Idee Management software op de Gartner Hype Cycle

Gartner is een Amerikaans onderzoeksbureau. Gartner doet onderzoek naar de grootste trends binnen ICT. Deze trends wordt vertaald in een grafiek genaamd de Gartner Hype Cycle. Ook Idee Management software heeft hier een plaats op. De Hype Cycle van Gartner (2009) laat zien dat Idee Management afstevent naar een volwassenheid binnen 2 – 4 jaar. Een andere trend is dat Idee Management software meer en meer een overlapping heeft met “sociale” software. Sociale software zijn Twitter, Facebook, Hyves en MSN. Beide software producten, idee management software en sociale software zijn bijna in een even gevorderd stadium op de Hype Cycle.

Idee Management en tijdgeest

Binnen idee Management worden ideeën beoordeeld . Deze beoordeling bepaald of een idee geschikt is om verder uitgewerkt te worden. Een van de beoordeling criteria voor uitwerking is de tijdgeest. De tijdgeest is een complexe samenwerking van externe componenten zoals politiek, financieel, sociaal, etc. De tijdgeest komt tot ons via de media. De tijdgeest is een bepalende factor of een idee een succes kan worden of kan falen. Ideeën moeten dus in de pas lopen met de tijdgeest. Sterker nog de tijdgeest zal van te voren goed “gelezen” moeten worden om uit het idee een concurrerend voordeel te kunnen trekken. Die bedrijven die de tijdgeest goed kunnen lezen hebben hun diensten en producten al en een ver gevorderd stadium gereed om op de markt te brengen. Hierdoor kunnen zij ook goed profiteren als een product of dienst op de juiste tijd op de markt. Een voorbeeld van de tijdgeest van enkele jaren geleden is “Balans tussen werk en privé”. Een ander voorbeeld van de tijdgeest is “Mobiliteit”.

Het doorzoeken van de ideeën portfolio en dit tegen de tijdsgeest aan te houden is beslist aan te raden.

Idee management is het inrichten van ideeën

Ideeën binnen idee management worden vaak ingericht conform doelstellingen beschreven in de innovatie strategie. Zonder een innovatie strategie te kennen kunnen ideeën ook in algemene categorieën worden geplaatst. Deze traditionele categorieën zijn: efficiëntie, effectiviteit en innovatie. Efficiëntie beschrijf ik als “op de juiste manier werken”. Effectiviteit als “de juiste werkzaamheden uitvoeren” en innovatie als “totaal anders werken”. Een nieuw idee kan dus in een of meerdere van deze categorieën vallen. Een voorbeeld van een idee die in meerdere categorieën valt is kennis management. Kennismanagement valt in de categorieën innovatie en effectiviteit.

Idee volgen ook de economische trend. In economische slechte tijdens zijn bedrijven op zoek naar ideeën met de nadruk op efficiëntie. Bij een economische opleving zoeken bedrijven vaak idee op het vlak van effectiviteit en innovatie.

In idee management systemen zul je deze categorieën niet snel terug vinden. Binnen idee management worden idee campagnes opgezet waarbinnen een uitdaging wordt gesteld. Deze uitdaging laat zich vertalen door “wij zoeken ideeën om energie op te wekken met zonder emissie?”. Dit kan een van de strategische doelstellingen zijn waarvoor innovatieve ideeën nodig zijn.

Innovatie idee geschikt maken voor de organisatie

Dit artikel is een vervolg op het vorige artikel genaamd “Op zoek naar innovatie ideeën”. Na een speurtocht naar het juiste idee zal het idee in de organisatie binnengebracht moeten worden. Het binnenbrengen van een idee in de organisatie is maatwerk. Het zwaartepunt van het introduceren van een idee in de organisatie is communicatie.

Een aantal kanttekeningen zijn hierop van toepassing:

(1) Breng je idee naar voren in lijn met wat de mensen bezig houdt. Het idee zal moeten aanhaken op de kern van de organisatie en moet passen binnen de (innovatie ) strategie.
(2) Leg het zwaartepunt niet op de onderliggende technologie, maar op d mensen, processen en de inhoud hiervan. Positioneer technologie als een factor die het mogelijk maakt het idee uit te voeren.
(3) Gebruik geen jargon. Dit is inderdaad verleidelijk om jargon te gebruiken, maar daar bereik je alleen maar de groep mensen mee die dit kennen. De doorsnee medewerkers haken af wanneer er technisch jargon worden gebruikt in het beschrijven van het idee.
(4) Verpak het idee in eenvoudige bewoordingen. Simplificeer het idee in bewoordingen. Dit sluit aan om bovenstaand punt 3. Eenvoudige bewoordingen van een idee blijft vaak langer “hangen” in het geheugen dan een complex verhaal. Er is helaas ook een keerzijde. Bij een idee die radicaal te bestempelen is, is eenvoudige bewoordingen niet voldoende. Maak een duidelijk keuze in de bewoordingen die je gaat gebruiken om het idee te introduceren in de organisatie.
(5) In welke fase je ook bent met het idee binnen de organisatie, hou altijd oog op het uiteindelijke doel van het idee. Wat is het resultaat van het idee? Wat moet er bereikt worden met dit idee? Ook al ben je in het prille begin van het idee, hou het einddoel in de gaten.
(6) Indien het idee een “aardverschuiving” voor de organisatie betekent is het verstandig om het idee op te splitsen in kleinere gedeeltes. Zeker voor degene die graag risico’s beheersbaar willen houden zal dit een aantrekkelijke aanpak zijn. Let wel op hoe je de impact op de organisatie verteld. Zeker als er functies in de organisatie veranderd gaan worden door het idee kan je weerstand verwachten.

