Met geduld komen ideeën tot bloei

Vanuit verschillende opleidingsprogramma worden we geleerd om stapsgewijs een proces te ontwikkelen. De meeste processen zijn dat ook stapsgewijs of lineair van aard. Dit is ook waar voor het innovatie proces en voor idee management. Rudimentair is het proces als volgt ingericht; het begint met een idee, vervolgens wordt er een plan gemaakt en dan wordt het plan uitgevoerd. Een lineair benadering werkt voor de meeste innovatie initiatieven goed die van te voren goed zijn te over zien en waarvan het “pad” al een keer is bewandeld. Een voorbeeld een verbetering op een bestaand product. Maar wanneer het “pad” nieuw is en het is nog onbekend waar het “pad” toe leidt zal een deze lineaire aanpak niet werken. Bij “echte” innovatie werkt de stapsgewijze aanpak onvoldoende. Elke innovatie begint met nieuw inzicht en een idee. Maar als het idee leidt tot “echte” innovatie is het niet eenvoudig om meteen een compleet plan neer te leggen voor uitvoering van dit idee. Een “echte” innovatie duidt op een veelheid van onbekend factoren. Er is in eerste instantie niet direct een business case samen te stellen voor de volgende fase in het innovatie proces. In de praktijk betekent dit dat het idee wordt afgekeurd omdat er geen sluitende business case te maken is of dat er onvoldoende gegevens beschikbaar zijn om een goed doortimmerd uitvoerplan te maken.

Elke beginnende ondernemer herkent de volgende beschrijving. Een ondernemer begint met een idee. Dit idee veranderd langzamerhand naarmate er meer inzicht verworven wordt en naarmate er meer geëxperimenteerd is. De uiteindelijke idee is de som van veel experimenteren en telkens het idee opnieuw bekijken. Dit inzicht is er niet bij de start van het idee. Dit inzicht moet verworven worden. Een succesvol idee kan niet alleen beoordeelt worden op de inhoudelijke component maar vraagt ook volharding en het talent om het idee gaandeweg aan te passen. Het idee staat dus niet alleen op zich maar vraagt ook passie van degene die met het idee aan de slag gaat en het compleet uitwerkt en bereid hiervoor “door het vuur te gaan”. Het beoordelen van ideeën puur op een goed geschreven plan is eenvoudigweg onvoldoende.

Voor het eerste gedeelte van het innovatie proces is er ruimte nodig voor het idee, ruimte nodig om te experimenteren en ruimte nodig om te leren. In plaats van het standaard lineaire proces, waarbij alle stappen precies zijn vastgelegd, te noemen; idee – plan – uitvoering; is er andere eerste fase nodig. In deze eerste fase van het innovatie proces komen alle stappen iteratief terug om uiteindelijk het idee rijp te maken voor de volgende stap in het innovatie proces. Binnen deze eerste fase zijn de stappen; idee – probeer – aanpassing; van belang.

In de eerste stap van het innovatie proces is er een andere type leiderschap, cultuur en beloning nodig. De eerste stap kan bemoeilijk worden binnen organisaties met een focus op korttermijn resultaten en vermijden van risico’s. Het van te voren leveren van een bewijs (een bewezen business case) voor idee vorm ook een obstakel voor het verder uitwerken van een idee. Het geven van vertrouwen aan medewerkers om een ruw idee uit te werken tot een succes is een voorwaarde. Om uiteindelijk de vruchten te plukken van ideeën is er bewegingsruimte nodig. Bewegingsruimte om ideeën uit te werken, uit te proberen, en ervan te leren.

Routine verhindert creativiteit

Om te innoveren zijn er ideeën nodig. Voor ideeën is er creativiteit nodig. Creativiteit kan gestimuleerd worden maar ook gehinderd worden. Routine, ofwel gewoonte, kan een obstakel zijn voor creativiteit. Een paar citaten die duiden op routine:

(1) We hebben dit altijd zo gedaan.
(2) We doen dit nu al 10 jaar zo.
(3) We hebben dit nooit zo gedaan.

