt gereageerd. Het reageren op elkaar idee brengt de toegevoegde waarde binnen het idee management systeem. Bij en introduceren van een idee management systeem zal heel duidelijk moeten worden gecommuniceerd dat het systeem val of staat met de samenwerking onderling. Met het samenwerken op de ingezonden ideeën wordt de kwaliteit van de ideeën verhoogd. Het continue stimuleren om samen te werken zal vanuit de organisatie maar ook van het idee management systeem gestimuleerd moeten worden.

Verbind problemen met ideeën

Binnen een organisatie bestaat er zondermeer vraagstukken. Of problemen. Vraagstukken met een hoge urgentie waarvoor er geen direct oplossing voorhanden is. Stel dat het mogelijk is om deze problemen met ideeën uit de organisatie zelf op te lossen. Verbind deze problemen met ideeën van de organisatie leden zelf. Verbind de eigenaar van het probleem met degene die daar een prima idee heeft om dit op te kunnen lossen. Idee Management kan hierbij helpen.

Binnen een organisatie zijn er problemen. Zondermeer. Deze problemen worden opgelost of niet opgelost afhankelijk van de prioriteit van het probleem. Het is jammer dat er vaak te weinig gebruik wordt gemaakt van het oplossende vermogen van de organisatie zelf. Binnen een organisatie is er denkkracht. Waarom wordt deze denkkracht vaak onbenut gelaten? Deze denkkracht kan aangewend worden voor de problemen die binnen een organisatie bestaan. Wat kan het mooi zijn als een organisatie zelf haar problemen kan oplossen door (innovatieve) ideeën. Innovatieve ideeën van de medewerkers zelf. Hier ligt de kracht van idee management om problemen te verbinden met ideeën voor oplossingen.

Waarom kan een organisatie het beste haar eigen problemen oplossen? Omdat de medewerkers op de werkvloer het dagelijks te maken hebben met hun producten en diensten. Zij hebben de kennis en de ervaring met de producten, diensten. Zij weten vaak eerder waar er problemen ontstaan en hebben vaak al een oplossing er voor. Ook hier kan idee management een rol hebben

Een aantal vraagstukken kunnen zelf buiten de muren van de organisatie worden uitgezet. Het vragen voor oplossingen aan klanten, partners en toeleverancier is niet ongebruikelijk. De vraag voor verbetering van producten en diensten door de fabrikant aan klanten is ook niet ongewoon. Ook hier kan idee management een rol spelen om dit in goede banen te leiden.

Eigenschappen van een goed idee

Wat maakt een ingezonden idee goed? Natuurlijk binnen de eerste fase van idee management zijn er scorekaarten te gebruiken om een idee te toetsen. Hierbij wordt er bijvoorbeeld getoetst of het idee in lijn is met de bedrijfsstrategie. Laten eens nog een stap terug doen. Iemand heeft een idee in zij hoofd. De volgende stap is het opschrijven van het idee in bijvoorbeeld een idee management systeem. Alleen al in de deze fase kan de schrijver van het idee al toetsen. Toetsen of het idee op een juiste manier is opgeschreven. Ofwel aan welke eigenschappen moet een idee voldoen? Ten eerste moet een idee duidelijk zijn. Dit klinkt in eerste instantie heel logisch maar degene die het idee inzendt is vaak een specialist. Deze specialist zal waarschijnlijk ook termen gebruiken of vakjargon die alleen zijn vakbroeder begrijpen en niet degene die het idee later moet gaan toetsen. Een tweede eigenschap; het idee moet eenvoudig zijn. Niet eenvoudig in uitvoering, wel eenvoudig in bewoording. Met 1 of 2 regels moet iedereen, niet alleen de specialisten een direct beeld hebben waar het idee overgaat. Het idee moet concreet zijn. Een voorbeeld: “wij bouwen een auto die zowel over land en over zee kan binnen 2 jaar”. En andere eigenschap is natuurlijk de component “onverwacht”. Onverwachte ideeën zijn ideeën buiten het gewone denkkader.

Een idee moet de lezer enthousiasmeren.

