Idee Management systeem veroorzaakt verstarring

Uit deze weblog is de vraag naar voren gekomen “Veroorzaakt idee management systemen verstarring door te automatiseren?”.

Uitgangspunt van deze stelling is de algemene trend binnen automatisering. Wie eenmaal het pad van automatisering op gaat bevindt zich in het spoort van continue structurering van processen. Automatisering dwingt meer en meer tot systematische aanpak van werkwijzen. Steeds minder wordt aan toeval overgelaten. Door structurering en rationalisering treedt er verstarring op. Dit gaat ten kosten van creatief en innovatie vermogen binnen het idee management proces.

In het direct opvolgende artikel, deze week, zal ik hierop terugkomen.

Idee Management Software

Er zijn vele aanbieders op de markt voor idee management software. In dit artikel geef ik een algemene overzicht van de minimale functionaliteiten die een idee management software pakket moet hebben.

(1) Inzenden en verzamelen van ideeën. Het verzamelen van ideeën door middel van een elektronisch formulier. Dit ideeën formulier kan aangepast worden naar vraagbehoefte van de organisatie. Bijvoorbeeld een specifiek formulier als er ideeën worden gevraagd voor een business probleem.
(2) Het uitzetten van idee campagnes met een specifiek zakelijk doel. In een campagne wordt er een vraagstuk uitgezet in de organisatie en gevraagd om ideeën aan te leveren voor oplossingen. Een campagne is tijdsgebonden, specifiek vraagstuk. Voor een campagne wordt aandacht gevraagd via verschillende communicatie om hiervoor aandacht te vragen.
(3) Het op maat maken van idee evaluatie criteria. Ideeën dienen beoordeelt te worden om het beste idee te selecteren voor verdere uitwerking. Een objectieve beoordeling met numerieke schalen is wenselijk. Een flexibele scorekaart voor elk idee binnen een idee management systeem wordt door de meeste software leveranciers ondersteunt.
(4) Het op maat maken van werkprocessen voor verdere idee verwerking. Elk idee wordt fase voor fase door een werkproces ‘heen gehaald’. Een idee management systeem zal een flexibele inrichting van dit werkproces moeten aanbieden omdat de inrichting van een idee management systeem per organisatie verschilt.
(5) Samenwerken op ideeën en het delen van ideeën. Een van de belangrijkste punten binnen een idee management systeem is het samenwerken aan ideeën. Elkaars ideeën verbeteren en verfijnen. Een idee management systeem moet de mogelijk bieden om de ideeën op verschillende manier te sorteren, ideeën te voorzien van commentaar, ideeën ondersteunen door experts samen te laten werken. Een idee management systeem moet geografisch verschillende locaties kunnen ondersteunen. Idee management zal ook “best practises” ondersteuning bieden en gelijkluidende idee kunnen herkennen.

Een idee management systeem moet ondersteuning bieden om snel door een groot aanbod van ideeën de beste te kunnen selecteren.

Idee Management met meer oog voor de rest

De toegevoegde waarde van een Idee Management systeem ligt in het samenwerken. Samenwerken op het aantal ingebrachte idee. Samen ideeën uitwerken, samen ideeën verbeteren. Uitgangspunt van Idee Management systemen ligt de focus op degene die het idee inzendt. Organisaties leggen ook de focus op degene die het idee initieel ingezonden heeft. Toch blijkt gaande dat ideeën veranderen nadat er meerdere personen er naar gekeken hebben. Dit veranderen resulteert in waardevollere ideeën of leiden tot nog betere ideeën. Stelling is dat idee management systemen veel meer en meer oog moet hebben voor het samenwerken dan alleen de focus leggen op het inzenden van ideeën. Zowel de inzender van het idee als wel degene die het idee verbetert zijn even waardevol.

Idee Management Uitdagingen

Om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën is het aan te raden om een uitdaging uit te schrijven. Deze uitdaging beschrijft naar welke ideeën voor een oplossing de organisatie zoekt. Uit de praktijk blijkt dat reactie op een uitdagingen vaak op het niveau is van (kleine) verbeteringen. Dit niveau in een aantal gevallen wenselijk zijn als het budget klein voor de uitwerking van het idee. Om een juiste response te krijgen op een uitdaging is het verstandig om een extra vermelding te doen naar welk niveau idee de organisatie op zoek is. De organisatie kan op zoek zijn naar een eenmalige verbeteringen, een doorlopende verbetering of een oplossing voor een probleem. Met het aangeven van een categorie kan er op het ingezonden response gestuurd worden. Een bijkomend voordeel is dat er minder ideeën afgewezen worden omdat het niet voldoet aan de gestelde criteria. Een duidelijk beschreven uitdaging voor ideeën is het halve werk.

Idee management systemen voorbereiding

De bedoeling van een idee management system is primair het ondersteunen van het innovatie proces. Een neven effect is om de organisatie te ondersteunen van het verander proces. Om het idee management systeem volledig te benutten is er voorbereiding nodig. Deze voorbereiding staat los van het leveranciers keuze van een idee management systeem.

Het inzetten van een idee management systeem moet een doel dienen. Een specifiek doel. Dit doel zal van te voeren moeten worden verwoord. Van te voren zal een organisatie de problemen verwoord moeten hebben voor welke het oplossingen zoekt. Noem deze problemen uitdagingen.

Een tweede stap is om te bepalen welke medewerkers uitgenodigd worden om voor de uitdagingen oplossingen te bedenken in de vorm van ideeën. Een bijkomende keuze is of de medewerkers worden uitgebreid door klanten en/of leveranciers.

Indien er geen uitdaging van te voren wordt gedefinieerd zullen medewerkers met allerlei ideeën komen. Vaak in de aanloop van het idee management systeem zijn de ideeën talrijk, maar niet de ideeën die de organisatie zoekt. Deze ideeën zullen allemaal moeten worden geëvalueerd en beantwoord worden. Door dit volume zal dit zeker beslag gaan leggen op de capaciteit van de organisatie. Elke idee zal moeten worden beantwoord. Indien niet zullen de inzenders teleurgesteld zijn en vaak niet meer participeren in een nieuwe uitdaging binnen het idee management systeem. Alle ideeën zullen serieus genomen moeten worden immers de inzenders hebben de moeite genomen om het idee uit te werken en in het systeem te zetten. Het is van belang om meteen een uitdaging neer te zetten in het idee management systeem die actueel is en meteen de toon zet. Hiermee zal het idee management van waarde zijn binnen het innovatie proces in een organisatie.