Idee Management Uitdagingen

Om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën is het aan te raden om een uitdaging uit te schrijven. Deze uitdaging beschrijft naar welke ideeën voor een oplossing de organisatie zoekt. Uit de praktijk blijkt dat reactie op een uitdagingen vaak op het niveau is van (kleine) verbeteringen. Dit niveau in een aantal gevallen wenselijk zijn als het budget klein voor de uitwerking van het idee. Om een juiste response te krijgen op een uitdaging is het verstandig om een extra vermelding te doen naar welk niveau idee de organisatie op zoek is. De organisatie kan op zoek zijn naar een eenmalige verbeteringen, een doorlopende verbetering of een oplossing voor een probleem. Met het aangeven van een categorie kan er op het ingezonden response gestuurd worden. Een bijkomend voordeel is dat er minder ideeën afgewezen worden omdat het niet voldoet aan de gestelde criteria. Een duidelijk beschreven uitdaging voor ideeën is het halve werk.

Idee management systemen voorbereiding

De bedoeling van een idee management system is primair het ondersteunen van het innovatie proces. Een neven effect is om de organisatie te ondersteunen van het verander proces. Om het idee management systeem volledig te benutten is er voorbereiding nodig. Deze voorbereiding staat los van het leveranciers keuze van een idee management systeem.

Het inzetten van een idee management systeem moet een doel dienen. Een specifiek doel. Dit doel zal van te voeren moeten worden verwoord. Van te voren zal een organisatie de problemen verwoord moeten hebben voor welke het oplossingen zoekt. Noem deze problemen uitdagingen.

Een tweede stap is om te bepalen welke medewerkers uitgenodigd worden om voor de uitdagingen oplossingen te bedenken in de vorm van ideeën. Een bijkomende keuze is of de medewerkers worden uitgebreid door klanten en/of leveranciers.

Indien er geen uitdaging van te voren wordt gedefinieerd zullen medewerkers met allerlei ideeën komen. Vaak in de aanloop van het idee management systeem zijn de ideeën talrijk, maar niet de ideeën die de organisatie zoekt. Deze ideeën zullen allemaal moeten worden geëvalueerd en beantwoord worden. Door dit volume zal dit zeker beslag gaan leggen op de capaciteit van de organisatie. Elke idee zal moeten worden beantwoord. Indien niet zullen de inzenders teleurgesteld zijn en vaak niet meer participeren in een nieuwe uitdaging binnen het idee management systeem. Alle ideeën zullen serieus genomen moeten worden immers de inzenders hebben de moeite genomen om het idee uit te werken en in het systeem te zetten. Het is van belang om meteen een uitdaging neer te zetten in het idee management systeem die actueel is en meteen de toon zet. Hiermee zal het idee management van waarde zijn binnen het innovatie proces in een organisatie.

Open voor innovatie

Vaak wordt een bedrijf gedwongen tot innovatie. Een bekend voorbeeld in de publieke sector is wanneer musea de subsidie elk jaar minder zien worden. Om de musea toch open te houden zullen zij meer bronnen van inkomsten moeten vinden. Musea zullen dus niet achterover gaan leunen maar moeten “gedwongen” innovatief zijn. Innovatief zijn kan in een organisatie een complexe aangelegenheid zijn. In dit artikel zijn 3 eenvoudige stappen vernoemd om tot innovatie te komen.

Een eerste stap voor innovatie is het bewust zijn van een organisatie. Het bewustzijn dat innovatie nodig is voor de continuïteit van het bedrijf. Een tweede stap is om als bedrijf open staan voor de omgeving waarin het zich bevindt. Met andere woorden het open zetten van de bedrijfpoorten naar de buitenwereld om te onderzoeken welke veranderingen daar plaatsvinden. Dit onderzoek zal breder moeten zijn dan de bekende marktsegmenten waarin het bedrijf operationeel is, maar ook belendende percelen kunnen interessant zijn. Een ondersteunde media voor dit type onderzoek kan bijvoorbeeld het internet zijn.

Uit deze eerste stap; een omgevingsonderzoek; kunnen elementen gehaald worden die toepasbaar zijn. Toepasbaar zijn om verder uit te werken; toepasbaar zijn voor de branche waarin het bedrijf zich bevindt. Elementen zijn; een bepaalde functionaliteit voor een product, een nieuwe vorm van een product, een ander type materiaal, etc. Elementen die in de ene branche zo gewoon zijn en al reeds lang zijn toegepast kunnen in een andere branche compleet nieuw zijn. Dit vergt verder onderzoek en denkwerk.