Idee management in de praktijk – een idee community

In de afgelopen jaren zijn er heel wat internet technologieën op het sociale vlak bij gekomen. Een greep uit deze toepassingen zijn Hyves, Twitter, Facebook, Google Buzz, MSN, enzovoorts. Het gebruikt van deze toepassingen zijn divers maar hebben een onderdeel gemeen. Namelijk het verbinden van mensen met elkaar. Dit verbinden van mensen is de basis van deze internet toepassingen. Het verbinden binnen deze toepassingen is vaak op basis van gedeelde interesses. Deze groepen met mensen met gedeelde interesses noemen we communities. Communities kunnen heel interessant zijn voor bedrijven. Communities kunnen heel belangrijk zijn voor innovaties op gebied van diensten en producten. Met het werken met communities (de leden hiervan) wordt de klant of potentiële klant een bron voor innovatie.
Het gebruik maken van een communities voor innovatie vraagt voorbereiding. Essentieele vragen voor het opzetten en gebruik maken van een communities zijn:

(1) Onderzoek welke communities je klanten al reeds gebruiken? Onderzoek ook of er plaats is voor een nieuwe community?
(2) Welke doelen worden gesteld met het gebruik maken van een bestaande of nieuwe community?
(3) Op het moment dat je gebruik gaat maken van een community veranderd de relatie met je klant? De communicatie verloopt veel directer? Reacties worden verwacht op vragen. Vertaal deze vragen in een communicatie strategie naar de community toe.
(4) Besluit welke technologie je gaat gebruik voor het opzetten van een nieuwe community.

Met het gebruik van een communities wordt meer en meer de klant de bron van innovatie. Deze innovatie laat zich minder goed structureren van interne innovatie. Binnen communities zijn de innovatie spontaan, zelfs een stuk chaotischer.

Een vorm uit de diverse vormen van communities is de idee community. Een idee community is een idee management platform buiten de muren van het bedrijf. Dit idee community wordt expliciet gevraagd aan de klanten om ideeën te geven ter verbetering van het product of dienst. Op elk idee kan er gestemd worden door andere leden van deze idee community. Indien een idee, qua punten, bovenaan de lijst staat is het bedrijf (bijna) verplicht hier iets mee te gaan doen. Natuurlijk worden de beste ideeën geïmplementeerd. Degene die een goed idee heeft ingezonden wordt vaak beloond met een prijs.

Een voorbeeld uit de praktijk van een idee community: Mijn Starbucks idee

Idee management als omgekeerd innovatie model

Idee management heeft een duidelijke ondersteunende rol binnen de context van innovatie management. Een stap verder, idee management kan een zelfs een aantal taken vervullen binnen innovatie management. Idee management geeft de richting aan; “Hoe wil je innovatie gaan organiseren?”.

In het recente verleden werd de volgende strategie gevolgd. Om tot innovatie te komen werden de volgende stappen uitgevoerd; (1) Analyseren, (2) Besluiten maken en plannen, (3) Mensen aansturen om de beoogde doelen en resultaten te kunnen behalen. In deze hectische, dynamische, globale economie werkt dit model niet zo goed meer. In plaats dat het bedrijf de innovatie naar de medewerkers toebrengt, laten we de medewerkers de innovatie naar het bedrijf brengen. Dit is de omgekeerde wereld. Innovatie wordt niet meer bedacht door een select gezelschap maar wordt bedacht door een menigte die meer of minder aan elkaar gekoppeld zijn. Om deze omgekeerde wereld te kunnen realiseren kan een idee management platform goed gebruikt worden.

Een idee management platform kan gebruikt worden om snel issues op te lossen of zelf hele basale vraagstukken. Het idee management platform pas prima in een snel veranderende omgeving waar ook gevraagd wordt voor snelle oplossingen. Met een idee platform zet je vraagstukken niet uit in een team, maar kan je de vraagstukken uit zetten in een gehele organisatie en hierom ideeën en oplossingen vragen. Tevens biedt een idee management platform om vraagstukken snel naar business partners te brengen of naar klanten of leveranciers. Een groep weet meer dan een individu. Het direct aanspreken van een kennis potentieel voor een prangende vraag, daar ligt juist de kracht van een idee management systeem.