Een van de nadelen van gewoontes is dat deze moeilijk te doorbreken zijn. Vaak wint de routine het van de verandering. Er is ook een neiging om terug te vallen naar routine als er iets fout is gegaan.
Om gewoontes tegen te gaan zal iedereen zich continue moeten afvragen: “Waarom doe ik dit op deze manier?”, “Doe ik dit uit gewoonte?”, “Is er ruimte voor verbetering?”, “Wat gebeurt er als ik dit nu eens ander aanpakt?”

Innoveren doe je niet alleen!

In de huidige maatschappij is er een meer en meer de tendens voor individualisme. Binnen de politiek en zakenwereld is dit niet onbekend. Ook binnen organisaties is dit een bekend gegeven. Medewerkers worden meer en meer beloond op individuele prestaties. Wanneer de organisatie een waardevolle innovatie realiseert wordt er al gauw gezocht naar degene die het idee heet ingezonden. Deze gene wordt als snel beloond voor zijn excellente idee. Juist het individualisme is een van de oorzaken dat innovaties hinderen binnen organisaties. Innoveren doe je samen en niet alleen. Om ideeën tot een succesvolle innovatie te maken is ondersteuning van de gehele organisatie nodig. Niet alleen degene die het idee heeft ingezonden. In de praktijk blijkt ook dat ideeën naarmate zij vorderen in het innovatie proces worden aangepast en verbetert. Dit is het werk van meerdere en niet van een enkele. Een ander neveneffect om een enkeling te belonen is dat andere kennis en kunde voor zich houden en niet meer delen. Dit neveneffect is funest om innovatief te kunnen zijn in een organisatie. Innovatie zal meer en meer moeten worden beloond als een teamprestatie. Innoveren doe je niet alleen.

De rol van ideeën binnen een organisatie

Nieuwe ideeën zijn van vitaal belang voor een bedrijf. In principe dienen nieuwe ideeën twee doelen in een organisatie. De eerste doel is het verbeteren de prestaties van een organisatie. Deze prestaties kunnen op verschillende vlakken liggen. Voorbeelden van prestaties zijn; vergroten van het marktaandeel, verlagen van kosten, enzovoorts.

Een tweede doel van nieuwe ideeën voor een organisatie en haar medewerkers is een bepaalde legitimiteit. Die legitimiteit uit zich naar buiten met het bericht dat de organisatie en haar medewerkers proberen hun bedrijf te verbeteren. De legitimiteit geeft inspiratie en motivatie aan de medewerkers binnen een bedrijf. Uiteindelijk geven de ideeën ook identiteit aan een organisatie.

Ideeën en innovatie

Ideeën zijn de brandstof voor innovatie. Om een innovatie strategie tot uitvoering te brengen zijn goede ideeën de basis. Voor goede ideeën is een goed gehalte van creativiteit nodig. De kwaliteit en kwantiteit van ideeën is afhankelijk van het talent van medewerkers en het benutten hiervan. Om de medewerkers te stimuleren tot innovatie moeten er een aantal componenten aanwezig zijn:

(1) Innovatieve cultuur.

(2) Openstaan van de organisatie voor innovaties – de bereidwilligheid van een organisatie om daadwerkelijk aan de slag te gaan de innovatie tot uitvoer te brengen. Een organisatie kan openstaan voor innovatie prikkels van binnen in als wel van buiten af. Voorbeelden om innovatie te stimuleren zijn; brainstorm sessies, kwaliteit cirkels, cursussen, trainingen, …

(3) Innovatie strategie moet begrepen zijn door de medewerkers. Een innovatie strategie moet duidelijk zijn voor iedereen. Deze duidelijk kan gemaakt worden door grenzen te stellen en hierdoor de focus te houden op wat gewenst is.