Gebruik je communicatie plan voor je idee om steun te zoeken bij het management. Of liever steun te zoeken bij de directeur. Hoe meer impact het idee heeft in de organisatie, hoe meer je de steun nodig hebt van het (top) management voor de benodigde (financiële) middelen.

Op zoek naar innovatie ideeën

Innovatie ideeën komen niet aanwaaien. Een eerste stap is om op zoek te gaan innovatie ideeën. Bronnen voor innovatie ideeën zijn er voldoende. Men kan zoeken binnen de organisatie, buiten de organisatie, buiten de landsgrenzen of buiten het marktsegment. Het zoek domein voor innovatie ideeën is groot. Het aanbod van innovatie is ook groot. Uit dit grote aanbod zal een organisatie een juiste idee moeten filteren of een combinatie maken van bestaande ideeën tot een nieuw idee. Een van de (externe) voorbeeld bronnen van informatie zijn Harvard Business Review en The Economist. Het lezen van deze artikelen is een goede start voor het opdoen van innovatieve ideeën. Natuurlijk kan het Internet ook een bron zijn van informatie. Ander externe bronnen van informatie zijn natuurlijk scholen die onderzoek en ontwikkeling doen. Een mogelijk hier is om subsidie te krijgen van de overheid om een onderzoek te starten naar een innovatie idee.

Een idee kan niet zondermeer 1-op-1 worde overgenomen. Een idee moet passen bij een de innovatie strategie van een organisatie. Kennis van het organisatie is essentieel om te kunnen bepalen of een idee zou kunnen passen. Het doel van een idee is om de prestatie van de organisatie te verbeteren. Een voorbeeld: Om een nieuwe innovatie programma te introduceren in een zeer conservatieve organisatie zal een kleine kans hebben.

Een idee moet solide zijn. Een idee zou kredietwaardig moeten zijn. Om bijvoorbeeld een idee te laten landen in een organisatie kan een artikel goed werken. Een artikel die door een buitenstaander is geschreven. Een buitenstaander die een expert is op dit onderwerp. Een sterker middel is om de schrijver van het artikel uit te nodigen en te vragen om het artikel toe te lichten met de mogelijkheid om vragen te stellen.

Voor dat een idee geschikt is voor een organisatie zal het idee passend moeten worden gemaakt. Het idee zal zo verpakt moeten dat het door de organisatie begrepen wordt. Hierover in het volgende artikel meer.

Innovatie is het werkproces van idee management

Innovatie bestaat uit drie basis componenten: generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding. Deze basis componenten stimuleren elkaar. Om innovatie met succes te kunnen uitvoeren moeten alle drie basis componenten goed gepresteerd worden. Naast deze drie basis componenten spelen mensen en processen een centrale rol. Hierbij gaan we van uit dat het geheel van innovatie, mensen en processen goed geïntegreerd is binnen de innovatiestrategie van het bedrijf.

Op het eerste oog ziet dit er eenvoudig uit. Alleen de praktijk is weerbarstiger. Hoe dan ook het eenvoudiger innovatie uit te leggen door deze drie blokken (generen van ideeën, selecteren en implementeren van ideeën, en idee verspreiding).

Door innovatie te zien als het werkproces van idee management geeft je meer bereik aan innovatie. Innovatie wordt vaak geassocieerd met het uitvinden van een nieuwe product. Idee management niet. Idee management heeft een veel groter bereik. In het bereik van idee management zijn niet alleen nieuwe producten maar ook nieuwe business modellen en nieuwe processen. Door innovatie te zien als het werkproces van idee management wordt deze beperking, alleen nieuwe producten, te niet gedaan.

Idee management automatiseren of niet

Idee management automatiseren of handmatig afhandelen is een veel gestelde vraag. Naar mij mening kunnen beide of een combinatie het juiste antwoord zijn.

Een idee is vaak een ruwe schets. Een ruwe schets dat uitgewerkt moet worden. Een ruwe schets die een artiest nodig heeft om tot een meesterwerk te komen. Een ruwe schets die de juiste voedingsbodem met de juiste hoeveelheid aandacht op de juiste tijd tot een waardevol object wordt gemaakt door een artiest. Elk idee verschilt ten opzichte van de ander.

Deze verschillen laten zich vertalen in:

(1) Verschillende voordelen (baten)
(2) Verschillende doelen
(3) Het is meer of minder complex
(4) Het kan snel of minder snel worden gerealiseerd
(5) Er zijn meer of minder medewerkers nodig om dit uit te werken en te beoordelen
(6) Er zijn verschillende vaardigheden nodig om het uit te werken
(7) Verschil in investeringen en bijbehorende risico’s
(8) Verschil in marketing aanpak

Aan deze lijst kan een meerdere onderverdeling gemaakt worden totdat het aantal verschillende verveelvoudig is. Terug komend op de eerst gestelde vraag; “automatiseren of niet?”, in het eerste fase van idee management is vaak chaotisch. Deze chaotische fase is nodig om tot creativiteit te komen. Deze fase is rondom de mens georiënteerd en niet passend in een proces. Op het idee dat het idee enigszins uitgewerkt is kan het geschikt gemaakt worden voor een werkproces. Niet eerder. Zeker in de creativiteitsfase is er ruimte en vrijheid nodig om te komen tot een idee. Deze flexibiliteit is nodig en kan niet gevonden worden in een werkproces. Zodra het idee geschikt is en de contouren bekend kan het in een werkproces opgenomen worden en met de uitwerking worden begonnen. In het werkproces kan het de juiste voedingsbodem krijgen om tot volledige wasdom te komen.