Ideeën selecteren is niet eenvoudig

Binnen een idee management proces worden allerlei ideeën aangeboden voor verdere uitwerking. Bij de eerste “screening” kan je vaak meteen al inschatten of dit een idee is met een kleine impact of een grote impact. Ideeën met grote impact hebben ook een lange termijn karakter. Beide type ideeën vragen om een aparte aanpak. Sterker nog beide type ideeën vragen om een hele andere proces inrichting. Het is niet aan te raden om lange termijn ideeën (visionaire ideeën) te verwerken op de traditionele manier maar deze apart te behandelen. Indien lange termijn ideeën door het traditionele worden deze ideeën vaak afgekeurd om basis van onzekerheid en risico’s. In idee beoordeling wordt criteria opgenomen of er op korte termijn rendement kan worden gescoord. Indien dit het geval is, zal het idee direct worden doorgesluisd naar de volgende fase. Lange termijn ideeën zijn breekbaar in een traditioneel idee management proces. Lange termijn ideeën gaan vergezeld met een business case vol met aannames. Zeker aan het begin. Om deze ideeën een kans te geven is er in het begin een sterke betrokkenheid vereist. In de prille fase van het idee is het product nog niet gedefinieerd. In de prille fase van het idee is vaak ook de markt nog niet gedefinieerd. Dit maakt het niet eenvoudig om achter het idee te gaan staan en betrokkenheid te tonen. Het oppakken van lange termijn ideeën past niet in de verzameling van ideeën met kleine verbeteringen op bestaande producten of bestaande markten. Voor lange termijn ideeën is een ander innovatie proces ontwerp nodig. Dit innovatie proces heeft andere fases en andere beoordeling criteria per fase. Dit innovatie proces heeft een langere vooronderzoeksfase en voorbereidingsfase nodig. Het lange termijn idee zal binnen dit aangepaste innovatie proces voldoende uitgewerkt moeten worden totdat het kan aansluiten op het traditionele innovatie proces.

Lange termijn ideeën maken de portfolio van ideeën waardevol. Korte termijn ideeën voor kleine modificaties aan producten zijn voor het korte termijn gewin. Vaak worden organisatie gedwongen om voor de korte termijn te gaan vanwege rendementverplichtingen of het kleine budget van Onderzoek en Ontwikkeling. Een gezonde mix van korte termijn en lange termijn ideeën is aan te raden.

Idee Management met meer oog voor de rest

De toegevoegde waarde van een Idee Management systeem ligt in het samenwerken. Samenwerken op het aantal ingebrachte idee. Samen ideeën uitwerken, samen ideeën verbeteren. Uitgangspunt van Idee Management systemen ligt de focus op degene die het idee inzendt. Organisaties leggen ook de focus op degene die het idee initieel ingezonden heeft. Toch blijkt gaande dat ideeën veranderen nadat er meerdere personen er naar gekeken hebben. Dit veranderen resulteert in waardevollere ideeën of leiden tot nog betere ideeën. Stelling is dat idee management systemen veel meer en meer oog moet hebben voor het samenwerken dan alleen de focus leggen op het inzenden van ideeën. Zowel de inzender van het idee als wel degene die het idee verbetert zijn even waardevol.

Idee Management voor beginners

Een van de reden om idee management binnen een organisatie te introduceren is om discipline en controle te houden op de manier waarop ideeën ingebracht, geëvalueerd en geselecteerd worden. In het onderstaande artikel wordt er een 5 stappen plan beschreven hoe er aan idee management vorm gegeven kan worden. In de laatste stap wordt ook de deel van de project selectie er aan toegevoegd. De 5 stappen om tot idee management te komen zijn niet dwingend en uitputtend.

Het 5 stappen plan voor idee management:

Stap 1: Beschrijf en definieer het proces voor het verzamelen van ideeën.
Stap 2: Beschrijf en definieer welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën en voorstellen .
Stap 3: Evalueer alle ingezonden ideeën of voorstellen op een gelijke basis van criteria.
Stap 4: Neem de project resultaten om het totale selectie proces steeds meer te verbeteren en te verfijnen.
Stap 5: Maak een keuze voor de technologie die het totale proces van idee tot uitvoering van het project zal gaan ondersteunen.