Op de laatste stap, de derde stap, ligt de nadruk op het woord: samenwerken. Uit de eerste stap, het omgevingsonderzoek, en uit de tweede stap, toepasbaarheid van elementen is de derde stap om de kennis hiervan te delen. Het delen van deze kennis houdt niet op met communiceren alleen maar is om met deze kennis verder aan de slag te gaan. Uit de laatste stap, het creatieve denkwerk, kom ideeën uit die nieuw zijn voor branche waarin het bedrijf operationeel is. Deze ideeën moeten door de organisatie getoetst worden. Dit toetsen kan zowel binnen het bedrijf als buiten het bedrijf gedaan worden door uibesteding. Zijn deze ideeën levensvatbaar? Wat vinden de klanten of leverancier van deze nieuwe ideeën? Zijn er advies organisaties bekend die deze ideeën kunnen toetsen in de markt? Wat voor een impact heeft het idee op lange termijn op financieel gebied? Wat is de onderliggende business case? De derde stap, zoals geschetst kan op vele manieren worden vorm gegeven.

Waarom innoveren?

Innoveren moet. Waarom? Innoveren moet een bedrijf omdat het puur op kosten de winnen is een strategie voor de enkele en niet de massa. Het op kosten winnen van klanten en behouden van klanten wel een keuze maar vraagt ook om innovaties. Innovaties om kosten te besparen.

Een aantal redenen om als bedrijf te innoveren zijn: (a) op de markt komen steeds meer concurrenten die graag een deel van de markt willen opeisen; (b) Prijs is nog steeds een concurrentie wapen maar is niet een strategie waar bedrijven voor kiezen. Het zich onderscheiden van andere bedrijven is het adagium. (c) De producten hebben een korte levenscyclus. Producten halen elkaar in of in andere geval kannibaliseren elkaar. (d) De markt wordt steeds groter en groeit tot een globale economie. (e) Technologie gaat met sprongen vooruit. Bestaande producten moet aansluiten op nieuwe technologieën.

Deze bedreigingen zijn continue aanwezig. Om deze bedreigingen weg te nemen, zal een bedrijf zich moet aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid en zich moeten gaan vernieuwen. Innoveren dus.

Om het innoveren een gestalte te geven zal er binnen het bedrijf een en ander moeten georganiseerd worden. (a) Budget vrij maken voor de juiste ideeën voor de juiste marktsegmenten met de geschikte medewerkers. (b)

Innovatie uitdagingen in de organisatie los laten, die alle medewerkers prikkelen en aanzetten mee te denken aan innovatie(s). (c) Niet alleen denken aan stapsgewijze groei door innovatie maar ook door radicale groei door innovatie met het nemen van meer risico. (d) Doelgerichte innovatie uitdagingen uitzetten in de organisatie voor het verbeteren van het concurrerende vermogen en het behalen van groei.

Niet innoveren is geen optie. Innoveren moet.

Waarom nieuwe ideeën belangrijk zijn?

Een organisatie heeft altijd nieuwe ideeën nodig. Niet omdat het management team modern wil zijn. Maar omdat de zakelijke omgeving een dynamisch is, vol met veranderingen en hiermee uitdagingen gepaard. Deze uitdagingen, deze nieuwe uitdagingen vragen om oplossingen. Voor de oplossingen zijn ideeën nodig. Nieuwe ideeën wel te verstaan.

De relevantie van innovatie is te vinden in het management team. Dit is een prima meetpunt of innovaties ook daadwerkelijk doorgang vinden. Management teams hebben een pragmatische inslag en zijn wars van theorieën. Management teams geven direct aandacht voor ideeën die de prestatie van de organisatie verhogen of ideeën die een antwoord kan zijn voor een probleem/uitdaging. Het is voor een management team niet van belang of dit idee een radicaal idee is of een stapsgewijs idee. Dit zijn theoretische categorieën. Het is veel belangrijker of het idee de sleutel is voor een actueel probleem.

De gehele economie wordt gedreven door innovatie. De gehele economie groeit door toepassing van innovaties. Niet alleen de technologische bedrijven die hebben baat bij innovaties, de gehele economie profiteert hiervan.

Online brainstorm sessie afgewogen

Innovatie vraagt ideeën. Innovatieve ideeën. Een methode om ideeën te genereren is brainstormen. Brainstormen kan je alleen doen maar ook met een groep. In de meeste gevallen wordt brainstormen in groepsverband gedaan. Een tweede methode om aan innovatieve ideeën te komen is het inzetten van een online toepassing. Beide methodieken hebben voordelen en nadelen. In dit artikel wil ik een stil staan bij een afweging beide methodieken tegen elkaar te zetten.
Een van de nadelen van brainstormen is de aanwezigheid van bedrijfspolitiek. Bedrijfspolitiek verhindert om vrijuit ideeën te generen. Ook de (eigen) belangen van de aanwezige tijdens een brainstorm sessie zullen mee spelen. Een tweede nadeel is het onderling beïnvloeden van elkaar doordat veel ideeën van één zijde komt of van één iemand komt. Een andere verhinderde factor is de onderlinge concurrentie tussen personen of tussen afdelingen. Een laatste factor is de hiërarchie van de aanwezige in een brainstorm sessie. Indien er verschil is in hiërarchie bij de aanwezig in een brainstorm sessie zoekt men snel goedkeuring bij de manager aan tafel of dit idee “wel kan”. Natuurlijk vraagt een brainstormsessie om allemaal op dezelfde tijd, op dezelfde plaats aanwezig te zijn. Voor een brainstormsessie is er ook een moderator nodig die de leiding geeft aan de sessie.

