Kennismanagement; Mogelijke faal factor kennismanagement systemen

Binnen kennismanagement zijn er ruwweg twee stromingen te herkennen. De eerste stroming is de sociale benadering van kennismanagement, hierbij staat samenwerken en samen leren centraal. Deze tweede stroming is organisatorische, procesmatige en technologische benadering, hierbij staat het expliciet maken van kennis, distribueren en opslaan ervan in databases (kennisbanken) centraal.

In dit artikel wordt de nadruk gelegd op tweede stroom, namelijk kennismanagement systemen met een kennisbank(repository) als basis. Bekende implementaties van kennisbanken zijn ‘lessons-learned’ en ‘best practises’. Helaas leiden deze meest bekende implementaties niet altijd direct tot succes. Een van de drempels tot het gebruik van een kennisbank is dat het kennisbank apart staat. Met apart bedoel ik dat een medewerker werkt binnen een proces en dit proces niet geïntegreerd met het kennisbank.

Het gebruik van een kennisbank houdt ook een aantal implicaties in voor de gebruiker. Deze implicaties zijn: de gebruiker moet weten of er een kennisbank is (of bestaat); moet tijd hebben op de kennisbank te openen en te tijd hebben om te doorzoeken; moet vaardigheden hebben om de kennisbank te gebruiken; moet weten hoe toegang wordt verleend; moet in de veronderstelling zijn dat de kennisbank bruikbare informatie heeft; moet in de veronderstelling zijn dat hergebruik van de aanwezig kennis voordelen op gaat leveren.
Een drempel is dat de gebruiker van een kennis systeem even zijn normale werk (proces) moet stoppen om tijd te nemen voor het doorzoeken van een kennismanagement systeem.

Kennisbehoud; Bijdrage door technologie

Kennisverlies is van aller tijden. Kennisbehoud ook. Kennisverlies is een actueel onderwerp geworden binnen kennismanagement. Een van de reden is dat de generatie “baby boomers” de pensioen gerechtigde leeftijd bereiken. Een tweede reden is de economische crisis. Kennisverlies betekent een verminderde bedrijfcapaciteit op gebied van uitvoeren en beslissen in een bepaalde bedrijfscontext. Kennisbehoud is de tegenpool van kennisverlies.

Een van de mogelijke instrumenten om op kennisbehoud in te zetten is IT. IT is een “enabler”, nooit de oplossing zelf voor kennisbehoud. Kennisbehoud vraagt überhaupt een totaal aanpak. Toch kan IT een belangrijke rol spelen bij behoud van kennis. Technologie kan bijdragen in behoud van kennis op de volgende vier gebieden;

• Verbinden van mensen. Bijvoorbeeld een minder ervaren medewerker kan de expert direct vinden.
• Leren in een hoger tempo. Door middel van intensieve samenwerking en directe ondersteuning bij vraagstukken en problemen.
• Verzamelen, structureren en vindbaar maken van belangrijke documenten.
  Inventariseren van bestaande kennis binnen een organisatie op basis van bestaande documentatie.

Afhankelijk van de behoefte van een organisatie haar kennisbehoud ondersteuning kan er een keuze gemaakt worden voor één of meerdere gebieden. Welke toepassing gekozen wordt bepaald door de situatie

Kennismanagement; Op zoek naar expertise

Binnen een bedrijf is het prettig om snel de juiste persoon te vinden met de juiste kennis/expertise. Iedereen binnen een bedrijf zal dit beamen. In een klein bedrijf zal het zoeken naar de juiste kennis niet zo groot zijn. In grotere bedrijven wel. In grotere bedrijven is er een behoefte om een koppeling te maken tussen "zij die kennis vragen" en "zij die de kennis hebben". In het verleden vertrouwde we op ons eigen netwerk en de toeval om via via expertise te vinden. Heden is een meer systematisch aanpak gewenst die voortbouwt op onze persoonlijke netwerknetwerk. Bedrijven hebben een toepassing nodig om expertise direct overzichtelijk te hebben.
Het nut om expertise/kennis direct inzichtelijk te hebben biedt kenniszoekers de mogelijkheid om de juiste mensen te benaderen die deze kennis hebben. Het benadrukt de essentie om mensen met elkaar in contact te brengen. Het benadrukt ook dat de kennis niet te externaliseren is in een of ander opslag medium.
Het op zoek gaan binnen een bedrijf naar expertise is vaak ondersteunt door een software toepassing. Deze software toepassing is in essentie een lijst met mensen met hun expertise gebieden en hun ambities. Om het zoeken tot een succes te maken is het van belang om de inhoud actueel te houden en het gebruik ervan te stimuleren.

Kennismanagement; Kennis is beperkt houdbaar

Bedrijven zijn onderworpen aan een continue stroom aan veranderingen. Deze veranderingen kunnen van buiten als wel van binnen zijn opgestart. Veranderingen leiden vaak tot de noodzaak tot nieuwe behoeftes aan kennis. Binnen organisaties die kennis intensief zijn en zeker binnen de technologische sector is kennis snel verouderd. Voor de kenniswerkers is het een “verplichting” om continue nieuwe kennis aan te leren om actuele vraagstukken adequaat te kunnen beantwoorden. Voor de kenniswerker betekent nieuwe kennis aanleren en bestaande kennis af te leren. Deze cyclus van nieuwe kennis aanleren en “verouderde” kennis afleren wordt steeds korter. Binnen de ICT sector is nieuwe kennis al snel achterhaald door de stroom van nieuwe producten, diensten en methodieken. Kennis is dynamisch en heeft een beperkte houdbaarheid