Het realiseren van idee management is geen vast recept dat past op alle organisatie. Idee management blijft maatwerk waarbij verschillende organisatie verschillende accenten leggen.

In de komende artikelen zullen de stappen per artikel worden beschreven. Natuurlijk staan we open voor elke toevoegen of commentaar op de voorgestelde stappen.


Definieer het idee management proces om ideeën te verzamelen.

Elke verandering wordt vaak in een projectvorm uitgevoerd. Elke verandering heeft de intentie om de organisatie vooruit te helpen en te verbeteren. Indien dit niet het geval is, worden projecten/ideeën niet verder uitgewerkt en een halt toegeroepen. Voor de organisatie zijn alle veranderingen innovaties. Een innovatie begint met een idee. Niet alle ideeën leiden tot innovaties. Een aantal ideeën worden doorgevoerd en een aantal ideeën worden gestopt. Al ingezonden ideeën willen we graag managen door middel van een proces. Een innovatie proces. Het doel van het innovatie proces is om een duidelijke methodiek neerzetten om alle ingezonden ideeën te vangen en geen ideeën te verliezen. Dit is het eerste deel van het innovatie proces. Het tweede deel van het innovatie proces is het realiseren van de ideeën. Voor het definiëren van het proces zijn de volgende overwegingen van belang. Richten we het proces formeel of informeel in? Welke groep medewerkers kan ideeën inzenden, kan iedereen ideeën inzenden of alleen een geselecteerde groep van medewerkers. Afhankelijk van het bedrijf, de cultuur van het bedrijf en de doelstellingen zullen deze beslissing genomen moeten worden. Met het inrichten van het idee management proces zijn de volgende vragen van belang:

(a) Welke medewerkers kunnen ideeën inzenden? Uit onderzoek blijkt dat de medewerkers op de vloer de beste inzicht hebben hoe alles wordt uitgevoerd. Zij zijn ook de beste bron van ideeën om verbetering hierin aan te brengen aangezien dit hun dagelijks bezigheid is. Met het open zetten van idee management voor operationele medewerkers kan het volume van het aantal ideeën groot zijn. Hiermee moet er rekening gehouden worden met de capaciteit van het in te richten proces. Een andere manier is om het idee management proces te begrenzen tot een beperkt aantal medewerkers, of specifieke teams. Een overweging is wel dat als het idee management proces begrenst is, het risico bestaat dat ideeën bij andere medewerkers blijven liggen. En dit kunnen best excellente ideeën zijn!

(b) Hoe komen we aan ideeën? Een hele basale vraag. Voor het komen tot ideeën zijn er vele instrumenten beschikbaar. Een van deze instrumenten is de ouderwetse “Ideeën bus” waarin iedereen zijn idee kwijt kan. Een ander instrument is de “brainstorm sessie”. Nog een ander zijn innovatie meetings.

(c) Wie is er verantwoordelijk? Wie is er verantwoordelijk voor het doorlichten van ideeën? Wie zal de moderator rol op zich nemen? Wie gaat ideeën evalueren? Rondom het idee management proces zullen een aantal rollen gedefinieerd moeten worden om het proces in te kleden.



Welke gegevens nodig zijn voor alle ingezonden ideeën binnen idee management


Onderstaand artikel beschrijft de 2de stap van “Idee management voor beginners”. Om een idee binnen idee management te kunnen verwerken zijn er een aantal gegevens nodig. Deze gegevens zijn nodig om het idee te beschrijven, te evalueren maar ook om te categoriseren. Deze gegevens zijn voor elke idee gelijk zodat de ideeën met elkaar kunnen worden vergeleken om uiteindelijk de juiste ideeën voorrang te geven voor uitwerking. Een neveneffect is dat deze gegevens de inzender dwingt om alle gegevens aan te leveren en om het idee compleet in te zenden. Dit neveneffect voorkomt dat ideeën weer teruggezonden worden omdat deze niet compleet zijn en voorkomt werk voor degene die de ideeën evalueert. Natuurlijk kan er op het kleinste details verplicht worden om gegevens in te vullen. Feit is dat als er te veel gegevens ingevuld moet worden het invullen van een idee afschrikt. Dit is natuurlijk ook niet de bedoeling. Nogmaals welke gegevens er gevraagd worden om het idee te beschrijven is maatwerk en hang geheel van de bedrijfssituatie af. Toch is er een algemene cluster van gegevens te formuleren die voor de meeste gevallen valide is.