(4) Een management structuur voor het generen en verwerken van ideeën. Het installeren van processen en systemen ter ondersteuning van innovatie.

Deze componenten maken het mogelijk om een gezonde lijn van ideeën binnen een organisatie op te starten en te onderhouden.

In hoeverre is uw organisatie innovatief?

Idee management houdt zich bezig met het verzamelen en evalueren van ideeën op een gestructureerd manier met als doel de beste ideeën te selecteren. Idee management begint met een idee en eindigt in een compleet uitgewerkt idee (concept) . Een innovatieve omgeving is een basis voorwaarde om tot ideeën te komen . Kernvraag is : “In hoeverre is de organisatie innovatief?” of “In hoeverre bent u innovatief?”. Om te ontdekken in hoeverre uw organisatie innovatief is kunt uw zich de volgende vragen op 4 gebieden, namelijk: op het gebied van de innovatie strategie, het ondersteunende proces, de ideeën en de cultuur/omgeving. Alle 4 gebieden moeten ingericht zijn om idee management voldoende succesvol te maken. Om te controleren kunnen de volgende vragen van toepassing zijn.

(1) Wij, als organisatie, werken continue aan het verbeteren van onze producten, diensten. (deze vraag valt in het gebied van ideeën).
(2) Iedereen binnen de organisatie is zich bewust dat innovatie de bron is voor onze bedrijfscontinuïteit (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie strategie).
(3) Onze visie geeft ons inspiratie en onze innovatie strategie geeft doel aan al onze werkzaamheden(deze vraag valt binnen het gebied van innovatie strategie).
(4) Wij, als organisatie, weten de juiste ideeën te selecteren op basis van criteria en niet-haalbare ideeën direct een halt toe te roepen (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie proces).
(5) Het nemen van risico’s en het maken van fouten wordt geaccepteerd door de organisatie als deel van innovatief zijn (deze vraag valt binnen het gebied van innovatie cultuur/omgeving).

Om met innovatie aan de slag te gaan is het van belang te weten waar de organisatie staat op dit moment. Het weten waar het staat als organisatie kan worden beantwoordt door een vragenlijst met scores maar kan ook worden bepaald door een externe onderzoek.

Idee Management bij benadering

Medewerkers zijn meer betrokken bij hun ideeën wanneer zij merken dat deze ideeën daadwerkelijk worden geïmplementeerd. Managers geven medewerkers meer ruimte wanneer zij zien dat deze ideeën het bedrijf voortuit helpt – ook dit leidt tot meer en betere ideeën. Idee Management kan bij benadering dus twee positieve invloeden hebben die zichzelf versterken.

In het verleden was dit duidelijk anders. Een manager heeft/had als taak om na te denken en met oplossingen te komen – de medewerkers was alleen uitvoerend.
Langzamerhand heeft er een ommekeer plaatsgevonden. Immers de medewerkers op de werkvloer hebben veel betere kennis van producten, diensten en processen dan managers. De medewerkers op de werkvloer hebben een betere positie om problemen te herkennen en ideeën voor oplossingen aan te dragen. Inbreng van ideeën van medewerkers op de werkvloer zijn van belang.

Welke eigenschappen maakt een idee management een effectief? Vanuit alle gelederen binnen een bedrijf moet het inbrengen van ideeën actief aangemoedigd worden. Het inbrengen van ideeën moet simpel zijn, laagdrempelig en eenvoudig. Het beoordelen van ideeën moet snel en effectief zijn. Het besluiten over ideeën moet zo laag mogelijk in de bedrijfshiërarchie liggen.

Het volgende artikel “Idee Management bij benadering (2)” wordt volgende week gepubliceerd.