Een alternatief is om de brainstormsessie online te doen. Een van de voordelen om een online brainstormsessie te doen is dat de ideeën anoniem kunnen worden ingezonden. Met het anoniem inzenden van ideeën kan de creativiteit de vrij loop hebben. Elke idee kan worden ingezonden, zelf ideeën met de meeste radicale weerslag op de bedrijfsvoering kan worden ingezonden. Het behoeft niet meer om rekening te houden met “heilige huisjes” of “koninkrijkjes” binnen een bedrijf. Een online brainstormsessie is niet afhankelijk van plaats en tijd. Een online brainstormsessie heeft een asynchroon communicatie karakter. In een online brainstormsessie kunnen ideeën op ideeën worden gestapeld waarbij je een direct overzicht houdt hoe het idee is ontstaan. In een online brainstormsessie kan er zelfs een spel element worden ingebouwd. Aan betere ideeën kunnen punten worden toegekend. Deze punten kunnen in een interne competitie worden meegenomen. Hiermee wordt een online brainstormsessie aantrekkelijk en uitdagend om mee te spelen op inhoud van ingezonden idee. Een stap verder, indien wenselijk, is om aan de verdiende punten herkenning en beloningen toe te kennen.

Innovatief kosten besparen

De automobiel industrie is een van de bekendste marktsegmenten met een sterk concurrentie gehalte. Toonaangevend factoren in deze industrie zijn kosten en betrouwbaarheid. Deze twee factoren zijn ook te beschouwen als onderscheidend binnen de markt. Niet alleen de autoleveranciers worden gedwongen om naar kosten in de hand te houden, ook de toeleveranciers worden onder druk gezet om te komen tot innovatieve oplossingen om kosten te drukken. Voor de leveranciers is niet vrijblijvend maar een jaar tot jaar afspraak. Met andere woorden er wordt van een toeleverancier verwacht dat deze elke jaar 5 procent goedkoper wordt met haar producten/diensten. Om deze uitdaging aan te gaan moeten de leverancier innovatief worden en kunnen de toeleveranciers niet leveren zoals zij dat altijd hebben gedaan. De leverancier zal met innovaties moeten komen om materiaal te kunnen besparen of productie kosten te kunnen drukken. Bij toeleveranciers in de automobiel industrie gaat dit vaak stapsgewijs. Van de medewerkers van de toeleveranciers wordt verwacht dat zij continue met ideeën komen voor verbetering. Al deze ideeën hebben maar een focus, namelijk om kosten en materiaal te besparen. Van iedereen worden ideeën verwacht (verplicht), van elke medewerker wordt verwacht om een aantal ideeën per jaar in te zenden. Tevens worden er van klanten ook verzocht om innovatieve ideeën in te zenden.

Een organisatie staat voor de uitdaging om deze stroom van ideeën te verwerken met als doel kosten te besparen. Ook hier kan een aangepaste innovatie management proces van toepassing zijn.

Deze aanpassing in het innovatie management proces is het strikt toepassen van kengetallen. Deze kengetallen die vanuit de management team doorvloeien naar de teams of personen zullen de aanzet zijn voor innovatie. Om deze kengetallen te halen zijn er innovatieve ideeën nodig.
Een voorbeeld van een kengetal is om tijd te verkorten voor een product op de markt te zetten. In het Engels ook genoemd: “time-to-market”. Een uitdaging voor een team kan dus zijn om deze tijd te verkorten en hiervoor ideeën te bedenken. Deze “time-to-market” wordt ook sterk beïnvloed door steeds toepassen van nieuwe technologieën binnen de auto industrie. Deze nieuwe technologieën zijn aanjagers voor het innovatie proces. De nieuwe technologieën komen vanuit allerlei bronnen. Ook van de concurrenten. De “time-to-market” waarde is een basis kengetal om mee te nemen binnen elke innovatie of verandering op het product.

Volvo Parts heeft innovatie management en concept management als strategisch bestempeld. De strategie van Volvo Parts is om tijd en kosten om het onderdeel te leveren telkens weer in te korten.

Om door middel van innovatie kosten te besparen zijn er binnen de organisatie duidelijk kengetallen nodig. Deze kengetallen leggen de focus en geven richting aan de innovatie. Deze kengetallen zullen duidelijk moeten zijn van management tot de werkvloer. Communicatie van de kengetallen is essentieel. Een aan te bevelen combinatie is Innovatie management met een balanced score card systeem.