(1) Korte beschrijving van het idee. Bijlage(s) om het idee verdere uit te specificeren.
(2) Categorie. Deze categorie vallen samen met de bedrijfsstrategie. Een voorbeeld is “veiligheid op de werkvloer”
(3) Verwachte te behalen voordeel
(4) Benodigde inzet van middelen.

De bovenstaande items kan eventueel opgesplitst worden in twee delen. In de eerste fase wordt het idee omschreven. Indien het idee interessant genoeg is kan er gevraagd worden om aan het idee een business case worden toegevoegd. Om een idee te beschrijven is en blijft maatwerk.

(De volgende stappen zullen binnen kort aan dit artikel worden toegevoegd)

Idee management zonder eenvoud

Eenvoud is goud. Althans zo luid de bewering. Een complex probleem waarvoor een eenvoudig oplossing bestaat is goud. Helaas is dit niet toepasbaar voor een introductie voor een idee management systeem. Met het uitgangspunt “klein beginnen en later uitbouwen” wordt er een valse start gemaakt met idee management.

Uit de praktijk blijkt dat een organisatie die geen ervaring heeft opgebouwd met idee management of idee management systemen de wens en de overtuiging heeft om te starten met een eenvoudig systeem. Met de kanttekening gemaakt dat de organisatie geen vooronderzoek heeft uitgevoerd naar de zakelijke- en de gebruikerskant van idee management. In het ergste geval wordt de keuze en inrichting geheel gedelegeerd naar een ICT specialist. Deze ICT specialist zal vaak alle risico’s vermijden en een inrichting/systeem verkiezen zonder veel weerslag op de organisatie.
Een organisatie met ervaring met idee management waar her reeds gefaald heeft zal – met wat voor een reden ook – zal ook een eenvoudig aanpak van idee management verkiezen om risico’s te vermijden. Idee management vraag om een complexe aanpak.

Een eenvoudig aanpak voor idee management is de verkeerde aanpak. Een eenvoudige aanpak is het recept om uiteindelijk het project van voor af aan opnieuw te starten.

Organisaties zijn complex en organisatie hebben geen eenvoudige wensen en eisen. Wensen en eisen verschillende van organisatie tot organisatie. Het inpassen van een systeem, zoals idee management blijft maatwerk en vraagt om een holistische aanpak. Een eenvoudig standaard aanpak zal niet de gewenste resultaten opleveren. Een voorbeeld van wensen en eisen van een organisatie binnen het kader van idee management is het omgaan en beschermen van ideeën. Ideeën met de potentie om later uit gewerkt te worden tot patenten, Deze patenten moeten leiden tot concurrentie voordeel voor de organisatie. Naast het beschermen van potentiële patenten zullen ongetwijfeld meerdere wensen en eisen zijn. Een eenvoudige aanpak voor idee management pas dan niet.

Een organisatie veranderd. Er worden nieuwe producten ontwikkeld, nieuwe klanten met andere wensen en eisen, ander leveranciers, etc. De omgeving van de organisatie veranderd. De wet en regelgeving veranderd, de concurrentie veranderd, etc. Al deze veranderingen hebben weerslag op de organisatie zelve. Om met de veranderingen mee te kunnen gaan of sterker nog deze veranderingen te kunnen anticiperen vraagt een flexibelere houding. Deze flexibele houding wordt ook gevraagd aan processen en systemen binnen een organisatie. Een van die systemen is idee management. Een eenvoudig systeem absorbeert weinig veranderingen. Het starten met een eenvoudige idee management systeem is gelijk aan het maken van een foute start.

Een eenvoudige systeem zijn rudimentair van opzet. Dat wil zeggen dat er geen focus gezet kan worden op de gewenste ideeën die de organisatie vooruit kan helpen. De eenvoudige systemen geven niet de flexibiliteit om een uitdaging neer te zetten waarop idee worden gevraagd. Hiermee is er binnen een organisatie geen stuur middel om voor uitdaging ideeën te vragen voor oplossingen. Voor actuele problemen waarvoor de organisatie oplossingen zoek zijn er kwalitatieve ideeën nodig. Eenvoudige idee systemen zijn vaak hiervoor veel te rudimentair.