Innovatie cultuur en kernwaarden

Innovatie behoort een discipline binnen een organisatie. Deze discipline moet omkleedt worden door een specifieke bedrijfscultuur die innovatie blijft voeden. Ook in economische moeilijke tijden. Deze innovatie cultuur zal tussen de oren moeten zitten binnen het gehele bedrijf, van secretaresse tot het bestuur. Bij deze innovatie cultuur horen kernwaarden ofwel gedrag. De kernwaarden zijn:

(1) Vragen. Het onophoudelijk doorvragen over “Hoe het bedrijf functioneert nu en hoe het beter kan?”. Door het doorvragen komen ook nieuwe ideeën aan het licht.
(2) Het nemen van risico’s. Innovatie vraagt om ondernemerschap. Bij ondernemerschap horen overgewogen risico’s. Dit komt sterk naar voren op het moment dat er keuzes gemaakt moeten worden welke ideeën uiteindelijk uitgewerkt gaan worden met een business case.
(3) Openheid van zaken. Transparantie. Innoveren doe je samen. Openheid is een “must” om samen te kunnen werken en om te leren van elkaar. De kennis voor zich houden is een belemmering voor het leren als een totale organisatie.
(4) Geduld. Geduld is er nodig voordat een idee tot volle wasdom komt. Geduld is er nodig voordat de markt rijp is voor een product of dienst.
(5) Ook vertrouwen is nodig in eigen kennis en kunde om innovatie tot een succes te maken. Hierbij ga ik vanuit dat doorzettingsvermogen intrinsiek in de organisatie aanwezig is.

Deze kernwaarden horen bij elkaar en kunnen niet los van elkaar gezien worden.

Effectiviteit van innovatie trainingen

Creativiteit is een vaardigheid die aan te leren is. Om creativiteit aan te leren is een uitgebreid aanbod van trainingen beschikbaar. Deze trainingen richten zich op brainstorming, probleem oplossen, “lateraal denken”, etc, etc. Na elke training is er de bekende vraag: “In hoeverre worden de aangeleerde methodieken daadwerkelijk binnen de organisatie gebruikt kortom wat is de effectiviteit van dit type training”. Uit onderzoek blijkt dat de creativiteitstrainingen effectief zijn voor het beter opdoen van nieuwe ideeën, alleen de implementatie van ideeen is vaak een hindernis. De implementatie van ideeën worden bepaald door organisatie factoren, zoals bijvoorbeeld management support. Het alleen volgen van creativiteitstrainingen is onvoldoende.

Om medewerkers compleet te ondersteunen binnen een innovatie proces, creativiteitstrainingen moeten de volgende onderdelen in zich hebben: zoeken naar ideeën, problemen oplossen, ideeën genereren, ideeën evalueren en ideeën implementeren. Het is van belang om te kijken naar het complete innovatie proces voor de keuze van een training en niet naar losse onderdelen hiervan. Voor elke van de onderdelen van het innovatie proces zijn er verschillende vaardigheden nodig.
Naast de inhoudelijke aspecten van trainingen zijn er ook een aantal neveneffecten actief. Trainingen op gebied van innovatie verhogen de motivatie en vertrouwen om daadwerkelijk na de training aan de slag te gaan met innovatie. Eventueel kan de effectiviteit van deze trainingen verhoogd worden met de voordelen op persoonlijk dan wel op organisatorisch vlak.

Naast de formele trainingen kan er ook gekozen worden voor een alternatieve aanpak. Deze andere aanpak kan bijvoorbeeld zijn zelfstudie door boeken, artikelen, discussiegroepen of coachen.

Alhoewel deze trainingen gebruikt kunnen worden om de medewerkers kennis, vaardigheden, gedrag op innovatie gebied te ontwikkelen, er zal maar weinig lange termijn resultaat zijn als de werkomgeving niet de juiste ondersteuning, vrijheid en ontwikkeling van ideeën toelaat.

Oog voor innovatieve medewerkers

Een van de factoren om te bouwen aan een innovatieve cultuur is het werven en selecteren van medewerkers die innovatief zijn. Stelling is dat een innovatieve medewerker goed is in het genereren van nieuwe ideeën en het realiseren van deze ideeën. De essentiële vraag is: “Hoe kan men een innovatieve medewerker herkennen”. Een innovatieve medewerkers heeft een aantal gedragskenmerken. Hieronder volgt een opsomming van deze innovatieve gedragskenmerken. Deze opsomming is geen limitatief karakter.