Uitgaande van het credo “sense en simplicity”. Ook idee systemen moet eenvoudig te bedienen zijn. Zonder meer. Het eenvoudig toegankelijk te zijn, het moet laagdrempelig te zijn, zonder enige training moet het systeem te gebruiken zijn. Vanuit de gebruiker moet het systeem dus eenvoudig er uit zien en te bedienen zijn. Achter deze gebruikers interface schuilt vaak een complex systeem en geen eenvoudig systeem. Deze gehele interface is goed doordacht en door en door onderzocht en uit getest. Aan de gebruikerskant van het idee management systeem is eenvoud aan te bevelen de systeemkant is vaak complex om dit te kunnen waarmaken. Alleen de betere idee management systemen kunnen dit waarmaken.

Idee Management Moderator

Rondom idee management kunnen een aantal rollen worden gedefinieerd om de kwaliteit van ideeën naar een hoge niveau te tillen. Een van deze rollen is een moderator. Een moderator controleert alle ideeën en reacties op ideeën die zijn ingezonden. Bijvoorbeeld of een idee voldoende toegankelijk is voor een collega, een ander voorbeeld is of het idee toelichting behoeft om de duidelijkheid te bevorderen. Waarom? Als ideeën duidelijk en helder zijn nodigen deze uit tot samenwerking en aanvullingen of commentaar. Zodra medewerkers op elkaars ideeën gaan reageren gaat de kwaliteit van de ideeën omhoog. En ontstaat er samenwerking. Een moderator probeert de samenwerking te bevorderen door de beschrijving van ideeën duidelijker te maken. Een ander taak van een moderator is om gelijkluidende ideeën aan elkaar te koppelen. Een moderator kan dus twee inzenders van een gelijksoortige idee aan elkaar koppelen en met elkaar in gesprek brengen. Met als doel de samenwerking en de kwaliteit van het idee naar een hoger platform te tillen.

Ideeën In Beeld

Een van de succesfactoren binnen idee management is het samenwerken aan ideeën. Samenwerken aan ideeën verhoogt de kwaliteit van het idee. Het uitgangspunt is een dat het idee waaraan we samenwerken duidelijk is beschreven en iedereen begrijpt wat het idee omvat. Aan de inzender van het idee is het gelegen om het idee duidelijk en concreet te omschrijven. Een oude cliché zegt: “Een beeld zegt meer dan duizend woorden”. Dit cliché is ook van toepassing in een idee management omgeving. Een idee toegelicht met schetsen, grafieken en andersoortige beeldmateriaal maakt het vaak direct duidelijk wat de kern is van het idee. Een idee in beeld wordt beter en sneller begrepen dan een idee gevat in een verhaal van meerdere bladzijden. Een voordeel is dat een idee in beeld aantrekkelijker is om door te nemen en hierop waarde toe te voegen. Idee die toegelicht worden door beelden nodigen samenwerking uit wat tot een beter idee leidt.

Idee Management Uitdagingen

Om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën is het aan te raden om een uitdaging uit te schrijven. Deze uitdaging beschrijft naar welke ideeën voor een oplossing de organisatie zoekt. Uit de praktijk blijkt dat reactie op een uitdagingen vaak op het niveau is van (kleine) verbeteringen. Dit niveau in een aantal gevallen wenselijk zijn als het budget klein voor de uitwerking van het idee. Om een juiste response te krijgen op een uitdaging is het verstandig om een extra vermelding te doen naar welk niveau idee de organisatie op zoek is. De organisatie kan op zoek zijn naar een eenmalige verbeteringen, een doorlopende verbetering of een oplossing voor een probleem. Met het aangeven van een categorie kan er op het ingezonden response gestuurd worden. Een bijkomend voordeel is dat er minder ideeën afgewezen worden omdat het niet voldoet aan de gestelde criteria. Een duidelijk beschreven uitdaging voor ideeën is het halve werk.