(1) Het openstaan voor een veelheid van veranderingen;
(2) Het aansturen en leiden van veranderingen binnen een organisatie;
(3) Het hanteren van een ongestructureerde aanpak van het werk;
(4) Het hebben van een voorkeur om zaken anders aan te pakken dan gewoonlijk.

Het hebben van een innovatieve medewerkers staat nog niet garant voor een innovaties. De werkomgeving moet ondersteunend zijn om innovatief te kunnen zijn. Een diversiteit van medewerkers met een deel innovatief is een gangbaar mix. Tevens is het aan te raden om innovatieve medewerkers aan te stellen op sleutelposities (management). Natuurlijk zal de mix voor een afdeling “onderzoek & ontwikkeling” overheersend innovatief zijn.

Bouwen aan een innovatie cultuur

Aanhakend op het vorige artikel over wat is een innovatie cultuur is een logische vraag: “Hoe bouw ik aan een innovatie cultuur?”. Het bouwen aan een innovatie cultuur kan op verschillende manieren. Een factor is steekhoudend in een innovatie cultuur; bij innovaties staat de mens altijd centraal. Alle actie om aan een innovatie cultuur te bouwen zullen mens gericht zijn en misschien is er een bescheiden rol weggelegd voor een technologische rol. Om aan een innovatie cultuur te bouwen of verder uit te werken zijn de volgende factoren van belang:

(1) Het ontwikkelen en verder uitbouwen van een lerende organisatie.
(2) Het toestaan het verder ontwikkelen dat om risico te nemen om “iets nieuws te ontwikkelen”. Ook hier is het van belang dat “fouten maken” toegestaan is.
(3) Het selecteren van nieuwe medewerkers op basis van hun innovatie(s) in het verleden.
(4) Het bewust maken, leren en trainen om de creativiteit te stimuleren.
(5) Het faciliteren om samen te brainstormen, samen tot ideeën te komen en deze samen ook uit te werken.
(6) Het installeren van een beloningsysteem ten gunste van innovaties.
(7) Innovatie, creativiteit deel uit laten als functie vereisten.
(8) Medewerkers deel maken van een beslissingstrajecten in het innovatieproces.

In de volgende artikelen worden de bovenstaande punten kort uitgewerkt.

Een innovatie cultuur nader bekeken

Binnen bedrijven wordt steeds meer de nadruk gelegd op innovatie. Innovatie wordt gezien als de sleutel tot succes voor een organisatie. Innovatie wordt niet alleen gezien als het genereren van ideeën die niet zijn en bruikbaar zijn voor de werkplek, maar ook de toepassing van deze ideeën om nieuwe producten, diensten of “manier van werken” te introduceren. Innovatie behoeft een innovatieve cultuur binnen een organisatie.
Maar hoe ziet een innovatieve cultuur eruit? Een innovatieve cultuur is een cultuur waarbinnen medewerker worden gestimuleerd en hebben vertrouwen om continue nieuwe dingen uit te proberen. Om dit te realiseren hebben medewerkers die juiste kennis, vaardigheden en mogelijkheden nodig om tot nieuwe ideeën te komen en deze daadwerkelijk ook te implementeren. Natuurlijk, innovatie zal alleen tot bloei komen als deze wordt ondersteunt door de totale werkomgeving. Dit betekent dat de medewerkers de gelegenheid moet hebben om nieuwe ideeën te onderzoeken en ermee te experimenteren. Het management zal ondersteuning moeten bieden door een actieve rol hierin te spelen en dit type gedrag aan te moedigen. Binnen een organisatie zijn processen en structuren nodig om transitie van ideeën naar implementatie zonder hindernissen te laten verlopen.